Bonte avond organiseren: complete checklist

Een bonte avond staat of valt met een strak programma en techniek die vooraf getest is. Leg eerst datum, locatie, reserveringen en uitnodigingen vast; verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en optredens. In de laatste week controleer je de gastenlijst, boodschappen en apparatuur. Op de dag zelf richt je de zaal, het podium, buffet en entree in voordat de eerste gasten binnenkomen. De checklist hieronder helpt je niets te vergeten en voorkomt dat presentator, microfoons of muziek pas tijdens de avond geregeld worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Zaal en materialen reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en optredens vastleggen
2 personen
Presentator aanwijzen
Optredens en muziek verzamelen
2 personen
Techniek en microfoons testen
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Optredens kort doorlopen
3 personen
Entree en garderobe klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Programma openen
Koffie en thee serveren
3 personen
Eerste optredens begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Buffet aanvullen
3 personen
Tweede optredens begeleiden
2 personen
Warme hapjes uitserveren
3 personen
Avondprogramma presenteren
Muziek verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering en verlichting verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Garderoberekaantal 2
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Podiumachterdoek
Naamkaartjesaantal 80

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk één week vooraf vast. Wijs ook een presentator aan en verzamel muziek en optredens op één laptop, zodat niemand tijdens de avond naar bestanden hoeft te zoeken.
Test geluidsapparatuur, draadloze microfoons, het mengpaneel en actieve speakers minimaal één dag vooraf. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten klaar voordat je de techniek aansluit.
Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk twee dagen voor de bonte avond. Gebruik die lijst ook om dieetwensen, naamkaartjes en de hoeveelheid borden, glazen en bestek te controleren.
Koel dranken enkele uren voor de start en richt buffet en dranktafel apart in. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen op een plek waar ze de entree en garderobe niet blokkeren.
Plan op de dag zelf minstens 2 uur voor de zaalopbouw. Zet eerst tafels en stoelen neer, maak de podiumruimte vrij en hang daarna verlichting en versiering op; zo blijven kabels bereikbaar tijdens het testen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bonte avond organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Leg programma en optredens uiterlijk 1 week voor de avond vast.
Wanneer moet ik de techniek voor een bonte avond testen?: Test speakers, microfoons, mengpaneel en laptop minimaal 1 dag vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte doorloop zodra het podium en de zaal zijn ingericht.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een zaal voor een bonte avond klaar te zetten?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podiumruimte, techniek, verlichting, versiering, buffet en entree. Plan extra tijd als kabels of verlichting nog aangesloten moeten worden.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een bonte avond doen?: Controleer de boodschappenlijst 2 tot 3 dagen vooraf en doe de boodschappen uiterlijk 1 dag voor de avond. Koel de dranken enkele uren voor aanvang en bereid hapjes zo kort mogelijk voor het serveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.