Cómo organizar una caminata contra el cáncer de mama

Organizar una caminata contra el cáncer de mama empieza mucho antes de marcar la ruta. Primero define las distancias, la salida y la llegada; después resuelve permisos, cruces, accesibilidad y primeros auxilios. Con la inscripción abierta, necesitarás coordinar voluntarios, dorsales, pulseras, donaciones y la información para participantes. Este orden evita llegar a la última semana sin material impreso, sin puestos cubiertos o sin una alternativa si cambia el tiempo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la ruta y las distancias
2 personas
2
Fijar la ubicación de salida y llegada
2 personas
3
Comprobar la accesibilidad de la ruta
2 personas
4
Desarrollar la ruta con un bucle alternativo
2 personas
5
Presentar las notificaciones necesarias
6
Determinar los puntos de tráfico y los cruces
2 personas
7
Crear instrucciones de seguridad para voluntarios
2 personas
8
Publicar el formulario de inscripción
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Crear el mapa de ruta y la hoja informativa
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Reclutar voluntarios
2 personas
14
Asignar las tareas de voluntariado
2 personas
15
Asignar puestos de ruta
2 personas
16
Registrar contactos de primeros auxilios
17
Calcular las cantidades de catering
2 personas
18
Confirmar las reservas
19
Encargar material impreso
20
Recopilar material informativo sobre el cáncer de mama
2 personas
21
Preparar las cajas de donaciones
2 personas
22
Clasificar las pulseras y los dorsales
2 personas
23
Preparar las flechas de ruta
2 personas
24
Comprobar el pronóstico del tiempo
25
Enviar información a los participantes
2 personas
26
Imprimir la lista final de participantes
27
Hacer la compra
3 personas
28
Llenar las neveras portátiles
2 personas
29
Preparar catering no perecedero
2 personas
30
Revisar la ruta con antelación
3 personas
31
Recoger llaves y materiales
2 personas

Evento

32
Abrir la ubicación
2 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Montar las carpas
4 personas
35
Montar la mesa de registro
2 personas
36
Preparar los mapas de ruta
2 personas
37
Colocar flechas de ruta y cintas
4 personas
38
Montar zonas de descanso
4 personas
39
Montar el puesto de información
2 personas
40
Montar puntos de donación
2 personas
41
Preparar café y té
3 personas
42
Preparar aperitivos y fruta
3 personas
43
Enfriar las bebidas
2 personas
44
Instruir a los voluntarios
2 personas
45
Abrir el registro
4 personas
46
Repartir dorsales
3 personas
47
Recepción de participantes
4 personas
48
Dar la bienvenida
2 personas
49
Dar instrucciones para la caminata
2 personas
50
Hacer que los caminantes salgan en grupos
4 personas
51
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
52
Guiar los cruces
4 personas
53
Abastecer los puntos de descanso
3 personas
54
Rellenar las bebidas
3 personas
55
Registrar a los próximos senderistas
3 personas
56
Repartir las pulseras del evento
2 personas
57
Servir aperitivos y fruta
3 personas
58
Atender el puesto de información
2 personas
59
Registrar donaciones
2 personas
60
Servir café y té
2 personas
61
Comprobar la ruta de meta
2 personas
62
Guiar a los últimos caminantes
2 personas
63
Organizar el momento de agradecimiento
2 personas
64
Cubrir el catering sobrante
2 personas
65
Retirar las flechas de ruta y las cintas
4 personas
66
Cerrar con seguridad las cajas de donaciones
2 personas

Seguimiento

67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Recoger la basura
4 personas
69
Limpiar mesas y sillas
3 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Desmontar las carpas
4 personas
72
Comprobar los materiales
2 personas
73
Devolver los materiales
2 personas
74
Limpiar las neveras portátiles y la vajilla
2 personas
75
Clasificar y guardar sobrantes
2 personas
76
Desechar el material no reutilizable
2 personas
77
Entregar los ingresos de las donaciones
2 personas
78
Gestionar objetos perdidos
79
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
80
Destruir el material impreso y las hojas de ruta

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesa plegablecant. 8
Silla plegablecant. 30
Mesa de registrocant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Vaso reutilizablecant. 150
Plato reutilizablecant. 130
Tenedor reutilizablecant. 130
Cuchillo reutilizablecant. 130
Taza de cafécant. 100
Vaso de técant. 100
Bandeja para servircant. 10

Decoración

Guirnalda de banderines rosacant. 6
Globos rosascant. 100
Cinta rosacant. 10
Camino de mesacant. 8
Cartel de bienvenidacant. 2
Atril informativocant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Teléfono móvilcant. 6
Powerbankcant. 6
Cable alargadorcant. 3
Regletacant. 3
Altavoz portátil
Micrófono
Megáfonocant. 2

Material deportivo

Flecha de rutacant. 35
Cinta de balizamientocant. 8
Cono de tráficocant. 20
Nevera portátilcant. 6
Jarra de aguacant. 6
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Chaleco de seguridadcant. 20
Portadorsalcant. 4

Iluminación

Lámpara LEDcant. 8
Linternacant. 8
Pulsera reflectantecant. 120

Limpieza

Cubo de limpiezacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Cafeteracant. 2
Termocant. 8
Hervidor de aguacant. 2
Caja de bebidascant. 8
Jarracant. 8
Elemento refrigerantecant. 24
Caja de donacionescant. 3
Caja registradora
Compras

Oficina

Mapas de rutacant. 150
Lista de participantescant. 4
Dorsalcant. 150
Pulseracant. 150
Bolígrafocant. 20
Marcadorcant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Bridacant. 200
Portapapelescant. 12
Folleto informativocant. 150
Instrucciones para voluntarioscant. 30

Consejos

Define una ruta principal y un bucle alternativo desde el principio. Comprueba la accesibilidad, mide las distancias y anota cada cruce que requiera señalización o apoyo de un voluntario.
Presenta las notificaciones y permisos antes de publicar la fecha como definitiva. Como referencia, deja al menos 6 semanas para resolver trámites, tráfico, seguros y coordinación con primeros auxilios.
Abre las inscripciones cuando ya tengas claros el recorrido, la hora de salida y la información básica. Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes para poder calcular comida, preferencias dietéticas, dorsales y pulseras.
Asigna los puestos de ruta con nombres y horarios concretos, no solo con una lista de voluntarios. Envía las instrucciones de seguridad al menos 3 días antes y confirma quién lleva teléfono, megáfono o material de señalización.
Revisa el pronóstico 48 horas antes y vuelve a enviar la información a los participantes. Prepara las cajas de donaciones, el cartel de bienvenida, el mapa y los materiales informativos en una zona de salida cubierta y fácil de encontrar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una caminata contra el cáncer de mama?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite definir la ruta, presentar notificaciones, reclutar voluntarios, abrir inscripciones y encargar el material impreso sin prisas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una caminata?: Calcula al menos 1 voluntario por cada cruce o punto de tráfico, más 2 o 3 personas para registro, donaciones y llegada. Añade un 10% de reserva para cubrir bajas de última hora.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes de la caminata. Así puedes calcular las cantidades de catering, clasificar dorsales y pulseras, y enviar las instrucciones finales.
¿Qué se puede hacer si llueve el día de la caminata?: Decide una alternativa como mínimo 48 horas antes y comunícala a todos los participantes. Comprueba también que la salida y la llegada tengan una zona cubierta para el registro, las donaciones y la información.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.