Boerderijproeverij organiseren: checklist en planning
Een boerderijproeverij staat of valt met een logische route, tijdige reserveringen en een goede voorbereiding van producten. Leg eerst datum, programma, leveranciers en locatie vast; werk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en tafelindeling uit. Controleer vooraf stroompunten, tenten, tafels en glaswerk, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Deze checklist helpt je van eerste planning tot gekoelde dranken, gelabelde allergenen en ingerichte proeftafels.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Leveranciers en boerderijen selecteren
2 personen
Proefproducten reserveren
Locatie en stroom controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Proefroute en tafelindeling maken
2 personen
Borden en menukaarten ontwerpen
Bezoekerslijst en dieetlijst afronden
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Proefproducten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Brood en kaas voorbereiden
2 personen
Dips en smeersels bereiden
2 personen
Allergenenlabels schrijven
Servies en glaswerk klaarzetten
2 personen
Terrein en terras inspecteren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Proeftafels inrichten
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting en muziek testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en proeverijen klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
2 personen
Proefroute toelichten
Proefproducten presenteren
3 personen
Hapjes en brood bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Tafels schoon en veilig houden
2 personen
Afvalbakken legen
Koffie en thee serveren
Afscheid en restproducten verdelen
2 personen
Nazorg
Servies afwassen
3 personen
Proefstations afbreken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 55
- Buffettafelsaantal 2
- Statafelsaantal 4
Servies
- Bordenaantal 70
- Kommetjesaantal 30
- Koffiekopjesaantal 35
- Waterglazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 60
- Koffielepelsaantal 40
- Tafelmessenaantal 60
- Tafvorkenaantal 60
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 10
- Serveerplankenaantal 12
- Schaaltjesaantal 20
- Maatbekersaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draadloze speaker
Decoratie
- Menubordenaantal 8
- Allergenenkaartjesaantal 40
- Tafelkledenaantal 10
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afwasteilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de proefroute vóór je de tafels neerzet. Geef elke boerderij of productgroep een eigen tafel en houd ruimte vrij voor een duidelijke looprichting; zo ontstaan er minder opstoppingen bij het buffet.
- Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en maak de bezoekers- en dieetlijst enkele dagen vooraf definitief. Schrijf allergenenkaartjes niet pas tijdens de ontvangst, maar zodra de proefproducten zijn vastgesteld.
- Controleer de stroom op locatie vóór je koffiezetapparaten, waterkokers en koeling plant. Tel het aantal benodigde verlengkabels en stekkerdozen en leg kabels langs de rand van het terrein, niet door de looproute.
- Haal gekoelde proefproducten zo laat mogelijk op en zet dranken direct koud. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en controleer of je koelboxen groot genoeg zijn.
- Zet servies, glaswerk en serveermateriaal per proeftafel klaar voordat de bezoekers komen. Leg per tafel borden, kommetjes, messen, vorken, serveerlepels en planken bij elkaar; dat voorkomt heen en weer lopen tijdens de proeverij.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een boerderijproeverij organiseren?
- Leg datum, locatie en leveranciers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de proeverij.
- Hoeveel drank moet ik voorzien bij een boerderijproeverij?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur van het programma. Zet water naast de proefproducten en koel de dranken uiterlijk op de ochtend zelf.
- Wanneer moet ik dieetwensen en allergieën verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct mee bij de uitnodiging en verwerk wijzigingen tot uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Rond daarna de dieetlijst af en maak voor elk relevant product een zichtbaar allergenenkaartje.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?
- Plan minimaal 3 uur voor het inspecteren van het terrein, opbouwen van partytenten, plaatsen van tafels en stoelen en inrichten van buffet en proeftafels. Haal verse producten pas op nadat de basisopstelling klaarstaat.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!