Waldkonzert organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Ein Waldkonzert braucht mehr Vorbereitung als ein Konzert auf einem festen Gelände: Strom, Wege, Toiletten und Sicherheit müssen vor Ort geklärt werden. Diese Checkliste führt dich von der Geländebesichtigung bis zum Catering am Veranstaltungstag. Plane Genehmigungen, Verträge und Technik frühzeitig und prüfe die Wetterlage kurz vor dem Termin. So bleiben am Ende nur Aufgaben übrig, die sich tatsächlich erst vor Ort erledigen lassen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Gelände inspizieren
2 Personen
Waldlocation reservieren
Eventgenehmigung beantragen
Künstlerverträge bestätigen
Tonanlage reservieren
Bühnenelemente reservieren
Toiletteneinrichtungen reservieren
Versicherung prüfen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Evakuierungswege festlegen
2 Personen
Notfallkontakte festhalten
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Parkplätze abstimmen
Fahrradroute kommunizieren
Künstlerinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Programm und Strecke drucken
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Cateringkisten bereitstellen
2 Personen
Technische Geräte testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Gelände absperren
3 Personen
Bühne aufbauen
5 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Soundsystem anschließen
3 Personen
Lichtset installieren
3 Personen
Stromkabel sichern
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränkebar einrichten
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Backstage einrichten
2 Personen
Letzte Sicherheitsrunde gehen
3 Personen

Event

Eingang besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Künstler betreuen
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
Licht während des Konzerts bedienen
Tonmischung während des Konzerts bedienen
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Catering abschließen
3 Personen
Gelände sauber übergeben
6 Personen
Abfall getrennt entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Bühne und Technik abbauen
5 Personen
Zelte und Mobiliar abbauen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Gelände erneut inspizieren
2 Personen
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
Geräte reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 8
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 120
StehtischeAnz. 6
PartyzelteAnz. 3
BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
UmkleideracksAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
JackkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelrollenAnz. 6
StromverteilerAnz. 2
Stromaggregat

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
StimmungslichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 16
TaschenlampenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 12
KabelmattenAnz. 20

Dekoration

WegweiserAnz. 10
WegweiserAnz. 12
Bühnenhintergrund
WimpelkettenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierplattenAnz. 12
ScherenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 6
BrotmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
BarbänkeAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
HanddesinfektionsständerAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Besichtige das Gelände spätestens 8 bis 10 Wochen vorher bei Tageslicht. Prüfe dabei Zufahrt, Evakuierungswege, Stromanschlüsse, Parkplätze und die Strecke für Fahrräder und zu Fuß.
Beantrage die Eventgenehmigung nicht erst nach der Künstlerbuchung. Kläre Genehmigungen, Versicherung, Sicherheitsplan und Notfallkontakte mindestens 6 Wochen vor dem Konzert.
Plane die Tontechnik mit Reserve: Neben Lautsprechern, Subwoofer und Mischpult brauchst du passende XLR- und Jackkabel, DI-Boxen, Monitorspeaker sowie Verlängerungskabel und Kabelrollen.
Kläre die Stromversorgung spätestens 2 Wochen vor dem Aufbau. Wenn kein geeigneter Anschluss vorhanden ist, müssen Stromaggregat, Stromverteiler und die Kabelführung gemeinsam mit der Technik eingeplant werden.
Bereite Getränke und Snacks am Veranstaltungstag in getrennten Kisten vor und kühle die Getränke rechtzeitig. Drucke Programm und Strecke erst nach der letzten Wetter- und Ablaufprüfung aus.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Waldkonzert anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vor dem Termin mit der Anmeldung und der Prüfung der Eventgenehmigung. Für Sicherheitskonzept, Versicherung und mögliche Rückfragen solltest du zusätzlich 2 Wochen Puffer einplanen.
Was brauche ich für die Stromversorgung bei einem Waldkonzert?: Prüfe zuerst, ob vor Ort ausreichend Strom vorhanden ist. Falls nicht, brauchst du ein Stromaggregat, Stromverteiler, Verlängerungskabel und Kabelrollen; die endgültige Prüfung sollte spätestens 2 Wochen vor dem Aufbau erfolgen.
Wie viele Toiletten braucht ein Waldkonzert?: Die genaue Anzahl hängt von der erwarteten Besucherzahl und der Veranstaltungsdauer ab. Reserviere die Toiletteneinrichtungen spätestens 4 bis 6 Wochen vorher und kläre dabei auch Anlieferung, Standorte und Reinigung.
Wann soll ich die Wettervorhersage für ein Waldkonzert prüfen?: Prüfe die Wettervorhersage 7 Tage vorher und erneut am Veranstaltungstag. Danach entscheidest du über Partyzelte, Beleuchtung, Wege, Kabelschutz und die Kommunikation an Künstler und Gäste.

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