Checklist para organizar una fiesta del personal en barco
Un paseo en barco con el equipo requiere cerrar varios detalles antes de que nadie suba a bordo. Primero confirma participantes, embarcación, embarcadero, ruta y horario; después coordina el catering, las dietas y el transporte. Durante los últimos días tendrás que enfriar bebidas, preparar aperitivos, separar las comidas especiales y trasladar todo al punto de salida. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a no dejar para el último momento la información de seguridad, el número definitivo de asistentes o la prueba de sonido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de participantes
Reservar la embarcación y el embarcadero
Coordinar el catering a bordo
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información de transporte
Comunicar el número definitivo
Fijar el menú y los alérgenos
2 personas
Crear lista de reproducción musical
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar la ruta y los horarios de navegación
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Empaquetar por separado las comidas de dieta
2 personas
Preparar el paquete de bienvenida
2 personas
Llevar los materiales al punto de salida
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar la música y la iluminación
2 personas
Repasar las instrucciones de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Dar la charla de seguridad
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger vajilla y residuos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el postre y la fruta
2 personas
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
Hacer que los invitados bajen con seguridad
3 personas
Seguimiento
Retirar materiales del barco
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
Limpiar la ubicación y la embarcación
3 personas
Comprobar y secar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los restos en frío
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 50
- Mantelescant. 10
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 70
- Cuencos reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 70
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Recipientes para alimentos con tapacant. 12
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
Equipo
- Altavoz a pilas
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Cartel de bienvenida
- Tarjetas de nombrecant. 55
- Decoraciones de mesacant. 10
Seguridad
- Chalecos reflectantescant. 4
- Linternas impermeablescant. 4
- Botiquín de primeros auxilios
- Bolsas de almacenamiento impermeablescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Paños de limpiezacant. 20
- Cepillos para fregarcant. 3
- Guantes de gomacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
- Dispensadores de papel de cocinacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el número definitivo de asistentes con varios días de margen y comunícalo al catering y a la embarcación. Así podrás ajustar el menú, las raciones y las comidas para alergias o dietas especiales.
- Envía junto con la invitación la información de transporte, el punto exacto de embarque y la hora de llegada. Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de confirmar el menú.
- Comprueba la previsión meteorológica y confirma la ruta y los horarios de navegación antes del evento. Si hay cambios, informa al personal antes de que se desplace al embarcadero.
- Lleva las bebidas en neveras portátiles y prepara los aperitivos y las comidas de dieta por separado. Etiqueta los recipientes con tapa para evitar confusiones al montar el buffet a bordo.
- Reserva tiempo para montar la mesa de registro, colocar mesas y sillas, preparar el buffet, colgar la decoración y probar la música y la iluminación. Haz también un repaso de las instrucciones de seguridad antes de recibir a los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de asistentes para una fiesta en barco?
- Cierra la lista y comunica el número definitivo al menos 3 días antes del paseo. El catering y la embarcación necesitan ese dato para ajustar las raciones y la organización a bordo.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un paseo en barco del personal?
- Envíalas con varias semanas de antelación para que el personal pueda inscribirse y organizar el transporte. Fija una fecha límite de inscripción y deja al menos 3 días para recopilar dietas y alergias antes de cerrar el menú.
- ¿Qué hay que preparar el mismo día de la fiesta en barco?
- El mismo día se preparan los aperitivos, se enfrían las bebidas, se empaquetan por separado las comidas especiales y se llevan los materiales al punto de salida. Reserva al menos 60 minutos antes del embarque para montar el registro, el buffet y el equipo.
- ¿Cuándo hay que comprobar el tiempo y confirmar la ruta del barco?
- Comprueba la previsión meteorológica entre 24 y 48 horas antes y vuelve a confirmarla el mismo día. La ruta y los horarios de navegación deben estar cerrados antes de enviar la información final de transporte al personal.
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