Checklist para organizar un concierto en el bosque

Un concierto en el bosque necesita más preparación que un evento en un recinto equipado. Antes de confirmar artistas o vender entradas, revisa el lugar, tramita el permiso y comprueba cómo llegarán la electricidad, el sonido y los servicios sanitarios. Después tendrás que cerrar el programa, coordinar aparcamiento y bicicletas, recoger preferencias alimentarias y preparar la información para artistas y asistentes. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado para que no dependas de decisiones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Inspeccionar la ubicación y el recinto
2 personas
Reservar ubicación en el bosque
Solicitar el permiso del evento
Confirmar los contratos de los artistas
Reservar equipo de sonido
Reservar secciones del escenario
Reservar instalaciones de aseo
Comprobar el seguro
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Definir las rutas de evacuación
2 personas
Registrar contactos de emergencia
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Acordar las plazas de aparcamiento
Comunicar la ruta en bicicleta
Enviar la información de los artistas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir programa y ruta
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar cajas de catering
2 personas
Probar el equipo técnico
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar el escenario
5 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Instalar el set de luces
3 personas
Asegurar los cables eléctricos
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar la barra de bebidas
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar backstage
2 personas
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

Atender la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Acompañar a los artistas
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
Controlar la iluminación durante el concierto
Controlar la mezcla de sonido durante el concierto
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Cerrar catering
3 personas
Dejar el recinto limpio
6 personas
Retirar los residuos por separado
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el escenario y la técnica
5 personas
Desmontar las carpas y el mobiliario
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Inspeccionar de nuevo el recinto
2 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Limpiar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 8
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 120
Mesas altascant. 6
Carpas de fiestacant. 3
Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Percheros para camerinoscant. 4

Equipo

Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Regletascant. 10
Carretescant. 6
Distribuidor de corrientecant. 2
Grupo electrógeno

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 8
Guirnaldas de luces ambientalescant. 12
Faroles LEDcant. 16
Linternascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 12
Alfombrillas para cablescant. 20

Decoración

Señales de rutacant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Telón de fondo del escenario
Guirnaldascant. 12
Pizarrascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas para servircant. 12
Tijerascant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de pancant. 4
Pinzascant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Bandejas para barbacoacant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el recinto y los permisos: inspecciona el terreno, confirma la reserva y solicita la autorización del evento antes de contratar proveedores o anunciar la fecha.
Haz una prueba técnica completa con antelación. Comprueba el suministro eléctrico, el grupo electrógeno si hace falta, los carretes, las regletas y la distribución de corriente para evitar sobrecargar una sola conexión.
Prepara un plano de seguridad, no solo una lista de teléfonos. Marca las rutas de evacuación, las vallas, los conos, los extintores y los botiquines, y comparte los contactos de emergencia con el equipo.
Cierra la logística de llegada al menos una semana antes: asigna las plazas de aparcamiento, comunica la ruta en bicicleta e imprime el programa y las indicaciones para quienes tengan poca cobertura en el bosque.
Calcula la comida y la bebida según las inscripciones y las preferencias dietéticas. Enfría las bebidas el día anterior y prepara las cajas de catering para que estén listas antes de la apertura de puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en el bosque?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite inspeccionar el lugar, tramitar el permiso, contratar artistas y sonido, preparar la seguridad y ajustar el programa.
¿Qué permisos hacen falta para un concierto en el bosque?: Depende del terreno y de la normativa local, pero debes confirmar la autorización del evento antes de publicarlo. Consulta también los requisitos de electricidad, ruido, seguros, instalaciones sanitarias y acceso de emergencias con al menos 6 semanas de antelación.
¿Cómo preparo la electricidad para un concierto en el bosque?: Haz una comprobación de carga antes del montaje y separa sonido, iluminación y servicios auxiliares en circuitos adecuados. Si la red no es suficiente, prevé un grupo electrógeno y prueba todo el sistema como mínimo 1 día antes.
¿Cuándo debo enviar la información a artistas y asistentes?: Envía a los artistas sus horarios, accesos y necesidades técnicas entre 7 y 14 días antes. A los asistentes, manda la ruta, el programa, las opciones de aparcamiento y la información sobre bicicletas al menos 5 días antes.

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