Organiser une marche contre le cancer du sein, étape par étape

Une marche contre le cancer du sein se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un accueil bien organisé. Commencez par définir les distances, les points de départ et d’arrivée, l’accessibilité et une boucle alternative. Déposez ensuite les déclarations nécessaires avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, confirmer le ravitaillement, préparer le balisage et transmettre aux participants les informations pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Déterminer l'itinéraire et les distances
2 personnes
2
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
3
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
4
Élaborer un parcours avec boucle alternative
2 personnes
5
Déposer les déclarations nécessaires
6
Déterminer les points de circulation et les passages piétons
2 personnes
7
Rédiger les consignes de sécurité pour les bénévoles
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Créer la carte du parcours et la fiche d'information
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
15
Attribuer les postes de parcours
2 personnes
16
Consigner les contacts de premiers secours
17
Calculer les quantités de catering
2 personnes
18
Confirmer les réservations
19
Faire réaliser les imprimés
20
Rassembler les supports d’information sur le cancer du sein
2 personnes
21
Préparer les boîtes de dons
2 personnes
22
Trier les bracelets et les dossards
2 personnes
23
Préparer les flèches de direction
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
26
Imprimer la dernière liste des participants
27
Faire les courses
3 personnes
28
Remplir les glacières
2 personnes
29
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
30
Parcourir l'itinéraire à l'avance
3 personnes
31
Rassembler les clés et le matériel
2 personnes

Événement

32
Ouvrir le lieu
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Installer la table d'inscription
2 personnes
36
Préparer les cartes d’itinéraire
2 personnes
37
Installer les flèches d'itinéraire et les rubans
4 personnes
38
Aménager des points de repos
4 personnes
39
Aménager le stand d'information
2 personnes
40
Installer les points de don
2 personnes
41
Préparer le café et le thé
3 personnes
42
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
2 personnes
45
Ouvrir l’inscription
4 personnes
46
Distribuer les dossards
3 personnes
47
Accueillir les participants
4 personnes
48
Assurer le mot de bienvenue
2 personnes
49
Donner les consignes de marche
2 personnes
50
Faire partir les marcheurs par groupes
4 personnes
51
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
52
Encadrer les traversées
4 personnes
53
Réapprovisionner les points de repos
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Enregistrer les marcheurs à venir
3 personnes
56
Distribuer les bracelets d’arrivée
2 personnes
57
Servir les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
58
Tenir le stand d'information
2 personnes
59
Enregistrer les dons
2 personnes
60
Servir le café et le thé
2 personnes
61
Vérifier le parcours d'arrivée
2 personnes
62
Accompagner les derniers marcheurs
2 personnes
63
Assurer le moment de remerciement
2 personnes
64
Couvrir le reste du service traiteur
2 personnes
65
Retirer les flèches d’itinéraire et les rubans
4 personnes
66
Fermer les boîtes de dons de manière sécurisée
2 personnes

Suivi

67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
4 personnes
69
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Démonter les tentes de fête
4 personnes
72
Vérifier le matériel
2 personnes
73
Rapporter le matériel
2 personnes
74
Nettoyer les glacières et la vaisselle
2 personnes
75
Trier et conserver les restes
2 personnes
76
Évacuer le matériel à usage unique
2 personnes
77
Remettre les dons collectés
2 personnes
78
Gérer les objets trouvés
79
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
80
Détruire les imprimés et les cartes d'itinéraire

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 30
Table d'inscriptionqté 2
Poubelleqté 6

Vaisselle

Gobelet réutilisableqté 150
Assiette réutilisableqté 130
Fourchette réutilisableqté 130
Couteau réutilisableqté 130
Tasse à caféqté 100
Verre à théqté 100
Plateau de serviceqté 10

Décoration

Guirlande de fanions roseqté 6
Ballons rosesqté 100
Ruban roseqté 10
Chemin de tableqté 8
Panneau d’accueilqté 2
Présentoir d'informationqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Téléphone mobileqté 6
Batterie externeqté 6
Rallonge électriqueqté 3
Multipriseqté 3
Enceinte portable
Microphone
Mégaphoneqté 2

Matériel de sport

Flèche de parcoursqté 35
Ruban de balisageqté 8
Cône de signalisationqté 20
Glacièreqté 6
Carafe d’eauqté 6
Trousse de premiers secoursqté 2
Gilet de sécuritéqté 20
Porte-dossardqté 4

Éclairage

Lampe LEDqté 8
Lampe de pocheqté 8
Brassard réfléchissantqté 120

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 3
Raclette de solqté 2
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Machine à caféqté 2
Thermosqté 8
Bouilloireqté 2
Caisse de boissonsqté 8
Carafeqté 8
Accumulateur de froidqté 24
Boîte de donsqté 3
Caisse
Courses

Bureau

Cartes d'itinéraireqté 150
Liste des participantsqté 4
Dossardqté 150
Braceletqté 150
Styloqté 20
Marqueurqté 12
Ruban adhésifqté 8
Collier de serrageqté 200
Presse-papiersqté 12
Brochure d’informationqté 150
Consignes aux bénévolesqté 30

Conseils

Définissez le parcours avant de communiquer la date et l’ouverture des inscriptions. Indiquez la distance, les passages piétons, les points de circulation et prévoyez une boucle alternative pour les personnes qui ne peuvent pas suivre le tracé complet.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître les effectifs et les besoins alimentaires. Envoyez les invitations, puis relancez les inscrits au plus tard une semaine avant la marche avec les horaires, le point de départ et la carte du parcours.
Prévoyez les bénévoles par poste, et pas seulement en nombre total. Attribuez chaque passage, point de circulation et zone d’accueil à une personne, avec les consignes de sécurité et les contacts des premiers secours.
Ne commandez pas le catering au dernier moment : calculez les quantités à partir des inscriptions confirmées, puis vérifiez les réservations quelques jours avant. Installez les tables d’inscription, les gobelets, les assiettes et les poubelles avant l’arrivée du public.
Préparez le balisage et l’information la veille ou le matin même. Testez les flèches, le ruban de balisage, les cônes, le microphone et le mégaphone, et rechargez les téléphones ainsi que les batteries externes avant le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche contre le cancer du sein ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le parcours, déposer les déclarations, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et confirmer le ravitaillement.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une marche solidaire ?: Ouvrez-les idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et ajuster les quantités de catering.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour le parcours ?: Le nombre dépend des croisements et des points de circulation, mais attribuez au minimum un bénévole par poste identifié. Finalisez la répartition 7 à 10 jours avant la marche et transmettez les consignes à chacun.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès l’inscription, puis un rappel 5 à 7 jours avant le départ. Ajoutez l’itinéraire, les distances, les horaires, l’accessibilité, les consignes de sécurité et les coordonnées utiles.

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