Borstkankerdag organiseren: checklist en planning

Een Borstkankerdag vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet bezoekers tijdig laten aanmelden, dieetwensen verzamelen, sprekers en presentaties afstemmen en de ontvangst rustig organiseren. Plan daarnaast de techniek, informatiefolders en donatieboxen voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Met deze checklist werk je van datum en locatie naar bevestigingen, voorbereiding en de laatste controle op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldbevestigingen versturen
Herinnering aan bezoekers sturen
Ruimte reserveren
Catering bestellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentaties verzamelen
Informatiefolders selecteren
2 personen
Donatieboxen klaarzetten
Naamkaartjes maken
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Polsbandjes en badges sorteren
Allergenenkaartjes maken
Muziek afspeellijst maken
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Informatiestand inrichten
2 personen
Donatiepunt inrichten
Versiering ophangen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Presentatieruimte klaarzetten
3 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Toiletten controleren
Teambriefing geven
4 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
Programma aankondigen
Sprekers ontvangen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
Hapjes serveren
4 personen
Dieetopties apart aanbieden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepunt aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Donaties verzamelen
2 personen
Bedankmoment begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Dranken opruimen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval sorteren
2 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Donatieopbrengst veilig afstorten
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto’s veilig archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Ontvangsttafel
Informatietafelsaantal 3
Krukkenaantal 4
Garderoberekaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelaantal 2
Powerbanksaantal 2
Presentatieklikker
Koelboxenaantal 4

Servies

Glazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 120
Theekopjesaantal 80
Bordenaantal 140
Gebaksvorkjesaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 3
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Ovenhandschoenenaantal 2

Decoratie

Roze ballonnenaantal 100
Roze lintenaantal 20
Tafeldecoratiesaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmapostersaantal 6
Routebordjesaantal 10
Pijlenstickersaantal 20
Fotowand
Roze tafelconfettiaantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Nachtlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Papierwaren

Aanmeldformulierenaantal 140
Naamkaartjesaantal 140
Pennenaantal 30
Informatiefoldersaantal 250
Donatie-enveloppenaantal 150
Allergenenkaartjesaantal 20
Polsbandjesaantal 140

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en programma uiterlijk 6 weken vooraf vast. Reserveer daarbij niet alleen de hoofdruimte, maar ook ruimte voor ontvangst, informatietafels, garderobe en catering.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen klaar zijn en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag meteen naar dieetwensen, zodat allergenenkaartjes en de catering niet in de laatste week hoeven te worden aangepast.
Stuur een aanmeldbevestiging direct na registratie en een herinnering 3 tot 5 dagen voor de Borstkankerdag. Vermeld daarin starttijd, bereikbaarheid, eventuele parkeerinformatie en wanneer bezoekers zich kunnen aanmelden bij de ontvangsttafel.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon, luidsprekers en presentatieklikker minimaal 1 week vooraf in dezelfde ruimte. Leg HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen klaar en neem powerbanks mee voor apparaten die tijdens de dag leeg kunnen raken.
Maak de ontvangst op de dag zelf compleet met naamkaartjes, een geprinte aanwezigheidslijst, polsbandjes of badges en informatiefolders. Zet donatieboxen zichtbaar maar niet hinderlijk neer en koelproducten, dranken en hapjes op tijd voordat de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Borstkankerdag organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 6 weken vooraf vast. Dan houd je genoeg tijd over voor uitnodigingen, aanmeldingen, sprekers, catering en techniek.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een Borstkankerdag?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 5 tot 6 weken voor de dag. Open tegelijk het aanmeldformulier, zodat je gedurende meerdere weken aanmeldingen en dieetwensen kunt verzamelen.
Hoe lang van tevoren moet ik de catering voor een Borstkankerdag regelen?: Bestel de catering uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf en geef de actuele aantallen en dieetwensen uiterlijk 5 tot 7 dagen voor het evenement door. Controleer op de dag zelf of allergenen duidelijk bij de hapjes en dranken staan.
Wanneer test ik de techniek voor een Borstkankerdag?: Test alle apparatuur minimaal 1 week vooraf in de evenementruimte en herhaal een korte controle op de ochtend zelf. Controleer vooral de microfoon, beamer, HDMI-aansluiting, stroompunten en het volume van de luidsprekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.