Borstkankerwandeling organiseren: checklist
Een borstkankerwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt tegelijk een veilige wandelroute, een duidelijke start- en finishplek, vrijwilligers, aanmeldingen en informatie voor deelnemers. Ook de praktische details rond donaties, catering, routepijlen en EHBO moeten op tijd klaarstaan. Gebruik deze checklist om het werk over meerdere weken te verdelen en controleer in de laatste dagen vooral wat buitenlocatie, weer en bereikbaarheid kan beïnvloeden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en afstanden bepalen
2 personen
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Route met alternatieve lus uitwerken
2 personen
Benodigde meldingen indienen
Verkeerspunten en oversteekplaatsen bepalen
2 personen
Veiligheidsinstructies voor vrijwilligers maken
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Routekaart en informatieblad maken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligerstaken indelen
2 personen
Routeposten toewijzen
2 personen
EHBO-contacten vastleggen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Drukwerk laten maken
Borstkankerinfomateriaal verzamelen
2 personen
Donatieboxen klaarmaken
2 personen
Polsbandjes en startnummers sorteren
2 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Laatste deelnemerslijst printen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Route vooraf nalopen
3 personen
Sleutels en materialen verzamelen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Routekaarten klaarleggen
2 personen
Routepijlen en linten plaatsen
4 personen
Rustpunten inrichten
4 personen
Infostand inrichten
2 personen
Donatiepunten inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Registratie openen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Welkomstwoord verzorgen
2 personen
Wandelinstructies geven
2 personen
Wandelaars in groepen laten starten
4 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Oversteekplaatsen begeleiden
4 personen
Rustpunten bevoorraden
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Aankomende wandelaars registreren
3 personen
Finishbandjes uitdelen
2 personen
Hapjes en fruit serveren
3 personen
Infostand bemannen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Finishroute controleren
2 personen
Laatste wandelaars begeleiden
2 personen
Bedankmoment verzorgen
2 personen
Overgebleven catering afdekken
2 personen
Routepijlen en linten verwijderen
4 personen
Donatieboxen veilig afsluiten
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen en servies reinigen
2 personen
Restanten sorteren en bewaren
2 personen
Niet-herbruikbaar materiaal afvoeren
2 personen
Donatieopbrengst overdragen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen
2 personen
Drukwerk en routekaarten vernietigen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Klaptafelaantal 8
- Klapstoelaantal 30
- Registratietafelaantal 2
- Afvalbakaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekeraantal 150
- Herbruikbaar bordaantal 130
- Herbruikbare vorkaantal 130
- Herbruikbaar mesaantal 130
- Koffiekopaantal 100
- Theeglasaantal 100
- Serveerbladaantal 10
Decoratie
- Roze vlaggenlijnaantal 6
- Roze ballonnenaantal 100
- Roze lintaantal 10
- Tafelloperaantal 8
- Welkomstbordaantal 2
- Infostandaardaantal 2
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Printer
- Mobiele telefoonaantal 6
- Powerbankaantal 6
- Verlengkabelaantal 3
- Stekkerdoosaantal 3
- Draagbare luidspreker
- Microfoon
- Megafoonaantal 2
Sportmateriaal
- Routepijlaantal 35
- Afzetlintaantal 8
- Verkeerskegelaantal 20
- Koelboxaantal 6
- Waterkanaantal 6
- EHBO-kofferaantal 2
- Veiligheidshesjeaantal 20
- Startnummerhouderaantal 4
Verlichting
- Ledlampaantal 8
- Zaklampaantal 8
- Reflecterende armbandaantal 120
Schoonmaak
- Schoonmaakemmeraantal 3
- Vloertrekkeraantal 2
- Bezemaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
Catering
- Koffiezetapparaataantal 2
- Thermoskanaantal 8
- Waterkokeraantal 2
- Drankenkrataantal 8
- Schenkkanaantal 8
- Koelelementaantal 24
- Donatieboxaantal 3
- Kassabox
- Boodschappen
Kantoor
- Routekaartenaantal 150
- Deelnemerslijstaantal 4
- Startnummeraantal 150
- Polsbandjeaantal 150
- Balpenaantal 20
- Markeraantal 12
- Plakbandaantal 8
- Tie-wrapaantal 200
- Klembordaantal 12
- Infobrochureaantal 150
- Vrijwilligersinstructieaantal 30
Tips
- Werk eerst de route uit met afstand, alternatieve lus en toegankelijkheid. Controleer daarna verkeerspunten en oversteekplaatsen, zodat je weet hoeveel routeposten en vrijwilligers nodig zijn.
- Plan meldingen en eventuele afspraken met betrokken instanties ruim vóór de wandeldag. Leg de definitieve start- en finishlocatie uiterlijk enkele weken vooraf vast, inclusief stroom, toiletten en ruimte voor registratie.
- Sluit de aanmelding niet pas op de ochtend zelf. Verzamel dieetwensen vooraf, verwerk de deelnemerslijst en stuur de deelnemersinformatie met routekaart, starttijd en praktische aanwijzingen enkele dagen voor het evenement.
- Maak per routepost een korte veiligheidsinstructie en wijs één vrijwilliger als verantwoordelijke aan. Leg routepijlen, afzetlinten en verkeerskegels apart per deel van de route, zodat het uitzetten niet op het laatste moment begint.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie de beslissing neemt bij slecht weer. Test op locatie ook de microfoon, draagbare luidspreker, laptop, printer, powerbank en verlengkabel; juist stroom en communicatie worden vaak vergeten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een borstkankerwandeling organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de route, meldingen, vrijwilligers, aanmeldingen en materialen regelen zonder alles in de laatste week te moeten oplossen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een borstkankerwandeling?
- Tel naast de organisatie minimaal één vrijwilliger per routepost en reserveer extra mensen voor registratie, finish, catering en opbouw. Maak de definitieve indeling zodra het aantal deelnemers en de routeposten bekend zijn, meestal 1 tot 2 weken vooraf.
- Wanneer stuur ik deelnemersinformatie voor een borstkankerwandeling?
- Stuur de informatie 3 tot 5 dagen voor de wandeling. Vermeld daarin de starttijd, bereikbaarheid, route, verwachte afstand, contactnummer en wat deelnemers bij wijzigingen door het weer moeten doen.
- Hoeveel catering moet ik voorzien voor een borstkankerwandeling?
- Bereken de catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en vrijwilligers en voeg een kleine reserve toe. Controleer dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf, zodat je niet op de wandeldag nog porties of alternatieven hoeft te regelen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!