Betriebsfeier auf dem Boot organisieren: Checkliste
Eine Betriebsfeier auf dem Boot braucht einen klaren Ablauf, weil Einstiegsstelle, Abfahrtszeit und Bordversorgung zusammenpassen müssen. Kläre zuerst Boot, Route und Teilnehmerzahl und stimme danach Catering, Getränke und Anreise ab. Spätestens eine Woche vorher sollten Menü, Allergene und Transportinformationen feststehen. Am Veranstaltungstag helfen getrennte Pakete für Diätmahlzeiten, ein vorbereiteter Anmeldetisch und ein kurzer Sicherheitscheck dabei, dass der Einstieg ohne Verzögerung läuft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Teilnehmerliste erstellen
Boot und Einstiegsstelle reservieren
Catering an Bord abstimmen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Transportinformationen versenden
Endgültige Anzahl durchgeben
Menü und Allergene festlegen
2 Personen
Musik-Playlist zusammenstellen
Wettervorhersage prüfen
Route und Abfahrtszeiten bestätigen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen
Willkommenspaket zusammenstellen
2 Personen
Materialien zum Aufstiegsort bringen
3 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Musik und Beleuchtung testen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen durchgehen
2 Personen
Event
Gäste empfangen
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Sicherheitsbriefing durchführen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet servieren
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr und Abfall einsammeln
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Dessert und Obst servieren
2 Personen
Letzte Getränkerunde organisieren
2 Personen
Gäste sicher aussteigen lassen
3 Personen
Nachbereitung
Materialien vom Bord holen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
Ort und Boot reinigen
3 Personen
Materialien prüfen und trocknen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Reste gekühlt aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BuffetischeAnz. 4
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 50
- TischdeckenAnz. 10
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 70
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- Lebensmittelbehälter mit DeckelAnz. 12
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
Ausstattung
- Batterie-Lautsprecher
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- Willkommensschild
- NamensschilderAnz. 55
- TischdekorationenAnz. 10
Sicherheit
- WarnwestenAnz. 4
- Wasserdichte TaschenlampenAnz. 4
- Erste-Hilfe-Set
- Wasserdichte AufbewahrungstaschenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- PutzlappenAnz. 20
- SpülbürstenAnz. 3
- GummihandschuheAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 3
- PapierhandtuchhalterAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Gib dem Bootsveranstalter die endgültige Teilnehmerzahl spätestens 7 Tage vor der Fahrt durch. Plane dabei auch Zu- und Absagen sowie gemeldete Ernährungswünsche ein, damit Menü und Portionen an Bord stimmen.
- Verschicke die Transportinformationen mindestens 5 Tage vorher. Nenne Einstiegsstelle, Treffpunkt und Abfahrtszeit ausdrücklich und bitte die Gäste, 15 Minuten vor dem Ablegen da zu sein.
- Kühle Getränke nicht erst am Treffpunkt: Rechne pro Person für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken und lagere sie in Kühlboxen oder Eisbehältern. So bleibt die Ausgabe während des Einstiegs übersichtlich.
- Verpacke Diätmahlzeiten separat und kennzeichne sie mit Namen oder Namensschildern. Lege Menü und Allergene zusätzlich am Buffet aus, damit niemand während der Fahrt nachfragen muss.
- Prüfe Wettervorhersage, Route und Abfahrtszeiten am Vortag und teste Musik, Beleuchtung und Mikrofon vor dem Gästeempfang. Batterie-Lautsprecher und LED-Lichterketten brauchen außerdem volle Batterien beziehungsweise eine sichere Stromlösung.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Boot für eine Betriebsfeier reservieren?
- Reserviere Boot und Einstiegsstelle möglichst 8 bis 12 Wochen vor der Feier. Für größere Gruppen oder feste Wunschtermine solltest du noch früher anfragen, damit Route, Abfahrtszeit und Catering gemeinsam bestätigt werden können.
- Wann muss die endgültige Teilnehmerzahl für eine Bootsfahrt feststehen?
- Gib die endgültige Anzahl spätestens 7 Tage vor der Abfahrt weiter. Bis dahin sollten Anmeldungen, Absagen, Ernährungswünsche und benötigte Diätmahlzeiten erfasst sein.
- Wie viel Getränke brauche ich für eine Betriebsfeier auf dem Boot?
- Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 bis 2 Getränke pro Person und Stunde. Berücksichtige zusätzlich Wasser und alkoholfreie Getränke, besonders wenn die Fahrt mehrere Stunden dauert.
- Wann soll ich die Gäste zur Bootsfahrt einbestellen?
- Setze den Treffpunkt 15 Minuten vor der bestätigten Abfahrtszeit an. Bei einer unbekannten Einstiegsstelle oder einer größeren Gruppe sind 30 Minuten sinnvoll, damit Anmeldung, Namensschilder und der Einstieg nicht zu spät beginnen.
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