Checklist para organizar una fiesta de variedades sin imprevistos
Una fiesta de variedades combina actuaciones, música, comida y muchos detalles técnicos que conviene coordinar con tiempo. Esta checklist reúne 48 tareas y 38 artículos para preparar el evento desde la reserva de la sala hasta la recepción de los invitados. Define pronto el programa y quién lo presenta; así sabrás cuánto equipo y espacio necesitas. El día del evento, reserva varias horas para montar, probar los micrófonos y dejar lista la mesa de bebidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Reservar la sala y los materiales
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Registrar el programa y las actuaciones
2 personas
Designar presentador
Recopilar actuaciones y música
2 personas
Probar el equipo técnico y los micrófonos
2 personas
Hacer la lista definitiva de invitados
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
Repasar brevemente las actuaciones
3 personas
Preparar la entrada y el guardarropa
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Abrir el programa
Servir café y té
3 personas
Coordinar las primeras actuaciones
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé
3 personas
Acompañar las segundas actuaciones
2 personas
Servir los aperitivos calientes
3 personas
Presentar el programa de la noche
Proporcionar la música
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Separar y desechar los residuos
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración y la iluminación
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 80
- Percherocant. 2
- Mesas altascant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 8
- Telón de fondo del escenario
- Tarjetas de nombrecant. 80
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cubiertos de serviciocant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 6
Limpieza
- Cubetas para lavarcant. 6
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Aspiradora
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la sala y el material antes de enviar las invitaciones. Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con al menos 10 días de antelación para poder ajustar la compra y el menú.
- Recopila las actuaciones y la música antes de preparar el programa definitivo. Reserva una prueba técnica de 30 minutos para comprobar los altavoces activos, los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas y el portátil.
- Deja libre el espacio del escenario y coloca las sillas antes de montar la decoración. Comprueba que los cables queden cubiertos con alfombrillas y que haya al menos un pasillo despejado hacia la entrada.
- Enfría las bebidas varias horas antes y prepara los aperitivos con tiempo suficiente para no cocinar durante las actuaciones. Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y añade agua y opciones sin alcohol.
- No dejes la recepción para el último momento: prepara el guardarropa, las tarjetas de nombre y la lista definitiva antes de abrir la sala. Haz una breve prueba de cada actuación y del micrófono justo antes de recibir al primer invitado.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de variedades?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar la sala, enviar invitaciones y recopilar actuaciones. Cierra la lista de invitados y las preferencias dietéticas unos 10 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una fiesta de variedades?
- Reserva entre 3 y 4 horas el mismo día para colocar mesas y sillas, montar el escenario, conectar el sonido, instalar la iluminación y preparar el bufé. Añade 30 minutos para probar las actuaciones y los micrófonos.
- ¿Cuántos micrófonos hacen falta para una fiesta de variedades?
- Depende del programa, pero conviene contar con un micrófono para el presentador y otro para las actuaciones que lo necesiten. Comprueba todo con el equipo de sonido al menos 30 minutos antes de abrir la sala.
- ¿Cuánta bebida comprar para una fiesta de variedades?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y alrededor de 1 bebida por persona por cada hora adicional. Enfría las bebidas varias horas antes y reserva una parte para reponer la mesa durante el evento.
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