Wat heb je nodig voor een usergroepbijeenkomst?
Voor een usergroepbijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en een beamer. Richt de ruimte in voor ontvangst, presentaties en gesprekken: met registratiebenodigdheden, naamkaartjes, servies en werkende techniek. Stem de aantallen af op het aantal aanmeldingen en houd rekening met extra kopjes, glazen en stoelen voor late inschrijvers. Regel gekoelde catering en test laptop, beamer, kabels, microfoon en speaker uiterlijk één dag vooraf.
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Registratietafel
- Statafelsaantal 4
Servies
- Glazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 8
- Schenkkanaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Draagbare speaker
- Microfoon
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 2
- IJsblokjesbakkenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 50
- Tafelkledenaantal 8
- Lanyardsaantal 50
- Pennenaantal 25
- A4-bordenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasborstelsaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 8
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Thee - 4 dozen
- Suiker - 1 pak
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Koffiemelk - 2 kuipjes
- Bruiswater - 8 flessen
- Plat water - 8 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Tonic - 2 flessen
- Bier - 48 flesjes
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Witte wijn - 6 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Rosé - 3 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 3 pakken
- Citroenen - 8 stuks
- IJsblokjes - 6 zakken
- Mini-broodjes - 60 stuks
- Hummus - 4 bakjes
- Roomkaas - 3 kuipjes
- Jonge kaas - 1,5 kilogram
- Achterham - 1 kilogram
- Gerookte kipfilet - 750 gram
- Komkommer - 6 stuks
- Cherrytomaten - 1,5 kilogram
- Worteltjes - 1 kilogram
- Paprikachips - 5 zakken
- Naturelchips - 5 zakken
- Zoutjesmix - 4 zakken
- Olijven - 4 potten
- Gemengde noten - 4 zakken
- Druiven - 2 kilogram
- Appels - 30 stuks
- Brownies - 50 stuks
- Koekjes - 6 pakken
- Mayonaise - 1 fles
- Mosterd - 1 pot
- Ketchup - 1 fles
- Servetten - 200 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Keukenpapier - 4 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Handgel - 2 flessen
Tips
- Reken per deelnemer op 2 kopjes koffie of thee in het eerste uur en houd daarna ongeveer 1 kopje per persoon per uur aan. Zet daarnaast minstens 1 glas en 0,5 liter water per deelnemer klaar.
- Neem 5 tot 10 procent extra naamkaartjes, lanyards, pennen, glazen en stoelen mee. Zo kun je een late aanmelding of beschadigd materiaal opvangen zonder tijdens de ontvangst te moeten zoeken.
- Test de presentatie-opstelling uiterlijk 1 dag vooraf met de laptop, beamer, projectiescherm en HDMI-kabel. Leg ook minimaal 1 verlengsnoer en 1 stekkerdoos klaar; aansluitingen op locatie zitten zelden precies waar je ze nodig hebt.
- Zet gekoelde catering uiterlijk 1 uur voor de ontvangst in koelboxen of een koelkast en gebruik ijsblokjes als de koeling beperkt is. Plaats serveerschalen, borden, bestek en servetten direct bij de hapjes, zodat de ontvangsttafel niet opstopt.
- Maak de registratiebalie 30 minuten voor aanvang gereed met de deelnemerslijst, naamkaartjes en pennen. Zet A4-borden bij de ingang en controleer vooraf of er genoeg afvalbakken en materiaal voor het schoonmaken van servies zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een usergroepbijeenkomst?
- Reken op 2 kopjes per deelnemer in het eerste uur en daarna ongeveer 1 kopje per persoon per uur. Voor 30 deelnemers betekent dat circa 60 kopjes in het eerste uur; plan extra capaciteit als de bijeenkomst langer dan 2 uur duurt.
- Hoeveel stoelen en glazen moet ik klaarzetten?
- Zet voor iedere aangemelde deelnemer 1 stoel en 1 glas klaar, plus 5 tot 10 procent reserve. Bij 30 deelnemers zijn dat 32 tot 33 stoelen en glazen, afhankelijk van de ruimte en het verwachte aantal late inschrijvers.
- Wanneer moet ik de techniek voor een usergroepbijeenkomst testen?
- Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en speaker uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle 60 minuten voor de start, inclusief geluid, beeld en stroomaansluitingen.
- Hoe lang van tevoren moet gekoelde catering worden geregeld?
- Zet de catering uiterlijk 1 uur voor de ontvangst gekoeld weg en controleer direct bij aankomst of alles compleet is. Neem koelboxen en ijsblokjes mee wanneer de locatie geen betrouwbare koelkast heeft.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!