Boerenmarkt organiseren: checklist en planning

Een boerenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en lokale producten regelen. Leg eerst datum, locatie en vergunningen vast, en werk daarna toe naar leveranciers, indeling, promotie en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om bevestigingen, voorraad, koeling en duidelijke prijskaartjes. Deze checklist helpt je de 72 taken in een logische volgorde af te werken, zodat leveranciers weten waar ze staan en bezoekers op de dag zelf soepel kunnen rondlopen en betalen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Marktvergunning controleren
Leveranciers benaderen
2 personen
Kramen en stands indelen
2 personen
Stroompunten inventariseren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposter verspreiden
2 personen
Online aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers definitief bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Marktplattegrond uitwerken
2 personen
Verkeersroute markeren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad herbruikbaar materiaal tellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Kramen ophalen
3 personen
Koelwaren koelen
2 personen
Producten sorteren
3 personen
Naambordjes voorbereiden
2 personen
Prijskaartjes maken
2 personen

Event

Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Kramen uitladen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Marktkramen indelen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Producten uitstallen
5 personen
Prijzen zichtbaar plaatsen
2 personen
Kassa's inrichten
2 personen
Contant geld klaarleggen
2 personen
Betaalapparaat testen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Leveranciers ontvangen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Verkoopkramen bemannen
8 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koelwaren controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten bijvullen
Voorraad aanvullen
2 personen
Leveranciers begeleiden
2 personen
Verkoop afsluiten
4 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Onverkochte producten verzamelen
4 personen
Servies afwassen
2 personen

Nazorg

Kramen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval opruimen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Koelboxen legen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Kramen retourneren
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Betaal- en kassagegevens veiligstellen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Kassatafelsaantal 3
Opbergkrattenaantal 20
Displayrekkenaantal 8
Houten kratjesaantal 24

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 3
Keukentangenaantal 6
Maatbekersaantal 4

Apparatuur

Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Betaalterminalsaantal 3
Kassa'saantal 3
Laptopsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Oplaadstationsaantal 3
Mobiele telefoonladersaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Marktvlaggenaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Naambordhoudersaantal 20
Prikbordstandaardsaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Houten wegwijzersaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handvegersaantal 6
Afvalbakkenaantal 10
Krukkenaantal 4

Overig

Pionnenaantal 20
Afzetlintrollenaantal 4
Kabelmattenaantal 8
Gereedschapskoffersaantal 2
Meetlintenaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6
Contantgeldkistjesaantal 3
Kleingeldbakjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de marktvergunning minimaal 8 weken vooraf. Kijk tegelijk naar verkeersmaatregelen, openingstijden en eventuele eisen voor voedselverkoop; die bepalen vaak ook je marktplattegrond.
Bevestig leveranciers uiterlijk 2 weken voor de markt opnieuw. Vraag dan meteen naar hun kraamruimte, stroombehoefte, aankomsttijd en dieet- of productinformatie die op naambordjes moet komen.
Maak de plattegrond niet alleen op basis van beschikbare kramen. Houd looproutes vrij, zet koelwaren dicht bij een stroompunt en plan koffie, thee en betaalpunten op plaatsen waar geen opstopping ontstaat.
Tel herbruikbare borden, kommen, bekers, kopjes en bestek minstens 7 dagen vooraf. Plan daarna boodschappen en reserveer extra serveerschalen, tangen en thermoskannen voor piekmomenten.
Plan de opbouw met concrete tijdvakken: marktkramen, tenten en stroom eerst, producten daarna. Haal verse producten zo laat mogelijk op en houd koelwaren tot het uitserveren in koelboxen of ijsboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boerenmarkt organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Leveranciers, vrijwilligers en promotie regel je daarna in de eerste 4 weken; bevestig alles opnieuw 2 weken voor de markt.
Hoeveel kramen heb ik nodig voor een boerenmarkt?: Dat hangt af van het aantal leveranciers en hun ruimtebehoefte. Reken per leverancier minimaal één afgesproken stand en maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf, inclusief ruimte voor looproutes, koffie en betaalterminals.
Wanneer moet ik verse producten voor een boerenmarkt ophalen?: Haal verse producten op de dag zelf zo kort mogelijk voor de opening op. Koelwaren bewaar je direct in koelboxen of ijsboxen en zet je pas vlak voor de verkoop op de kraam.
Wanneer maak ik prijskaartjes en naambordjes voor de markt?: Maak prijskaartjes en naambordjes 3 tot 5 dagen vooraf, zodra leveranciers en assortiment definitief zijn. Leg ze per kraam klaar en controleer op de ochtend zelf of prijzen, namen en dieetinformatie nog kloppen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.