Boerenmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw

Een boerenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en lokale producten regelen. Je moet de locatie, vergunningen, stroom, verkeersroute en leveranciers tijdig vastleggen. Daarna volgen de kraamindeling, promotie, bezoekersinformatie en de praktische opbouw op de dag zelf. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken, inclusief zaken die vaak pas op het laatste moment worden ontdekt, zoals kabels, koeling, parkeerborden en het aannemen van leveringen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunningen controleren
Marktlocatie bevestigen
Kramen reserveren
Stroompunten vastleggen
Leveranciers benaderen
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
Indeling van kramen maken
2 personen
Plattegrond uitwerken
Verkeersroute controleren
Parkeerborden regelen
Promotie online plaatsen
Weersverwachting controleren
Definitieve bezoekersinformatie sturen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Kramen uitzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Kraamkaarten plaatsen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Producten uitstallen
8 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffieapparaat vullen
Contantgeld klaarleggen
Kassa testen
2 personen

Event

Leveranciers ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Kramen bemannen
10 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Voorraad aanvullen
2 personen
Koelingen controleren
Toiletten schoonmaken
Verlichting controleren
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Verkoop afsluiten
2 personen

Nazorg

Kramen leeghalen
8 personen
Producten inpakken
6 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Afval afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Borden verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Kraamplankenaantal 24
Tafelkledenaantal 16
Kraamhoezenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 80
Vorkenaantal 150
Messenaantal 100
Lepelsaantal 120
Tangenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffieapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 6
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Megafoon
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Lichtslangenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Boerenmarktbannersaantal 6
Krijtbordenaantal 14
Krijtstiftenaantal 12
Bloembakkenaantal 10
Houten kratjesaantal 30
Jute tafellopersaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Schoonmaakspraysaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vergunningen, locatie, kramen en stroom uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer meteen hoeveel stroompunten beschikbaar zijn en waar verlengkabels en kabelmatten veilig kunnen liggen.
Maak 2 tot 3 weken vooraf een definitieve deelnemerslijst en kraamindeling. Zet leveranciers met verse producten, stroomgebruik of koeling niet ergens neer zonder hun aansluitingen en levertijden te controleren.
Stuur de definitieve bezoekersinformatie minimaal 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de verkeersroute, parkeermogelijkheden, starttijd, weersafspraken en eventuele dieet- of betaalinformatie.
Plan op de marktdag minstens 2 uur voor opening voor terreincontrole, het uitzetten van kramen, het opbouwen van partytenten en het plaatsen van tafels. Houd een aparte ontvangstplek vrij voor leveranciers die vroeg leveren.
Regel koffie, thee, bekers, servies en gekoelde opslag vóór de opbouw begint. Reken voor de eerste 2 uur op ongeveer 2 drankjes per bezoeker als er geen andere horecavoorziening is, en wijs één persoon aan voor de voorraad en leveringen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boerenmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met vergunningen, locatie, kramen en leveranciers. Plan de deelnemerslijst, promotie en indeling daarna in vaste stappen, zodat je uiterlijk 5 dagen voor de markt de bezoekersinformatie kunt versturen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een boerenmarkt op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur vóór opening voor terreincontrole, kramen, partytenten, tafels, stroom en bewegwijzering. Bij een grote markt of veel leveranciers is 3 tot 4 uur praktischer, vooral als leveringen tegelijk binnenkomen.
Hoeveel kramen heb ik nodig voor een boerenmarkt?: Het aantal kramen hangt af van het aantal deelnemers en de ruimte, maar plan per leverancier minimaal één kraam en controleer vooraf de benodigde breedte en diepte. Houd daarnaast ruimte vrij voor looppaden, afzetpalen, wachtrijen en eventuele partytenten.
Wat moet ik regelen voor stroom op een boerenmarkt?: Leg uiterlijk 4 weken vooraf vast hoeveel stroompunten er zijn en welke leveranciers ze gebruiken. Tel koffieapparaten, waterkokers, koelkasten, kassa's en pinapparaten mee en regel per aansluitpunt passende verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.