Organiser un marché fermier : la checklist complète

Un marché fermier demande une coordination précise entre les producteurs, le lieu et l’accueil du public. Commence par vérifier les autorisations et confirmer l’emplacement, puis réserve les stands et recense les besoins en électricité. À l’approche du jour J, répartis les exposants, prépare le plan de circulation et envoie les dernières informations aux visiteurs. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des démarches et à ne pas oublier l’installation, les livraisons ou les produits frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier les autorisations
Confirmer le lieu du marché
Réserver les stands
Répertorier les points d’alimentation électrique
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
Établir la répartition des stands
2 personnes
Élaborer le plan
Vérifier l’itinéraire de circulation
Prévoir les panneaux de stationnement
Publier la promotion en ligne
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations finales aux visiteurs
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Installer les stands
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les cartes de stand
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Disposer les produits
8 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Remplir la machine à café
Préparer la caisse en espèces
Tester la caisse
2 personnes

Événement

Accueillir les fournisseurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir les stands
10 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Réanimer les stocks
2 personnes
Vérifier les réfrigérateurs
Nettoyer les toilettes
Vérifier l'éclairage
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
8 personnes
Emballer les produits
6 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retirer les panneaux
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 4
Planches de standqté 24
Nappesqté 16
Housses de standqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 80
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 120
Pincesqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Enceintes portablesqté 2
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières du marché fermierqté 6
Panneaux en ardoiseqté 14
Marqueurs craieqté 12
Jardinièresqté 10
Caisses en boisqté 30
Chemins de table en juteqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Sprays nettoyantsqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence les autorisations et la réservation du lieu plusieurs semaines avant le marché : sans validation officielle, tu risques de devoir modifier le plan des stands au dernier moment.
Demande à chaque fournisseur ses besoins électriques au moment de l’inscription. Prévois ensuite les rallonges, multiprises et passe-câbles avant l’installation, plutôt que le matin même.
Envoie les informations finales aux visiteurs au moins 3 à 5 jours avant l’événement : accès, stationnement, itinéraire et éventuels changements liés à la météo.
Contrôle les livraisons et récupère les produits frais le jour prévu, avec un espace réfrigéré ou des glacières disponibles. Les produits sensibles ne doivent pas attendre plusieurs heures à température ambiante.
Prévois une phase d’installation d’au moins 2 heures avant l’ouverture pour monter les tentes, installer les tables, positionner les stands et sécuriser les câbles.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un marché fermier ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, confirmer le lieu, recruter les fournisseurs et traiter les inscriptions.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché fermier ?: Établis une première liste 3 à 4 semaines avant le marché et confirme les fournisseurs au plus tard 7 jours avant. Demande à ce moment leurs horaires d’arrivée, leurs besoins alimentaires et leurs besoins électriques.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Prévois au moins 2 heures avant l’accueil du public. Il faut monter les tentes, installer les tables et les équipements, répartir les stands, poser les panneaux et vérifier les itinéraires de circulation.
Quand vérifier la météo et prévenir les visiteurs ?: Consulte les prévisions 3 jours avant, puis fais une dernière vérification la veille. Envoie les informations finales aux visiteurs entre 3 et 5 jours avant et communique rapidement tout changement important.

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