Organiser un concert en forêt : la checklist complète

Un concert en forêt demande plus qu’une scène et une sonorisation. Il faut d’abord confirmer que le terrain peut accueillir le public, obtenir les autorisations et prévoir l’accès des secours. Ensuite viennent l’électricité, les sanitaires, le stationnement, le parcours cyclable et l’accueil des artistes. Cette checklist regroupe les vérifications à faire jusqu’au refroidissement des boissons et à la préparation du catering.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Inspecter le lieu et le terrain
2 personnes
Réserver un emplacement en forêt
Demander un permis d’événement
Confirmer les contrats des artistes
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver des éléments de scène
Réserver les sanitaires
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Déterminer les issues d’évacuation
2 personnes
Enregistrer les contacts d’urgence
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Convenir des places de parking
Communiquer le parcours cyclable
Envoyer les informations sur les artistes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le programme de route
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les caisses de catering
2 personnes
Tester le matériel technique
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter la scène
5 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Brancher le système de sonorisation
3 personnes
Installer le kit d’éclairage
3 personnes
Sécuriser les câbles électriques
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le bar à boissons
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager les coulisses
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

Tenir l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Accompagner les artistes
Coordonner les changements de scène
2 personnes
Gérer l’éclairage pendant le concert
Gérer la mixage sonore pendant le concert
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Clôturer le catering
3 personnes
Rendre le terrain propre
6 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter la scène et le matériel technique
5 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Réinspecter le site
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Inventorier le matériel
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tables hautesqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Portants de logeqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Multiprisesqté 10
Enrouleursqté 6
Répartiteur électriqueqté 2
Groupe électrogène

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Guirlandes d’éclairage d’ambianceqté 12
Lanternes LEDqté 16
Lampes de pocheqté 8
Piles de rechangeqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 12
Passe-câblesqté 20

Décoration

Panneaux de directionqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Fond de scène
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 8
Bacs de rangementqté 12
Plateaux de barqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commence par le terrain et les autorisations : réserve l’emplacement, demande le permis d’événement et vérifie les contraintes d’accès avant de signer la sonorisation ou la scène.
Prévois un plan de sécurité écrit avec les issues d’évacuation, les contacts d’urgence, les barrières et les extincteurs. Repère aussi les zones où les câbles, les enrouleurs et les multiprises devront être protégés.
Ne laisse pas l’électricité pour la dernière semaine : confirme la puissance disponible, les besoins de la table de mixage, des haut-parleurs et de l’éclairage, puis prévois un groupe électrogène si nécessaire.
Envoie aux participants un itinéraire clair avec les places de parking et le parcours cyclable au moins 7 jours avant le concert. Ajoute les horaires, les informations sur les artistes et les consignes liées au site forestier.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Les tentes, les lanternes LED, les lampes de poche, les piles de rechange et les encas doivent être prêts avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert en forêt ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois pour réserver le terrain, demander le permis, confirmer les artistes et réserver la technique. Garde les 2 dernières semaines pour les inscriptions, le programme, la météo et les détails d’accueil.
Quelles autorisations faut-il pour un concert en forêt ?: Il faut au minimum vérifier l’autorisation d’utiliser le terrain et demander le permis d’événement auprès de l’autorité compétente. Fais cette démarche dès la réservation du lieu, car les délais peuvent dépasser 30 jours.
Quand faut-il réserver la sonorisation et la scène ?: Réserve la sonorisation, les éléments de podium et l’éclairage dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 2 à 3 mois avant. Demande aussi la puissance électrique nécessaire pour éviter une installation incompatible sur place.
Combien de temps avant faut-il envoyer les informations aux invités ?: Envoie les invitations et les informations pratiques au moins 3 semaines avant, puis un rappel 7 jours avant. Le rappel doit préciser le parking, le parcours cyclable, les horaires, la météo prévue et les éventuels besoins alimentaires.

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