Checklist pour organiser une croisière du personnel
Une fête du personnel sur un bateau demande une coordination plus précise qu’un repas classique. Le nombre définitif de participants influence le traiteur, les boissons, les places assises et parfois même l’itinéraire. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation du bateau et du quai jusqu’à l’accueil à bord. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent oubliés : allergies, transport, météo, refroidissement des boissons et matériel à apporter au point de départ.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des participants
Réserver le bateau et le quai d’embarquement
Coordonner la restauration à bord
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations de transport
Communiquer le nombre définitif
Fixer le menu et les allergènes
2 personnes
Composer la playlist musicale
Vérifier les prévisions météo
Confirmer l’itinéraire et les horaires
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
Composer le pack de bienvenue
2 personnes
Apporter les matériels au point de départ
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Passer en revue les consignes de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Animer le briefing sécurité
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert et les fruits
2 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Aider les invités à descendre en toute sécurité
3 personnes
Suivi
Décharger le matériel du bateau
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Nettoyer le lieu et le bateau
3 personnes
Vérifier et sécher le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Conserver les restes au frais
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de buffetqté 4
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 50
- Nappesqté 10
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 70
- Bols réutilisablesqté 60
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Couvertsqté 70
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Verres doseursqté 3
- Bacs alimentaires avec couvercleqté 12
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
Équipement
- Haut-parleur sur batterie
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Ruban pour ballonsqté 2
- Panneau d’accueil
- Badges nominatifsqté 55
- Décorations de tableqté 10
Sécurité
- Gilets réfléchissantsqté 4
- Lampes de poche étanchesqté 4
- Trousse de premiers secours
- Sacs de rangement imperméablesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Brosses à vaisselleqté 3
- Gants en caoutchoucqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
- Porte-essuie-tout en papierqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le nombre définitif de participants au moins 7 jours avant l’embarquement. Transmettez en même temps les allergies, régimes alimentaires et besoins particuliers au traiteur afin d’éviter les repas improvisés le jour J.
- Envoyez les informations de transport au moins 5 jours avant la croisière : adresse exacte du quai, heure d’arrivée demandée et marge prévue pour les retards. Demandez aux invités d’être sur place 15 à 20 minutes avant l’embarquement.
- Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant le départ, puis une dernière fois le matin même. Confirmez aussi l’itinéraire, les horaires et les consignes du bateau avant d’installer les tables, le buffet et la décoration.
- Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Refroidissez-les avant le départ et répartissez-les dans plusieurs glacières plutôt que dans un seul contenant difficile à déplacer.
- Emballez séparément les repas diététiques et identifiez-les clairement avec le nom ou le régime concerné. Testez le haut-parleur, le microphone, l’éclairage et les rallonges avant l’arrivée des invités, car les réglages sont plus difficiles une fois le bateau en mouvement.
Questions fréquentes
- Quand réserver un bateau pour une fête du personnel ?
- Réservez le bateau et le quai dès que la période est choisie, idéalement 8 à 12 semaines avant la fête. Cela laisse le temps de confirmer l’itinéraire, le traiteur, les horaires d’embarquement et les solutions de repli en cas de mauvais temps.
- Combien de boissons prévoir pour une croisière du personnel ?
- Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et gardez suffisamment d’eau, notamment si la croisière dure plusieurs heures ou si le temps est chaud.
- Quand envoyer les invitations pour une croisière du personnel ?
- Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription environ 2 semaines avant le départ. Vous pourrez ensuite communiquer le nombre définitif et commander les repas en fonction des réponses reçues.
- Que faut-il vérifier la veille d’une fête du personnel sur un bateau ?
- La veille, contrôlez la météo, l’itinéraire, les horaires, le nombre final de participants et les besoins alimentaires. Préparez aussi les boissons, les encas, les repas séparés, le pack de bienvenue et tout le matériel à transporter au quai.
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