Boerenkerstmarkt organiseren: complete checklist

Een boerenkerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstversiering. Je regelt tegelijk kraamhouders, vergunningen, marktindeling, vrijwilligers, eten en warme dranken. Begin met datum en locatie, werk daarna toe naar een vast draaiboek en plan de leveringen per kraam. In de laatste week verschuift de aandacht naar voorraad, versproducten, soep, broodjes en glühwein. Met deze checklist houd je overzicht over wat eerst moet gebeuren en wat je pas vlak voor de markt uitvoert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Marktindeling tekenen
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamhouders registreren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Muziekafspeellijst samenstellen
Leveringen voor kraamhouders plannen
Reserveringen maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten ophalen
2 personen
Voorraad sorteren
3 personen
Soep voorbereiden
3 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Glühwein voorbereiden
2 personen
Kerstversiering verzamelen
2 personen
Kraamnummers maken
Kassa's voorbereiden
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Kraamlocaties uitzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Marktkramen opstellen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kerstboom plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Kraamnummers plaatsen
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamhouders naar plek wijzen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Soep op temperatuur brengen
3 personen
Broodjes vullen
3 personen
Glühwein opwarmen
2 personen
Kassa's vullen met wisselgeld
2 personen
Entree en informatie inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Opening bezoekersontvangst
3 personen
Entree bemannen
2 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Glühwein serveren
3 personen
Soep serveren
3 personen
Broodjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
Muziek verzorgen
Kerstman ontvangen
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Kassa's afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Kraamhouders laten uitladen
2 personen

Nazorg

Etenswaren veilig opbergen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Verlichting afkoppelen
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Marktkramen afbreken
6 personen
Terrein vegen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 4
Marktkraamaantal 20
Klaptafelaantal 12
Biertafelsetaantal 8
Klapstoelaantal 80
Barkrukaantal 12
Kledingrekaantal 8
Afzetpaalaantal 12
Wegwijzerbordaantal 10

Servies

Koffiekopaantal 120
Theeglasaantal 80
Wijnglasaantal 120
Bierglasaantal 100
Soepkomaantal 150
Dinerbordaantal 150
Gebaksbordaantal 120
Besteksetaantal 180
Opscheplepelaantal 12
Serveertangaantal 10
Mokaantal 80

Keuken

Soepketelaantal 3
Glühweinpanaantal 2
Koffiezetapparaataantal 3
Waterkokeraantal 3
Koelboxaantal 6
Snijplankaantal 8
Koksmesaantal 6
Mengkomaantal 6
Maatbekeraantal 4
Thermoskanaantal 8
Serveerschaalaantal 12
Warmhoudbakaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukentangaantal 8

Apparatuur

Mobiele betaalterminalaantal 3
Kassaboxaantal 3
Muntgeldbakaantal 3
Speakeraantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengkabelaantal 8
Stekkerdoosaantal 8
Kabelmataantal 12
Powerbankaantal 4

Verlichting

Lichtsnoeraantal 12
Ledlampaantal 20
Ledspotaantal 8
Batterijlantaarnaantal 12

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstbalaantal 80
Kerstslingeraantal 20
Kerstkransaantal 6
Strobaalaantal 20
Houten krataantal 30
Krijtbordaantal 12
Prijsbekersaantal 6
Tafelloperaantal 20
Prikkabelaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilaantal 4
Emmeraantal 6
Afvalbakaantal 12
Afvalgrijperaantal 3
Handvegeraantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Eerstehulpsetaantal 2
Brandblusseraantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de marktindeling vroeg vast en geef elke kraam een nummer. Plan ook ruimte voor de partytent, afzetpalen, wegwijzerborden en een aparte plek voor soep, koffie en glühwein.
Benader kraamhouders ruim vóór je promotie start en registreer hun aanmeldingen in één overzicht. Noteer per deelnemer de benodigde marktkraam, tafelruimte, levering en eventuele dieetwensen.
Controleer vergunningen en reserveringen niet pas in de laatste week. Zet hiervoor een controlemoment minimaal 6 weken voor de markt in je planning, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende gegevens aan te vullen.
Maak voor warme dranken een aparte voorraadcontrole: tel koffiekoppen, theeglazen, mokken, thermoskannen, de koffiezetapparaat en waterkoker. Voor soep en glühwein heb je naast de ketel of pan ook voldoende kommen, glazen en opscheplepels nodig.
Plan de laatste boodschappen in twee momenten: houdbare voorraad enkele dagen vooraf en versproducten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas de inzet van partytent, tafels en stoelen daarop aan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een boerenkerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en kraamhouders. Plan de promotie en aanmeldingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor de markt de indeling en vrijwilligers kunt vastleggen.
Wanneer moet ik kraamhouders benaderen voor een boerenkerstmarkt?: Benader kraamhouders bij voorkeur 8 weken vooraf en geef een duidelijke aanmeldtermijn van 3 tot 4 weken. Zo heb je nog minstens 2 weken om de marktindeling, kraamnummers en leveringen te plannen.
Wanneer moet ik soep en glühwein voorbereiden?: Bereid de soep en glühwein zo veel mogelijk op de dag zelf voor, zodat smaak en temperatuur goed blijven. Zet de boodschappen en niet-bederfelijke ingrediënten uiterlijk 2 dagen vooraf klaar en haal versproducten maximaal 1 dag vooraf op.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een boerenkerstmarkt op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw van marktkramen, tafels, tent, bewegwijzering, versiering en keukenpunten. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor een laatste controle van voorraad, kraamnummers en het draaiboek voordat bezoekers komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.