Organiser une Journée du cancer du sein : la checklist

Une Journée du cancer du sein demande une coordination précise entre l’accueil, les interventions, l’information et les dons. Commencez par confirmer la date, le lieu et les horaires, puis ouvrez rapidement les inscriptions pour connaître le nombre de participants. Les besoins alimentaires, les badges et les supports d’information sont souvent traités trop tard. Prévoyez aussi un test technique complet et une installation de la salle suffisamment tôt le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations d'inscription
Envoyer un rappel aux visiteurs
Réserver la salle
Commander le catering
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Sélectionner les brochures d’information
2 personnes
Installer les boîtes de dons
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Trier les bracelets et les badges
Créer des cartes d’allergènes
Créer la playlist musicale
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer le stand d'information
2 personnes
Installer le point de dons
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Préparer l’espace de présentation
3 personnes
Tester le niveau sonore
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing de l’équipe
4 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
Annoncer le programme
Accueillir les intervenants
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Proposer séparément les options alimentaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le point café
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Collecter les dons
2 personnes
Animer le moment des remerciements
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les boissons
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Déposer en toute sécurité le produit des dons
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Table d’accueil
Tables d’informationqté 3
Tabouretsqté 4
Portant à vêtementsqté 2
Cintresqté 120
Nappesqté 10

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câble HDMIqté 2
Batteries externesqté 2
Cliqueur de présentation
Glacièresqté 4

Vaisselle

Verresqté 140
Tasses à caféqté 120
Tasses à théqté 80
Assiettesqté 140
Fourchettes à gâteauqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 3
Bouilloireqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Gants de cuisineqté 2

Décoration

Ballons rosesqté 100
Rubans rosesqté 20
Décorations de tableqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 6
Panneaux d’orientationqté 10
Autocollants flèchesqté 20
Mur photo
Confettis de table rosesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes de nuitqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Papeterie

Formulaires d'inscriptionqté 140
Badges nominatifsqté 140
Stylosqté 30
Brochures d’informationqté 250
Enveloppes de donsqté 150
Cartes des allergènesqté 20
Braceletsqté 140

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés. Fixez une date limite, puis envoyez les confirmations et un rappel quelques jours avant la rencontre.
Demandez les allergies et régimes alimentaires dans le formulaire d’inscription. Préparez ensuite des cartes d’allergènes et séparez clairement les produits concernés au moment du service.
Confirmez les intervenants et leurs présentations au moins une semaine avant l’événement. Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et le câble HDMI avant l’arrivée du public.
Installez la table d’accueil, la liste de présence, les badges et les bracelets avant l’ouverture des portes. Triez les badges par ordre alphabétique pour réduire l’attente pendant les premières minutes.
Placez les boîtes de dons dans un endroit visible, sans bloquer l’accueil ni les passages. Vérifiez aussi que les boissons, les en-cas et les produits réfrigérés sont prêts avant le début du programme.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée du cancer du sein ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue, dès que le lieu et les horaires sont confirmés. Gardez au moins 7 jours entre la date limite d’inscription et l’événement pour traiter les réponses et commander le catering.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée des visiteurs. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de préparer l’accueil, de placer les supports d’information et de tester toute la technique.
Quand confirmer le nombre de repas et les besoins alimentaires ?: Regroupez les inscriptions et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant l’événement. Transmettez ensuite au traiteur le nombre final de participants, en conservant une petite marge si les inscriptions restent ouvertes.
Que faut-il tester avant les présentations ?: Testez au moins 60 minutes avant le début : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, haut-parleurs et microphone. Gardez des rallonges, multiprises et batteries externes disponibles pour éviter une interruption technique.

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