Checklist voor een boottocht als personeelsfeest

Een boottocht als personeelsfeest vraagt om een strakke planning, omdat je na vertrek weinig kunt bijsturen. Reserveer eerst de boot en opstapplaats, bepaal daarna het deelnemersaantal en stem catering, route en vaartijden af. Verzamel dieetwensen vroeg en geef het definitieve aantal door zodra de aanmeldingen sluiten. Op de dag zelf moeten eten, gekoelde dranken, techniek, aankleding en veiligheidsinstructies vóór ontvangst van de gasten klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Boot en opstapplaats reserveren
Catering aan boord afstemmen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie versturen
Definitief aantal doorgeven
Menu en allergenen vastleggen
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Weersverwachting controleren
Route en vaartijden bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Welkomstpakket samenstellen
2 personen
Materialen naar opstapplaats brengen
3 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Veiligheidsinstructies doornemen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Veiligheidsbriefing verzorgen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert en fruit serveren
2 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Gasten veilig laten uitstappen
3 personen

Nazorg

Materialen van boord halen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Locatie en boot schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en drogen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten gekoeld bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Voedselbakken met dekselaantal 12
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Batterijspeaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 55
Tafeldecoratiesaantal 10

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 4
Waterdichte zaklampenaantal 4
EHBO-set
Waterdichte opbergtassenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3
Papieren handdoekhoudersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer boot en opstapplaats zodra de datum vaststaat en controleer daarna opnieuw de route, vaartijden en exacte opstapinstructies. Verstuur vervoersinformatie niet pas op de dag zelf, maar zodra deze gegevens definitief zijn.
Plan een sluitingsdatum voor aanmeldingen en geef het definitieve aantal door volgens de termijn van de boot of cateraar. Houd naast het totaal ook dieetwensen en allergenen apart bij, zodat dieetmaaltijden herkenbaar verpakt aan boord komen.
Reken de catering niet alleen per persoon, maar ook op beschikbare koelruimte en vaartijd. Koel dranken vooraf, gebruik koelboxen en ijscontainers en zet buffetservies, opscheplepels en serveerbladen klaar voordat de eerste gasten aan boord gaan.
Test batterij speaker, microfoon, verlichting, verlengkabels en stekkerdozen vóór vertrek. Controleer ook of de stroomvoorziening aan boord geschikt is; een muziekafspeellijst helpt niet als de apparatuur pas tijdens het varen wordt aangesloten.
Breng welkomstpakket, naamkaartjes, tafeldecoraties en buffetmateriaal vóór de ontvangst naar de opstapplaats. Zet de aanmeldtafel klaar en neem de veiligheidsinstructies door voordat gasten arriveren, zodat registratie en vertrek niet door elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een boottocht als personeelsfeest reserveren?: Leg boot en opstapplaats vast zodra de datum en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn. Controleer uiterlijk enkele weken vóór vertrek de route, vaartijden en opstapinstructies opnieuw.
Hoe lang van tevoren moet ik het definitieve aantal gasten doorgeven?: Geef het definitieve aantal door volgens de deadline van de boot en cateraar, bij voorkeur direct na het sluiten van de aanmeldingen. Verzamel dieetwensen en allergieën op hetzelfde moment, zodat het menu nog aangepast kan worden.
Hoeveel drank moet ik meenemen voor een boottocht als personeelsfeest?: Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en plan daarna gemiddeld één tot twee drankjes per persoon per uur. Stem de hoeveelheid af op de vaartijd en zorg dat water naast andere dranken beschikbaar is.
Wat moet ik op de dag zelf vóór vertrek controleren?: Controleer vóór ontvangst van de gasten de catering, gekoelde dranken, dieetmaaltijden, techniek, verlichting, aankleding en veiligheidsinstructies. Plan hiervoor minimaal 60 minuten voorbereiding op de opstapplaats, afhankelijk van de hoeveelheid materiaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.