Zo organiseer je een borstkankerwandeling

Begin met de route, niet met de aankleding. Bepaal de afstand, leg start en finish vast en controleer of de route toegankelijk is voor verschillende deelnemers. Werk daarna meldingen, veiligheid, vrijwilligers en inschrijvingen uit. Pas wanneer aantallen bekend zijn, regel je catering, drukwerk, donatieboxen en routebenodigdheden. Zo voorkom je dat verkeerspunten, dieetwensen of een alternatieve lus pas in de laatste week aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstanden bepalen
2 personen
2
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
3
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
4
Route met alternatieve lus uitwerken
2 personen
5
Benodigde meldingen indienen
6
Verkeerspunten en oversteekplaatsen bepalen
2 personen
7
Veiligheidsinstructies voor vrijwilligers maken
2 personen
8
Aanmeldformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Routekaart en informatieblad maken
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligerstaken indelen
2 personen
15
Routeposten toewijzen
2 personen
16
EHBO-contacten vastleggen
17
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
18
Reserveringen bevestigen
19
Drukwerk laten maken
20
Borstkankerinfomateriaal verzamelen
2 personen
21
Donatieboxen klaarmaken
2 personen
22
Polsbandjes en startnummers sorteren
2 personen
23
Routepijlen voorbereiden
2 personen
24
Weersverwachting controleren
25
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
26
Laatste deelnemerslijst printen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
30
Route vooraf nalopen
3 personen
31
Sleutels en materialen verzamelen
2 personen

Event

32
Locatie openen
2 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Partytenten opbouwen
4 personen
35
Registratietafel inrichten
2 personen
36
Routekaarten klaarleggen
2 personen
37
Routepijlen en linten plaatsen
4 personen
38
Rustpunten inrichten
4 personen
39
Infostand inrichten
2 personen
40
Donatiepunten inrichten
2 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
42
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
2 personen
45
Registratie openen
4 personen
46
Startnummers uitdelen
3 personen
47
Deelnemers ontvangen
4 personen
48
Welkomstwoord verzorgen
2 personen
49
Wandelinstructies geven
2 personen
50
Wandelaars in groepen laten starten
4 personen
51
Routeposten bemannen
8 personen
52
Oversteekplaatsen begeleiden
4 personen
53
Rustpunten bevoorraden
3 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Aankomende wandelaars registreren
3 personen
56
Finishbandjes uitdelen
2 personen
57
Hapjes en fruit serveren
3 personen
58
Infostand bemannen
2 personen
59
Donaties registreren
2 personen
60
Koffie en thee serveren
2 personen
61
Finishroute controleren
2 personen
62
Laatste wandelaars begeleiden
2 personen
63
Bedankmoment verzorgen
2 personen
64
Overgebleven catering afdekken
2 personen
65
Routepijlen en linten verwijderen
4 personen
66
Donatieboxen veilig afsluiten
2 personen

Nazorg

67
Servies verzamelen
3 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Partytenten afbreken
4 personen
72
Materialen controleren
2 personen
73
Materialen terugbrengen
2 personen
74
Koelboxen en servies reinigen
2 personen
75
Restanten sorteren en bewaren
2 personen
76
Niet-herbruikbaar materiaal afvoeren
2 personen
77
Donatieopbrengst overdragen
2 personen
78
Gevonden voorwerpen afhandelen
79
Bedankbericht versturen
2 personen
80
Drukwerk en routekaarten vernietigen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 30
Registratietafelaantal 2
Afvalbakaantal 6

Servies

Herbruikbare bekeraantal 150
Herbruikbaar bordaantal 130
Herbruikbare vorkaantal 130
Herbruikbaar mesaantal 130
Koffiekopaantal 100
Theeglasaantal 100
Serveerbladaantal 10

Decoratie

Roze vlaggenlijnaantal 6
Roze ballonnenaantal 100
Roze lintaantal 10
Tafelloperaantal 8
Welkomstbordaantal 2
Infostandaardaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Mobiele telefoonaantal 6
Powerbankaantal 6
Verlengkabelaantal 3
Stekkerdoosaantal 3
Draagbare luidspreker
Microfoon
Megafoonaantal 2

Sportmateriaal

Routepijlaantal 35
Afzetlintaantal 8
Verkeerskegelaantal 20
Koelboxaantal 6
Waterkanaantal 6
EHBO-kofferaantal 2
Veiligheidshesjeaantal 20
Startnummerhouderaantal 4

Verlichting

Ledlampaantal 8
Zaklampaantal 8
Reflecterende armbandaantal 120

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 3
Vloertrekkeraantal 2
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Koffiezetapparaataantal 2
Thermoskanaantal 8
Waterkokeraantal 2
Drankenkrataantal 8
Schenkkanaantal 8
Koelelementaantal 24
Donatieboxaantal 3
Kassabox
Boodschappen

Kantoor

Routekaartenaantal 150
Deelnemerslijstaantal 4
Startnummeraantal 150
Polsbandjeaantal 150
Balpenaantal 20
Markeraantal 12
Plakbandaantal 8
Tie-wrapaantal 200
Klembordaantal 12
Infobrochureaantal 150
Vrijwilligersinstructieaantal 30

Tips

Loop de route minimaal één keer volledig na en noteer alle oversteekplaatsen, smalle stukken en plekken waar een alternatieve lus nodig is. Plan routeposten op basis van die knelpunten, niet alleen op gelijke afstanden.
Dien benodigde meldingen tijdig in en bevestig afspraken met EHBO-contacten en verkeersbegeleiders uiterlijk enkele weken voor de wandeling. Zonder die bevestigingen blijft de veiligheidsindeling kwetsbaar.
Verwerk aanmeldingen centraal en verzamel dieetwensen meteen mee. Gebruik het aantal definitieve deelnemers om catering, polsbandjes, startnummers en informatiebladen te berekenen.
Geef vrijwilligers per routepost een korte instructie met locatie, taak, communicatiemiddel en handelwijze bij slecht weer of een deelnemer die hulp nodig heeft. Deel de indeling uiterlijk een week vooraf.
Stuur deelnemersinformatie enkele dagen voor de start: verzamelplek, starttijd, afstand, route-informatie, bereikbaarheid en wat er gebeurt bij wijzigingen. Controleer de weersverwachting opnieuw op de dag ervoor en leg routepijlen, afzetlint en verkeerskegels vooraf klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een borstkankerwandeling organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd voor routecontrole, meldingen, vrijwilligers, EHBO, inschrijvingen en drukwerk. Bevestig de laatste aantallen en reserveringen in de week voor het evenement.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een borstkankerwandeling?: Tel naast een klein organisatieteam minimaal één vrijwilliger per routepost en extra mensen voor registratie, finish en catering. Maak de definitieve indeling zodra de route en het aantal oversteekplaatsen vaststaan, bij voorkeur uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een borstkankerwandeling?: Stuur de praktische informatie 3 tot 5 dagen voor de wandeling. Vermeld start- en finishlocatie, afstand, route, bereikbaarheid, starttijd en een contactnummer. Stuur een korte weer- of route-update opnieuw als er de laatste 24 uur iets verandert.
Hoe bereid je een borstkankerwandeling voor bij slecht weer?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 24 uur vooraf. Leg een alternatief voor pauze of ontvangst klaar, controleer de toegankelijkheid van de route bij regen en bepaal vooraf wie deelnemers informeert als de route of startlocatie wijzigt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.