Checklist pour organiser une dégustation à la ferme

Une dégustation à la ferme demande plus qu’une sélection de bons produits. Il faut coordonner les fermes et fournisseurs, les inscriptions, les régimes alimentaires et le parcours entre les tables. Prévoyez aussi le temps de refroidir les boissons, de préparer les produits et d’installer les tentes avant l’arrivée des visiteurs. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au buffet et au point boissons prêts à accueillir le public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Sélectionner les fournisseurs et les fermes
2 personnes
Réserver des produits de dégustation
Vérifier le site et l’alimentation électrique
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le parcours de dégustation et la répartition des tables
2 personnes
Concevoir les panneaux et les menus
Finaliser la liste des visiteurs et la liste des régimes alimentaires
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits de dégustation
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer le pain et le fromage
2 personnes
Préparer les dips et tartinades
2 personnes
Rédiger les étiquettes d’allergènes
Préparer la vaisselle et la verrerie
2 personnes
Inspecter le terrain et la terrasse
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager les tables de dégustation
3 personnes
Installer le buffet et le point boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les dégustations
3 personnes
Installer la table d’accueil
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
2 personnes
Expliquer le parcours de dégustation
Présenter les produits de dégustation
3 personnes
Réapprovisionner les en-cas et le pain
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Garder les tables propres et sûres
2 personnes
Vider les poubelles
Servir le café et le thé
Dire au revoir et répartir les restes
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les postes de dégustation
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 55
Tables de buffetqté 2
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 70
Petits bolsqté 30
Tasses à caféqté 35
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 40
Couteaux de tableqté 60
Fourchettes de tableqté 60

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Cuillères de serviceqté 10
Planches de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Verres doseursqté 3
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte sans fil

Décoration

Panneaux de menuqté 8
Cartes des allergènesqté 40
Nappesqté 10
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de contacter les fermes : gardez au moins 4 à 6 semaines pour confirmer les produits, les tables de dégustation et les fournisseurs.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement. Utilisez la liste finale des visiteurs pour vérifier les régimes alimentaires et préparer les étiquettes d’allergènes sans improviser le jour même.
Prévoyez une vraie plage de préparation le matin : les fruits et légumes doivent être lavés, le pain et le fromage découpés, et les dips et tartinades installés avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Vérifiez le terrain, la terrasse et l’alimentation électrique avant de monter les tentes. Comptez les rallonges et multiprises nécessaires pour les machines à café, les bouilloires et l’enceinte.
Organisez le parcours de dégustation et la répartition des tables avant l’installation. Placez les panneaux de menu et les cartes d’allergènes à hauteur des yeux, puis gardez les boissons dans les glacières jusqu’au dernier moment.

Questions fréquentes

Quand réserver les produits pour une dégustation à la ferme ?: Réservez les produits de dégustation au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Confirmez ensuite les quantités et les horaires de retrait 7 jours avant l’événement.
Combien de temps faut-il pour installer une dégustation à la ferme ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour inspecter le terrain, monter les tentes, installer les tables et préparer le buffet. Ajoutez 30 minutes pour les dernières vérifications avant l’arrivée des visiteurs.
Quand demander les allergies et régimes alimentaires des visiteurs ?: Demandez ces informations dès l’inscription et fixez une date limite 7 jours avant l’événement. Finalisez la liste des régimes et les étiquettes d’allergènes au plus tard 48 heures avant.
Quand refroidir les boissons pour une dégustation à la ferme ?: Mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant le début, ou la veille si les glacières sont assez grandes. Gardez une partie des bouteilles en réserve pour éviter de manquer pendant la dégustation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.