Checklist pour organiser un concours de tir à l’arc

Un concours de tir à l’arc demande plus qu’une ligne de tir et des cibles. Il faut cadrer le format, les règles, les inscriptions et la sécurité, puis prévoir le matériel de rechange et les personnes qui feront fonctionner chaque poste. Cette checklist regroupe 68 tâches et 59 fournitures pour suivre l’organisation dans l’ordre. Utilisez-la dès la réservation du lieu et gardez-la jusqu’à la confirmation des scores et la remise des médailles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Définir le format du concours
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Tenir à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Fixer les juges de ligne
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Louer le matériel manquant
2 personnes
Commander les prix et médailles
Établir le planning des matchs
2 personnes
Créer les listes de départ
Préparer les cartes de score
2 personnes
Confirmer les participants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Copier les feuilles de score
Vérifier les prix
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage du terrain de compétition
4 personnes
Délimiter les stands de tir
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Fixer les cibles
3 personnes
Installer des filets de sécurité
4 personnes
Effectuer le contrôle du matériel
3 personnes
Monter la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
Accompagner les tirs d'essai
4 personnes
Encadrer le premier tour de compétition
6 personnes
Vérifier les scores
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer le deuxième tour de compétition
6 personnes
Remplacer les cibles
3 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Vérifier les couloirs de la finale
4 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel de compétition
4 personnes
Ranger les cibles
4 personnes
Laisser le site propre
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger son propre matériel
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Arcs à pouliesqté 24
Arches de rechangeqté 4
Flèchesqté 120
Flèches de rechangeqté 24
Combinaisons de cibleqté 8
Ciblesqté 32
Épingles de blasonqté 64
Supports d'archeqté 24
Carquoisqté 24
Protège-brasqté 24
Protège-doigtsqté 24
Tire-flèchesqté 8
Tendeurs d'archeqté 4
Étiquettes pour carquoisqté 30
Mètres rubansqté 4
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 24
Filets de sécuritéqté 4
Paniers à flèchesqté 4

Équipement

Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 4
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6

Décoration

Affiches du matchqté 6
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux de dossardqté 30
Blocs de podiumqté 3
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 3
Serpillièreqté 2
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le format et le règlement au moins 6 semaines avant le concours : distance, catégories, nombre de tirs, mode de classement et conditions de départ doivent être identiques pour tous.
Prévoyez un responsable sécurité clairement identifié, un contact de premiers secours et des filets de sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifiez aussi le balisage, les cônes et les zones interdites aux spectateurs.
Comptez un bénévole pour l’inscription, un responsable de ligne par zone de tir et une personne chargée des scores. Pour un concours de 40 participants, répartissez les rôles avant de publier les listes de départ.
Ne commandez pas uniquement le matériel principal : ajoutez des flèches, arcs et accessoires de rechange, ainsi que des feuilles de score supplémentaires. Une panne ou une perte ne doit pas interrompre une série.
Préparez les listes de départ, les cartes de score et les copies au plus tard la veille. Le jour même, arrivez environ 2 heures avant le premier tir pour installer les cibles, la signalisation, les tables et le matériel informatique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de tir à l’arc ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour un concours avec inscriptions, juges, bénévoles et remise de prix. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les participants, imprimer les listes de départ et vérifier le matériel.
Quel matériel prévoir pour un concours de tir à l’arc ?: Il faut au minimum des arcs, flèches, cibles, blasons, supports, carquois et protections, plus du matériel de rechange. Ajoutez le balisage, les filets de sécurité, les talkies-walkies, les tables, une imprimante et des feuilles de score.
Combien de bénévoles faut-il pour 40 archers ?: Prévoyez au moins 6 bénévoles : 2 à l’inscription et à l’accueil, 2 pour la ligne de tir et la sécurité, 1 pour les scores et 1 pour la logistique. Ajoutez un renfort si plusieurs distances ou catégories tirent en parallèle.
Quand confirmer les participants à un concours de tir à l’arc ?: Confirmez les participants 5 à 7 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Utilisez cette liste pour établir les départs, préparer les cartes de score et vérifier les besoins alimentaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.