Checklist pour organiser une séance de bloc
Une séance de bloc demande plus qu’une réservation de salle. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et les décharges, puis transmettre les horaires, l’itinéraire et les consignes. Le jour venu, prévoyez la répartition des équipes, les fiches de score, les collations et un contrôle complet du matériel sportif. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la première invitation au rangement final.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver une salle d'escalade de bloc
Réserver le matériel de location
Confirmer les horaires d’ouverture
Organiser le transport vers le hall
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Recueillir les décharges
Vérifier les paiements
Répartir les équipes
Préparer les cartes de score
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel loué
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Emballer séparément les produits diététiques
Recharger les appareils
Emballer le matériel
2 personnes
Vérifier le lieu et l’itinéraire
Événement
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Mettre en place la table des snacks
2 personnes
Installer les points d'eau
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer le matériel de location
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Échauffement commun
Expliquer les règles du bloc
Encadrer la première session de bloc
3 personnes
Suivre les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les snacks de pause
2 personnes
Encadrer la deuxième session de bloc
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer l’escalade libre
2 personnes
Annoncer le vainqueur
Rassembler les effets personnels
2 personnes
Récupérer le matériel loué
2 personnes
Suivi
Débarrasser les tables et les chaises
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le matériel et les fournitures
2 personnes
Gérer les paiements en attente
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de sport
- Sacs de craieqté 12
- Craie d’escalade liquideqté 2
- Brossesqté 6
- Ruban de sportqté 4
- Fiches de scoreqté 20
- Presse-papiersqté 3
- Chronomètresqté 3
- Cônesqté 12
- Élastiquesqté 12
- Tapis de yogaqté 6
- Serviettes de sportqté 12
- Packs de froidqté 4
- Trousse de premiers secours
Mobilier
- Tables pliantesqté 3
- Chaises pliantesqté 14
- Nappesqté 3
- Glacièresqté 3
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 24
- Assiettes réutilisablesqté 20
- Bols réutilisablesqté 8
- Couvertsqté 20
- Saladiers de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Ouvre-boîtesqté 2
- Bacs alimentairesqté 12
- Plateaux de serviceqté 6
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Batteries externesqté 2
- Trépied pour téléphone
- Rallongesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par établir la liste des participants avant d’envoyer les invitations. Prévoyez une date limite d’inscription afin d’avoir le temps de traiter les réponses, les paiements et les besoins alimentaires.
- Réservez la salle et le matériel de location dès que le nombre de participants devient fiable. Confirmez aussi les horaires d’ouverture : une arrivée 15 à 20 minutes avant le début laisse le temps de récupérer le matériel et de recueillir les décharges.
- Envoyez les informations pratiques plusieurs jours avant la séance : adresse, itinéraire, transport, horaires, tenue et règles de sécurité. Demandez aux participants de signaler à l’avance toute contrainte alimentaire ou sportive.
- Préparez les équipes et les fiches de score avant le départ, plutôt que sur place. Rechargez les téléphones, les chronomètres et les batteries externes, puis emballez séparément les produits diététiques pour éviter les oublis.
- Gardez les boissons au frais et installez la table des snacks avant l’arrivée du groupe. Placez aussi un point d’eau, une trousse de premiers secours et des packs de froid à un endroit clairement accessible.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance réserver une salle de bloc ?
- Réservez la salle dès que la date et le créneau sont fixés, idéalement 2 à 4 semaines à l’avance. Pour un groupe important ou une période très demandée, vérifiez les disponibilités encore plus tôt.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez les horaires, l’adresse, l’itinéraire et les consignes au moins 5 à 7 jours avant la séance. Faites un rappel 24 heures avant avec les éventuelles modifications et les éléments à apporter.
- Que prévoir à manger pour une séance de bloc ?
- Prévoyez des collations faciles à manger et des boissons en quantité adaptée au groupe, puis séparez les produits destinés aux régimes particuliers. Recueillez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, au plus tard une semaine avant.
- Quand préparer les équipes et les fiches de score ?
- Répartissez les équipes et remplissez les fiches de score la veille ou le matin même, avant l’arrivée des participants. Gardez quelques fiches vierges et des stylos de secours pour les changements de dernière minute.
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