Einkaufsliste für ein Usergruppen-Treffen

Für ein Usergruppen-Treffen brauchst du mehr als Kaffee und einen Beamer. Plane Getränke, Geschirr, Namensschilder und Technik nach der Teilnehmerzahl und halte für Registrierung, Vorträge und Pausen alles griffbereit. Besonders oft fehlen HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Stifte und zusätzliche Gläser. Die folgende Liste hilft dir, Einkäufe und mitzubringende Ausstattung rechtzeitig zu prüfen, ohne die vorbereiteten Aufgaben doppelt zu planen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 50
Registrierungstisch
StehtischeAnz. 4

Geschirr

GläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 8
KaraffeAnz. 4

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 2
EiswürfelbehälterAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 50
TischdeckenAnz. 8
LanyardsAnz. 50
StifteAnz. 25
A4-SchilderAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
SpülbürstenAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 8
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 1 Packung
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Kaffeemilch - 2 Becher
- Sprudelwasser - 8 Flaschen
- Stillwasser - 8 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Tonic - 2 Flaschen
- Bier - 48 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Rosé - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Zitronen - 8 Stück
- Eiswürfel - 6 Säcke
- Mini-Brötchen - 60 Stück
- Hummus - 4 Schalen
- Frischkäse - 3 Becher
- Junger Käse - 1,5 Kilogramm
- Hinterschinken - 1 Kilogramm
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 750 Gramm
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 1,5 kilogram
- Möhren - 1 Kilogramm
- Paprikachips - 5 Tüten
- Naturchips - 5 Tüten
- Knabbermix - 4 Tüten
- Oliven - 4 Gläser
- Gemischte Nüsse - 4 Tüten
- Trauben - 2 Kilogramm
- Äpfel - 30 Stück
- Brownies - 50 Stück
- Kekse - 6 Packungen
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Senf - 1 Glas
- Ketchup - 1 Flasche
- Servietten - 200 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Flaschen
- Handgel - 2 Flaschen

Tipps

Rechne pro Person mit 2 bis 3 Getränken für die erste Stunde und anschließend etwa einem Getränk pro Stunde. Stelle Wasser in Karaffen bereit und plane zusätzlich Kaffee und Tee für jede Pause.
Plane bei Geschirr mindestens 1,5 Gläser, 1 Kaffeetasse, 1 Teller und 1 Besteckset pro Person ein. Bei mehreren Pausen brauchst du entweder mindestens 20 Prozent Reserve oder eine Möglichkeit zum Spülen.
Bereite Namensschilder, Lanyards und Stifte mindestens einen Tag vorher vor. Lege am Registrierungstisch außerdem A4-Schilder bereit, damit Eingang, Vortrag und Pausenbereich sofort erkennbar sind.
Prüfe die Präsentationstechnik spätestens am Vortag mit dem tatsächlichen Laptop. Nimm HDMI-Kabel und mindestens zwei Verlängerungskabel mit; ein tragbarer Lautsprecher und ein Mikrofon sichern die Verständlichkeit auch in größeren Räumen.
Kühle Catering und Getränke erst kurz vor dem Treffen ein und halte Kühlboxen sowie einen Eiswürfelbehälter bereit. Für die Registrierung und die Pausen gehören außerdem Abfallbehälter und Spülbürsten auf die Einkaufsliste.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Usergruppen-Treffen?: Plane pro Person 2 bis 3 Getränke für die erste Stunde und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Für ein dreistündiges Treffen sind damit ungefähr 4 bis 5 Getränke pro Person ein sinnvoller Richtwert, zusätzlich zu Kaffee und Tee.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Teilnehmer?: Rechne mit mindestens 1,5 Gläsern, 1 Kaffeetasse, 1 Teller und 1 Besteckset pro Person. Bei längeren Treffen oder mehreren Essenspausen sind 20 Prozent Reserve oder zusätzliches Spülzubehör empfehlenswert.
Wann sollte ich Namensschilder und Technik vorbereiten?: Namensschilder und Lanyards sollten spätestens am Vortag beschriftet werden. Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofon ebenfalls mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam.
Was wird bei einem Usergruppen-Treffen häufig vergessen?: Oft fehlen Ersatzkabel, Verlängerungskabel, Stifte für die Registrierung und zusätzliche Gläser. Lege diese Dinge spätestens am Vorabend zusammen mit den A4-Schildern und dem Registrierungsbedarf bereit.

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