Liste de courses pour la rencontre de la communauté des utilisateurs

Pour une rencontre de la communauté des utilisateurs, les achats ne se limitent pas au café et aux en-cas. Il faut aussi prévoir l’accueil, les badges, la vaisselle, le matériel des présentations et les solutions de rangement au frais. Quantifiez les boissons selon le nombre d’inscrits et vérifiez la technique avant le jour J. La liste du plan vous aide à regrouper les achats et à repérer ce qui manque avant l’ouverture du lieu.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Verresqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable
Microphone

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 2
Bacs à glaçonsqté 3
Thermosqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 50
Nappesqté 8
Lanyardsqté 50
Stylosqté 25
Panneaux A4qté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 8
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 1 paquet
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Crème pour café - 2 pots
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Eau plate - 8 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Tonic - 2 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Rosé - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Citrons - 8 pièces
- Glaçons - 6 sacs
- Mini-sandwichs - 60 pièces
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage à la crème - 3 barquettes
- Fromage jeune - 1,5 kilogram
- Jambon arrière - 1 kilogramme
- Blanc de poulet fumé - 750 grammes
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 1,5 kilogramme
- Carottes - 1 kilogramme
- Chips au paprika - 5 sachets
- Chips nature - 5 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Noix mélangées - 4 sachets
- Raisins - 2 kilogrammes
- Pommes - 30 pièces
- Brownies - 50 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 200 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 2 flacons

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une à deux boissons par personne pour chaque heure suivante. Gardez une partie des réserves au frais dans les glacières jusqu’à la réouverture du stock.
Comptez un badge nominatif, un lanyard et un stylo par participant, avec 10 % d’exemplaires supplémentaires. Cette marge couvre les inscriptions de dernière minute et les badges réimprimés.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant la rencontre. Un adaptateur ou une rallonge manquante peut bloquer toute une présentation.
Pour le café et le thé, installez les tasses, verres, assiettes, couverts, carafes et plateaux de service avant l’arrivée des participants. Préparez aussi deux zones séparées : une pour le service et une pour le réapprovisionnement.
Placez les panneaux A4 à l’entrée et près du comptoir d’inscription, puis prévoyez une poubelle à proximité du catering. Les brosses à vaisselle et les thermos sont souvent oubliés alors qu’ils servent dès la première pause.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une rencontre utilisateurs ?: Prévoyez un badge par participant inscrit, plus 10 % de réserve. Pour 50 inscrits, préparez donc 55 badges, avec les lanyards et les stylos correspondants.
Combien de boissons acheter pour une rencontre de communauté ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une à deux par heure supplémentaire. Ajoutez environ 10 % de réserve si la durée ou le nombre de participants peut encore évoluer.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’événement, puis vérifiez les branchements à l’ouverture du lieu. Testez notamment l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, l’enceinte et le microphone.
Quand préparer le café, le thé et les en-cas ?: Installez le service 30 à 45 minutes avant l’accueil des participants. Conservez les produits qui doivent rester frais dans les glacières jusqu’au dernier moment et réapprovisionnez après chaque pause.

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