Checklist pour organiser un marché de Noël à la ferme

Un marché de Noël à la ferme demande une préparation coordonnée : trouver les exposants, organiser les stands, prévoir les repas et préparer l’accueil du public. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis avancez vers la logistique et la communication. Les dernières semaines servent surtout à traiter les inscriptions, planifier les livraisons et répartir les bénévoles. Le jour précédent, vérifiez les stocks, la météo et tout le matériel nécessaire au service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Composer la playlist
Planifier les livraisons pour les exposants
Faire les réservations
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Trier le stock
3 personnes
Préparer la soupe
3 personnes
Préparer les sandwichs
3 personnes
Préparer le vin chaud
2 personnes
Rassembler les décorations de Noël
2 personnes
Créer les numéros de stand
Préparer les caisses
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Délimiter les emplacements des stands
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les stands du marché
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le sapin de Noël
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer les numéros de stand
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Réchauffer la soupe
3 personnes
Garnir les sandwichs
3 personnes
Réchauffer le vin chaud
2 personnes
Approvisionner les caisses en monnaie
2 personnes
Aménager l'entrée et l'accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueil des visiteurs à l’ouverture
3 personnes
Tenir l'entrée
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir du vin chaud
3 personnes
Servir la soupe
3 personnes
Servir des sandwiches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
Fournir la musique
Accueillir le Père Noël
2 personnes
Animer la remise des prix
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Fermer les caisses
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Faire décharger les exposants
2 personnes

Suivi

Ranger les aliments en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Débrancher l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Démonter les stands du marché
6 personnes
Balayer le site
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 4
Stand de marchéqté 20
Table plianteqté 12
Ensemble de table de bièreqté 8
Chaise plianteqté 80
Tabouret de barqté 12
Portant à vêtementsqté 8
Poteau de balisageqté 12
Panneau indicateurqté 10

Vaisselle

Tasse à caféqté 120
Verre à théqté 80
Verre à vinqté 120
Verre à bièreqté 100
Bol à soupeqté 150
Assiette de dînerqté 150
Assiette à gâteauqté 120
Set de couvertsqté 180
Cuillère de serviceqté 12
Pince de serviceqté 10
Tasseqté 80

Cuisine

Marmite à soupeqté 3
Marmite à vin chaudqté 2
Machine à caféqté 3
Bouilloireqté 3
Glacièreqté 6
Planche à découperqté 8
Couteau de chefqté 6
Saladierqté 6
Tasse à mesurerqté 4
Thermosqté 8
Plat de serviceqté 12
Bac de maintien au chaudqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pince de cuisineqté 8

Équipement

Terminal de paiement mobileqté 3
Caisseqté 3
Tiroir à monnaieqté 3
Conférencierqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallonge électriqueqté 8
Multipriseqté 8
Tapis de câbleqté 12
Batterie externeqté 4

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 12
Lampe LEDqté 20
Projecteur LEDqté 8
Lanterne à pilesqté 12

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boule de Noëlqté 80
Guirlande de Noëlqté 20
Couronne de Noëlqté 6
Botte de pailleqté 20
Caisse en boisqté 30
Tableau à craieqté 12
Coupesqté 6
Chemin de tableqté 20
Guirlande lumineuseqté 6

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièreqté 4
Seauqté 6
Poubelleqté 12
Pince à déchetsqté 3
Balayetteqté 4
Gants de travailqté 12
Kit de premiers secoursqté 2
Extincteurqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le plan du marché au moins 3 semaines avant l’événement. Numérotez chaque stand et indiquez les emplacements de livraison afin d’éviter les allers-retours le matin même.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et logistiques dès l’inscription. Fixez une date limite, idéalement 10 jours avant le marché, pour pouvoir ajuster les achats et les réservations.
Prévoyez une équipe dédiée au service : la soupe, le vin chaud, le café et les sandwichs ne doivent pas dépendre des bénévoles chargés de l’accueil ou des stands. Établissez des relais de 2 heures pour couvrir toute la journée.
Contrôlez la vaisselle et le matériel de cuisine avant les courses : bols à soupe, verres, tasses, marmites, machine à café, bouilloire et thermos sont faciles à oublier jusqu’au moment du service.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant l’ouverture et adaptez l’installation des tentes, la signalétique et les zones d’attente. Imprimez le déroulé et les numéros de stand avant le jour J, avec quelques exemplaires de réserve.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël à la ferme ?: Commencez idéalement 3 à 4 mois avant la date prévue. Les autorisations, les exposants et les réservations de matériel doivent être lancés en premier, puis la promotion peut commencer dès que le lieu et la date sont confirmés.
Combien de temps avant faut-il contacter les exposants ?: Contactez-les au moins 8 semaines avant le marché et fixez une date limite d’inscription environ 4 semaines avant. Gardez ensuite 10 jours pour confirmer les stands, les besoins alimentaires et les horaires de livraison.
Quand préparer la soupe et le vin chaud ?: Préparez la soupe et les bases du vin chaud le jour précédent lorsque les règles de conservation le permettent. Réchauffez et ajustez les quantités le jour même, idéalement 1 à 2 heures avant l’ouverture.
Que vérifier la veille d’un marché de Noël à la ferme ?: Vérifiez les prévisions météo, le plan des stands, les livraisons, les bénévoles et la liste des courses. Contrôlez aussi les boissons, la vaisselle, les marmites, les tables, les chaises et la signalétique avant l’arrivée des exposants.

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