Bauern-Weihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste

Ein Bauern-Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände und Lichterketten. Kläre zuerst Termin, Ort und Genehmigungen, bevor du Standbetreiber einlädst oder Werbung veröffentlichst. Danach folgen Marktaufteilung, Anmeldungen, Lieferungen und die Einteilung der Helfer. In der letzten Woche geht es um Wetter, Einkäufe, Suppe, Brötchen, Glühwein und eine klare Beschilderung vor Ort.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Genehmigungen prüfen
Marktaufteilung zeichnen
2 Personen
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Standbetreiber registrieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Musik-Playlist zusammenstellen
Lieferungen für Standbetreiber planen
Reservierungen vornehmen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Vorräte sortieren
3 Personen
Suppe vorbereiten
3 Personen
Brötchen vorbereiten
3 Personen
Glühwein vorbereiten
2 Personen
Weihnachtsdekoration sammeln
2 Personen
Stände nummerieren
Kassen vorbereiten
2 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Standorte der Stände festlegen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Marktstände aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Standnummern anbringen
2 Personen
Standbetreiber empfangen
3 Personen
Standbetreiber zum Platz weisen
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
Suppe auf Temperatur bringen
3 Personen
Brötchen füllen
3 Personen
Glühwein erwärmen
2 Personen
Kassen mit Wechselgeld auffüllen
2 Personen
Eingang und Information einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Eröffnung Besuchsempfang
3 Personen
Eingang besetzen
2 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Glühwein ausschenken
3 Personen
Suppe servieren
3 Personen
Brötchen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Toilettenanlagen prüfen
Musik organisieren
Weihnachtsmann empfangen
2 Personen
Preisverleihung betreuen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Kassen abschließen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Standbetreiber ausladen lassen
2 Personen

Nachbereitung

Lebensmittel sicher verstauen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Beleuchtung abkoppeln
3 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Marktstände abbauen
6 Personen
Gelände fegen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 4
MarktstandAnz. 20
KlapptischAnz. 12
BierzeltgarniturAnz. 8
KlappstuhlAnz. 80
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12
WegweiserAnz. 10

Geschirr

KaffeetasseAnz. 120
TeeglasAnz. 80
WeinglasAnz. 120
BierglasAnz. 100
SuppenschüsselAnz. 150
SpeisetellerAnz. 150
GebäcktellerAnz. 120
BestecksetAnz. 180
SchöpfkelleAnz. 12
ServierzangeAnz. 10
BecherAnz. 80

Küche

SuppenkesselAnz. 3
GlühweinpfanneAnz. 2
KaffeemaschineAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxAnz. 6
SchneidebrettAnz. 8
KochmesserAnz. 6
MischschüsselAnz. 6
MessbecherAnz. 4
ThermoskanneAnz. 8
ServierplatteAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchenzangeAnz. 8

Ausstattung

Mobiles ZahlungsterminalAnz. 3
KassaboxAnz. 3
MünzgeldkasseAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
SteckdosenleisteAnz. 8
KabelmatteAnz. 12
PowerbankAnz. 4

Beleuchtung

LichterketteAnz. 12
LED-LampeAnz. 20
LED-SpotAnz. 8
BatterielaterneAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbaumAnz. 2
WeihnachtskugelAnz. 80
WeihnachtsgirlandeAnz. 20
WeihnachtskranzAnz. 6
HeuballenAnz. 20
HolzkisteAnz. 30
KreidetafelAnz. 12
PokalpreiseAnz. 6
TischläuferAnz. 20
LichterketteAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
WischmoppAnz. 4
EimerAnz. 6
MülleimerAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 3
HandfegerAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
Erste-Hilfe-SetAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Standaufteilung, bevor du Zusagen verschickst. Nummerierte Stände, Wegweiser und Absperrpfosten verhindern am Aufbautag unnötige Rückfragen.
Hole Ernährungswünsche nicht erst beim Essen ab. Erfasse sie mit der Anmeldung und prüfe die Mengen für Suppe, Brötchen und Gebäck spätestens vor dem Einkauf.
Plane Lieferungen der Standbetreiber nach Zeitfenstern. So blockieren nicht mehrere Fahrzeuge gleichzeitig den Aufbau und die Stände können in der vorgesehenen Reihenfolge eingerichtet werden.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag und kontrolliere, ob Festzelt, Sitzplätze und warme Getränke einsatzbereit sind. Glühweinpfanne, Suppenkessel, Kaffeemaschine und Thermoskannen gehören dabei zur praktischen Kontrolle.
Teile Freiwillige mit festen Zeiten und Aufgaben ein. Eine Person sollte am Eingang beziehungsweise bei den Wegweisern ansprechbar sein, während andere Ausgabe, Nachschub und Abbau übernehmen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Bauern-Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Genehmigungen. Standbetreiber, Helfer und Werbung solltest du anschließend nicht erst in der letzten Woche anfragen.
Wann sollte ich die Standbetreiber für den Weihnachtsmarkt kontaktieren?: Kontaktiere sie etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Markt und setze eine feste Anmeldefrist. So bleiben mindestens 2 Wochen für Rückfragen, Standnummern und die Marktaufteilung.
Wie viel Glühwein brauche ich pro Person?: Rechne für die ersten zwei Stunden mit etwa 2 bis 3 Bechern pro erwachsener Person und plane bei kaltem Wetter Reserve ein. Die genaue Menge hängt von Besucherzahl, Ausschankdauer und weiteren Getränken ab.
Was muss ich am Tag vor dem Bauern-Weihnachtsmarkt erledigen?: Prüfe Wetter, Einkaufsliste und Lieferzeiten, sortiere Vorräte und bereite Suppe, Brötchen und Glühwein so weit wie möglich vor. Drucke außerdem das Drehbuch aus und kontrolliere Stände, Nummern und Beschilderung.

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