Wat heb je nodig voor een bootbeurs?

Voor een bootbeurs heb je meer nodig dan tafels voor de stands. Bezoekers moeten hun weg vinden, exposanten moeten kunnen opbouwen en bij de entree moeten naamkaartjes en betalingen soepel verlopen. Denk daarom vooraf aan stroom, verlichting, koffie, afvalbakken en promotiemateriaal. Op deze boodschappenlijst staan de spullen die je klaarlegt of meeneemt voor de stands, catering, registratie en publieksbegeleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 12
Balietafelaantal 2
Tafelkledenaantal 32
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 4
Portofoonsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 4
Betaalterminalaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelkastenaantal 2
Handlampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Decoratie

Standnummersaantal 30
Tafeldecoratieaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 8
Aankondigingsbordenaantal 10
Pijlbordenaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 80

Promotie

Naamkaartjesaantal 250
Polsbandjesaantal 400
Plattegrondenaantal 350
Programmakaartenaantal 350
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Kabelmattenaantal 12
Waarschuwingslintaantal 4
Brandblussersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Thee assortiment - 200 zakjes
- Suikersticks - 250 stuks
- Zoetjes - 100 stuks
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 4 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- IJsthee - 8 flessen
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Bubbels - 4 flessen
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Borrelnootjes - 6 zakken
- Olijven - 6 potten
- Kaasblokjes - 6 kilogram
- Druiven - 6 kilogram
- Appels - 80 stuks
- Komkommer - 12 stuks
- Cherrytomaten - 6 kilogram
- Worteltjes - 5 kilogram
- Hummus - 12 kuipjes
- Stokbrood - 20 stuks
- Mini sandwiches - 400 stuks
- Wraps - 120 stuks
- Kruidenroomkaas - 20 kuipjes
- Hartige vegetarische hapjes - 150 stuks
- Vegan hapjes - 75 stuks
- Glutenvrije hapjes - 40 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Cocktailsaus - 2 flessen
- Servetten - 1000 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Papieren rietjes - 300 stuks
- Bakpapier - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Desinfecterende handgel - 8 flessen
- Papieren handdoekjes - 12 pakken

Tips

Leg per stand een set met standnummer, tafelkleed en eventuele tafeldecoratie klaar. Zo voorkom je dat exposanten tijdens de opbouw nog moeten zoeken naar hun materialen.
Neem per technisch punt een stekkerdoos, verlengsnoer en waar nodig een kabelhaspel mee. Test alle aansluitingen uiterlijk de avond ervoor, vooral bij de balietafel en koffiepunten.
Koel de dranken enkele uren vóór opening en zet glazen, borden, besteksets en serveerschalen bij elkaar. Voor koffie heb je naast koffiezetapparaten ook waterkokers, koffiekopjes en schenkkannen nodig.
Maak de entreebalie compleet met een laptop, printer, betaalterminal, mobiele telefoons en naamkaarthouders. Leg standnummers en naamkaartjes op volgorde klaar, zodat registratie niet ophoudt bij de eerste bezoekers.
Hang pijlborden en aankondigingsborden vóór de opbouw van de stands op en controleer de route vanaf parkeerplaats tot entree. Leg voor donkere hoeken handlampen klaar; die worden bij een late opbouw vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een bootbeurs?: Reken naast de 47 geplande spullen op verbruiksmaterialen zoals printpapier, naamkaartjes, tape en schoonmaakmateriaal. Controleer de voorraad minimaal 7 dagen voor de beurs en doe de laatste boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een bootbeurs?: Maak het aantal beurstafels gelijk aan het aantal geplande exposantenstands en tel minstens 1 balietafel voor de entree erbij op. Reserveer daarnaast 1 tafel voor catering of koffie per afzonderlijk uitgiftepunt.
Hoeveel drank en koffie heb ik nodig op een bootbeurs?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per bezoeker; daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Voor koffie en thee is 1 kop per bezoeker een bruikbaar uitgangspunt, met extra voorraad voor exposanten en medewerkers.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een bootbeurs doen?: Houd houdbare spullen uiterlijk 7 dagen vooraf compleet en koop gekoelde dranken en verse hapjes 1 dag voor opening. Controleer op de ochtend zelf nog de koeling, koffievoorraad, servies en afvalbakken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.