Bosconcert organiseren: checklist en planning

Een bosconcert vraagt meer voorbereiding dan een gewoon optreden: je regelt niet alleen artiesten en muziek, maar ook terrein, stroom, bereikbaarheid en veiligheid. Begin vroeg met de boslocatie, vergunning en technische voorzieningen. Daarna werk je toe naar het programma, de bezoekersinformatie en de praktische uitvoering op de dag zelf. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je niet te laat wilt regelen en welke spullen op een buitenlocatie snel worden vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en terrein inspecteren
2 personen
Boslocatie reserveren
Evenementvergunning aanvragen
Artiestencontracten bevestigen
Geluidsapparatuur reserveren
Podiumdelen reserveren
Toiletvoorzieningen reserveren
Verzekering controleren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Ontruimingsroutes bepalen
2 personen
Noodcontacten vastleggen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerplaatsen afspreken
Fietsroute communiceren
Artiesteninformatie versturen
Weersverwachting controleren
Programma en route printen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Cateringkratten klaarzetten
2 personen
Technische apparatuur testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Podium opbouwen
5 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Geluidsset aansluiten
3 personen
Lichtset installeren
3 personen
Stroomkabels beveiligen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Drankenbar inrichten
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Backstage inrichten
2 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen

Event

Entree bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Artiesten begeleiden
Podiumwissels begeleiden
2 personen
Licht tijdens concert bedienen
Geluidsmix tijdens concert bedienen
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering afsluiten
3 personen
Terrein schoon opleveren
6 personen
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Podium en techniek afbouwen
5 personen
Tenten en meubilair afbouwen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Terrein opnieuw inspecteren
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Partytentenaantal 3
Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Kleedkamerrekkenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Haspelsaantal 6
Stroomverdeleraantal 2
Aggregaat

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Sfeerverlichtingssnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 16
Zaklampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 12
Kabelmattenaantal 20

Decoratie

Routebordenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Podiumachterdoek
Vlaggenlijnenaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerplateausaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Barbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handgelhoudersaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en vraag de evenementenvergunning ruim vooraf aan. Controleer tijdens de terreininspectie ook ondergrond, aanrijroute, parkeerplaatsen en de plek van ontruimingsroutes.
Leg de techniek pas definitief vast nadat je de stroomvoorziening hebt gecontroleerd. Voor luidsprekers, subwoofers, mengtafel, podiumverlichting en kabels moet duidelijk zijn waar de stroom vandaan komt en hoeveel capaciteit beschikbaar is.
Plan de opbouw met extra tijd voor transport door het bos. Podiumdelen, podiumtrappen, haspels, stekkerdozen en afzethekken moeten vóór de soundcheck op hun plaats staan, niet pas wanneer bezoekers binnenkomen.
Communiceer de fietsroute, parkeerafspraken en het programma vooraf en neem op de dag zelf geprinte programma’s en routes mee. Bezoekers kunnen in een bos minder makkelijk terugvallen op straatverlichting of herkenbare huisnummers.
Controleer de weersverwachting kort voor het concert en regel een alternatief voor regen. Partytenten beschermen niet alleen catering en artiesten, maar ook kwetsbare apparatuur; leg daarnaast zaklampen, reservebatterijen, EHBO-koffers en brandblussers klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bosconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer de boslocatie en vraag de vergunning als eerste aan; bevestig daarna artiesten, geluid, podium, toiletten en verzekering.
Welke stroom heb ik nodig voor een bosconcert?: Dat hangt af van geluid, verlichting en catering, dus laat de technische leverancier het totale vermogen berekenen. Controleer uiterlijk 4 weken vooraf of de locatie voldoende stroom heeft of dat een aggregaat, stroomverdeler en haspels nodig zijn.
Hoeveel toiletten moet ik regelen voor een bosconcert?: Het benodigde aantal hangt af van het verwachte bezoekersaantal en de lokale voorschriften. Laat de toiletvoorzieningen minimaal 4 weken vooraf reserveren, zodat plaatsing, bereikbaarheid en afvoer nog kunnen worden afgestemd.
Wanneer controleer ik het weer voor een bosconcert?: Bekijk de verwachting 7 dagen vooraf voor de eerste beslissing en opnieuw 24 tot 48 uur voor het concert. Gebruik die laatste controle om tenten, bescherming van apparatuur, kledingadvies en eventuele aanpassingen in de opbouw te bepalen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.