Checklist pour organiser une soirée variée

Une soirée variée demande plus qu’une salle et quelques animations. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, le programme, le son, l’éclairage et l’accueil sans laisser les derniers détails au hasard. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, des premières réservations jusqu’à l’arrivée des invités. Elle vous aide aussi à repérer ce qui est souvent oublié : les tests techniques, le vestiaire, les rallonges et le refroidissement des boissons.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver la salle et le matériel
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Fixer le programme et les spectacles
2 personnes
Désigner un animateur
Rassembler les spectacles et la musique
2 personnes
Tester la technique et les microphones
2 personnes
Établir la liste définitive des invités
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
Répéter brièvement les performances
3 personnes
Préparer l’entrée et le vestiaire
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Ouvrir le programme
Servir le café et le thé
3 personnes
Encadrer les premières prestations
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Accompagner les deuxièmes spectacles
2 personnes
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
Présenter le programme de la soirée
Fournir la musique
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration et l’éclairage
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Portant à vêtementsqté 2
Tables hautesqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Passe-câblesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Fond de scène
Badges nominatifsqté 80

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 6
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date et la salle avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez un délai de réponse d’au moins 10 à 14 jours pour établir la liste des invités et recueillir les besoins alimentaires.
Fixez le programme et désignez l’animateur au plus tard une semaine avant la soirée. Il pourra vérifier la durée de chaque spectacle, les transitions et l’ordre des interventions.
Testez les microphones, la table de mixage, l’ordinateur et les haut-parleurs avant l’ouverture de la salle. Prévoyez aussi des rallonges, des multiprises et des passe-câbles : ces éléments manquent souvent au moment du raccordement.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez séparément le buffet, la table des boissons, le café et le thé. Les verres, tasses, assiettes et couverts de service doivent être accessibles avant l’arrivée du premier invité.
Gardez au moins 60 à 90 minutes pour l’installation finale : tables, chaises, vestiaire, scène, éclairage, décoration et répétition rapide. N’attendez pas l’ouverture pour chercher les badges nominatifs ou libérer l’espace des spectacles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée variée ?: Comptez idéalement 3 à 4 semaines. Réservez la salle et le matériel dès que la date est fixée, puis gardez les 7 derniers jours pour confirmer les invités, le programme et les besoins alimentaires.
Quand envoyer les invitations pour une soirée variée ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la soirée et fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste définitive et d’adapter les achats.
Quand tester le matériel audio et les microphones ?: Faites un premier test au moins 3 jours avant, puis un contrôle sur place le jour même. Prévoyez 30 minutes supplémentaires pour régler les niveaux, brancher les rallonges et sécuriser les câbles.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez 60 à 90 minutes avant l’accueil des invités. Ce créneau couvre l’installation des tables et des chaises, du buffet, de l’éclairage, de la décoration, du vestiaire et une courte répétition.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.