Boogschietwedstrijd organiseren: complete checklist

Een boogschietwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen doelen en bogen klaarzetten. Je legt eerst datum, locatie, format en reglement vast en werkt daarna toe naar inschrijvingen, veiligheid en een uitvoerbaar wedstrijdschema. Vooral scheidingsrechters, EHBO, reservepijlen en duidelijke startlijsten worden snel te laat geregeld. Gebruik deze checklist om 68 taken en 59 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, van de eerste reservering tot het controleren van scoreformulieren en boodschappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
2 personen
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Begroting vaststellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Scheidingsrechters vastleggen
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Ontbrekend materiaal huren
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Startlijsten maken
Scorekaarten voorbereiden
2 personen
Deelnemers bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Scoreformulieren kopiëren
Prijzen controleren
Dranken koelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Wedstrijdterrein afzetten
4 personen
Schietbanen uitzetten
4 personen
Doelpakken plaatsen
4 personen
Doelblazoenen bevestigen
3 personen
Veiligheidsnetten plaatsen
4 personen
Materiaalcontrole uitvoeren
3 personen
Inschrijvingstafel opbouwen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
Proefschoten begeleiden
4 personen
Eerste wedstrijdronde begeleiden
6 personen
Scores controleren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Tweede wedstrijdronde begeleiden
6 personen
Doelblazoenen vervangen
3 personen
Scores invoeren
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finalebanen controleren
4 personen
Finales begeleiden
6 personen
Eindscores controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal demonteren
4 personen
Doelpakken opruimen
4 personen
Terrein schoon achterlaten
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Eigen materiaal opbergen
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Inschrijvingstafel
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Recurvebogenaantal 24
Reservebogenaantal 4
Pijlenaantal 120
Reservepijlenaantal 24
Doelpakkenaantal 8
Doelblazoenenaantal 32
Blazoenpinnenaantal 64
Boogstandaardsaantal 24
Pijlenkokersaantal 24
Armbeschermersaantal 24
Vingerbeschermersaantal 24
Pijltrekkersaantal 8
Boogspannersaantal 4
Pijlenkokerlabelsaantal 30
Meetlintenaantal 4
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 24
Veiligheidsnettenaantal 4
Pijlenbakkenaantal 4

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptopsaantal 2
Printers
Powerbanksaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Schenkkannenaantal 4
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 6
Richtingbordjesaantal 12
Startnummerbordjesaantal 30
Podiumblokkenaantal 3
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilaantal 2
Handveger en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de veiligheidsindeling vast voordat je materiaal huurt. Bepaal waar schietlijnen, wachtzones en publiek komen en gebruik afzetlint, pionnen en veiligheidsnetten om die zones zichtbaar te maken.
Plan reserveonderdelen per wedstrijdbaan. Controleer niet alleen het aantal bogen, pijlen en doelblazoenen, maar leg ook reservebogen en reservepijlen apart klaar zodat een defect niet meteen een ronde stillegt.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de deelnemerslijst sluit. Houd rekening met controle, inschrijving, materiaalcontrole en eventuele pauzes; print daarna startlijsten en scorekaarten per serie.
Regel communicatie tussen wedstrijdleiding en scheidingsrechters vooraf. Test portofoons en megafonen vóór de eerste ronde en wijs één persoon aan die wijzigingen in het schema doorgeeft.
Controleer de weersverwachting en de tentopstelling uiterlijk de dag ervoor. Bescherm laptops, printers, scoreformulieren en andere papieren tegen wind of regen en leg verlengkabels en stekkerdozen veilig buiten looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boogschietwedstrijd organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Gebruik de eerste weken voor format, reglement, veiligheidsplan en begroting; daarna volgen uitnodigingen, inschrijving, vrijwilligers en materiaal.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een boogschietwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal banen en deelnemers, maar plan minimaal aparte bezetting voor inschrijving, wedstrijdleiding, scheidingsrechters en EHBO-contact. Maak de definitieve indeling zodra de deelnemerslijst sluit, uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd.
Wanneer moet ik de startlijsten en scorekaarten maken?: Maak het wedstrijdschema en de startlijsten nadat de inschrijving is gesloten en de deelnemers zijn bevestigd. Kopieer de scoreformulieren daarna met enkele extra exemplaren, zodat een fout of verloren kaart niet direct problemen veroorzaakt.
Wat moet ik de dag voor een boogschietwedstrijd controleren?: Controleer de weersverwachting, materiaalvoorraad, doelblazoenen, veiligheidsnetten, communicatieapparatuur en stroomvoorziening uiterlijk één dag vooraf. Zet daarnaast de boodschappen, materialen, prijzen en medailles klaar volgens een afvinklijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.