Cómo organizar una fiesta de variedades sin perder el control

Una fiesta de variedades combina actuaciones, presentadores, juegos, comida y momentos de convivencia, así que necesita más coordinación que una celebración con un solo programa. Empieza reservando la sala y fijando la fecha, la duración y el orden de las actividades. Después gestiona las inscripciones, confirma las actuaciones y recoge las preferencias dietéticas. En los últimos días, concentra la preparación técnica, la compra y el montaje para que el programa pueda empezar a su hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la sala
2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
3
Crear invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Inscribir actuaciones
2 personas
8
Confirmar las actuaciones
2 personas
9
Imprimir el plan de trabajo
10
Reunir archivos de música
2 personas
11
Asignar presentadores
2 personas
12
Preparar preguntas del quiz
2 personas
13
Preparar los materiales del juego
2 personas
14
Hacer tarjetas con nombres
15
Pedir el catering
16
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
17
Comprobar la lista de la compra
18
Hacer la compra
2 personas
19
Guardar los productos refrigerados
2 personas
20
Probar la técnica
2 personas
21
Revisar la parte técnica de las actuaciones
3 personas

Evento

22
Abrir la sala
2 personas
23
Colocar mesas y sillas
4 personas
24
Despejar el espacio del escenario
2 personas
25
Colgar la decoración
3 personas
26
Montar luz y sonido
3 personas
27
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
28
Montar mesas de buffet
3 personas
29
Enfriar las bebidas
2 personas
30
Preparar aperitivos
4 personas
31
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
32
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
33
Recibir actuaciones
2 personas
34
Registrar a los participantes
2 personas
35
Dar la bienvenida y explicar
2 personas
36
Abrir el buffet
2 personas
37
Servir aperitivos y bebidas
3 personas
38
Rellenar las bebidas
2 personas
39
Coordinar las actuaciones
2 personas
40
Controlar la música y la iluminación
2 personas
41
Dirigir el quiz
2 personas
42
Servir la última ronda
2 personas
43
Dar una despedida y agradecimiento
2 personas

Seguimiento

44
Recoger comida y bebida
3 personas
45
Apagar el equipo
2 personas
46
Retirar la decoración
3 personas
47
Recoger la basura
3 personas
48
Lavar la vajilla
3 personas
49
Limpiar la sala
4 personas
50
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
51
Recoger los artículos prestados
2 personas
52
Devolver el equipo
2 personas
53
Guardar los víveres sobrantes
54
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Perchero

Vajilla

Platoscant. 70
Cuencoscant. 30
Vasoscant. 80
Tazas de cafécant. 60
Cubiertoscant. 70
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 8

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 8
Cubos de confeticant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Masilla adhesivacant. 4
Bomba de globoscant. 2

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 2
Cucharonescant. 8
Cucharas para tartascant. 2
Abrebotellascant. 3
Termoscant. 4

Limpieza

Cuboscant. 2
Paños de limpiezacant. 12
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Papeleracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con al menos 7 días de antelación. Así puedes confirmar el número de asistentes, las preferencias dietéticas, las actuaciones y la cantidad de mesas, sillas y vajilla.
Define un programa con horarios concretos y asigna presentadores antes de imprimirlo. Reserva entre 10 y 15 minutos de margen para cambios de escenario, problemas con cables o actuaciones que se alarguen.
Reúne los archivos de música y prueba portátil, mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, proyector y focos al menos 24 horas antes. Comprueba también que haya cables alargadores y regletas suficientes para evitar conexiones improvisadas.
Prepara el quiz, los materiales del juego y las tarjetas con nombres como un paquete separado. Si el juego depende de un proyector o de preguntas impresas, deja una copia de respaldo para no detener el programa.
Haz la compra y guarda los productos refrigerados el mismo día o la víspera, según el tipo de comida. Monta el buffet, las mesas y las sillas antes de decorar, y deja libre el espacio del escenario para que las actuaciones puedan comenzar sin mover mobiliario.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de variedades?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sala, fijar el programa y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes y deja la prueba técnica para las 24 horas previas.
¿Cuándo hay que confirmar las actuaciones?: Pide las propuestas al enviar las invitaciones y confirma cada actuación entre 10 y 14 días antes. Solicita entonces la duración, las necesidades técnicas y los archivos de música para integrarlos en el programa.
¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala?: Reserva al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados. En ese tiempo puedes colocar mesas y sillas, despejar el escenario, montar el buffet, colgar la decoración y probar el sonido y la proyección.
¿Cuántas bebidas debo calcular por persona?: Calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 por hora adicional. Añade opciones sin alcohol y comprueba las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido del catering.

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