Zo organiseer je een bonte avond zonder stress

Een bonte avond staat of valt met de volgorde van organiseren. Leg eerst zaal, datum en programma vast en verzamel daarna optredens, dieetwensen en aanmeldingen. Pas als duidelijk is hoeveel mensen en acts meedoen, bestel je catering en maak je de zaalindeling. Plan techniek en optredens minstens één keer samen door; daar ontstaan op de avond zelf de meeste vertragingen. Met een afgedrukt draaiboek en duidelijke presentatoren houdt iedereen het tempo erin.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen maken
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Optredens inschrijven
2 personen
8
Optredens bevestigen
2 personen
9
Draaiboek afdrukken
10
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
11
Presentatoren aanwijzen
2 personen
12
Quizvragen voorbereiden
2 personen
13
Spelmaterialen klaarmaken
2 personen
14
Naamkaartjes maken
15
Catering bestellen
16
Benodigdheden controleren
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Koelproducten opslaan
2 personen
20
Techniek testen
2 personen
21
Optredens technisch doornemen
3 personen

Event

22
Zaal openen
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
25
Decoratie ophangen
3 personen
26
Licht en geluid opbouwen
3 personen
27
Projector en scherm plaatsen
2 personen
28
Buffettafels inrichten
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
32
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
33
Optredens ontvangen
2 personen
34
Deelnemers registreren
2 personen
35
Welkom en uitleg geven
2 personen
36
Buffet openen
2 personen
37
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Optredens begeleiden
2 personen
40
Muziek en licht bedienen
2 personen
41
Quiz begeleiden
2 personen
42
Laatste ronde serveren
2 personen
43
Afscheid en bedankje geven
2 personen

Nazorg

44
Eten en drinken opruimen
3 personen
45
Apparatuur uitschakelen
2 personen
46
Decoratie verwijderen
3 personen
47
Afval verzamelen
3 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Zaal schoonmaken
4 personen
50
Meubilair terugplaatsen
4 personen
51
Geleende spullen verzamelen
2 personen
52
Apparatuur retourneren
2 personen
53
Overgebleven boodschappen opslaan
54
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kledingrek

Servies

Bordenaantal 70
Kommetjesaantal 30
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Confettibakjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Plakgumaantal 4
Ballonnenpompaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Opscheplepelsaantal 8
Taartscheppenaantal 2
Flessenopenersaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Zet de inschrijving voor optredens vroeg open en bevestig elke act zodra het programma rond is. Vraag meteen naar de benodigde muziekbestanden, microfoons en eventuele presentatie- of projectieondersteuning.
Maak het programma niet alleen inhoudelijk, maar ook technisch haalbaar. Reserveer per optreden enkele minuten voor wisselen en test luidsprekers, microfoons, mengpaneel, laptop en projector vóór de zaal opengaat.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal eters op tijd door aan de catering. Houd een kleine marge aan, zodat late wijzigingen niet meteen tot een tekort leiden.
Werk op de dag zelf met een korte openingsvolgorde: zaal openen, tafels en stoelen plaatsen, podiumruimte vrijmaken, decoratie ophangen en daarna techniek testen. Zo voorkom je dat kabels of decoratie pas na het klaarzetten in de weg zitten.
Leg naamkaartjes, spelmaterialen, quizvragen en muziekbestanden op vaste plekken klaar en druk het draaiboek vooraf af. Een presentator moet niet afhankelijk zijn van één laptop of iemand die nog boodschappen doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bonte avond organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 10 weken vooraf met de zaal, datum en het programma. Open daarna de inschrijvingen voor optredens en verstuur de uitnodigingen, zodat je uiterlijk 2 weken voor de avond de aantallen en dieetwensen kent.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bonte avond op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het openen van de zaal, de opstelling van tafels en stoelen, decoratie en techniek. Reserveer daarna nog 30 tot 45 minuten om de optredens technisch door te nemen.
Hoeveel optredens passen er in een bonte avond?: Reken per optreden op ongeveer 5 tot 10 minuten en plan daarnaast 2 tot 3 minuten voor wisselen en aankondigen. In een programma van 2 uur passen daardoor meestal 10 tot 15 korte optredens, naast quiz, spel of pauze.
Wanneer moet je de catering voor een bonte avond bestellen?: Geef de catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf het verwachte aantal gasten en de verzamelde dieetwensen door. Bevestig het definitieve aantal uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de avond en sla koelproducten direct gekoeld op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.