LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Boerderij open dag organiseren: checklist en planning

Een boerderij open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen bezoekers uitnodigen. Je regelt een veilige route langs dieren, een duidelijke parkeer- en ontvangstplek en een programma dat vrijwilligers kunnen uitvoeren. Plan rondleidingen vooraf, controleer stroompunten en zet materialen op tijd klaar. Met deze checklist werk je van datum en aanmeldingen naar terrein, catering en de laatste controle op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Bezoekerscapaciteit bepalen

    2 personen

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Rondleidingen plannen

    2 personen

  • Leveringen reserveren

  • Stroompunten controleren

    2 personen

  • Terrein en dierenzones inspecteren

    3 personen

  • Veilige looproute bepalen

    2 personen

  • Parkeerroute uitwerken

    2 personen

  • Rondleidingsborden maken

    2 personen

  • Programmaposters maken

    2 personen

  • Dierenverblijven controleren

    3 personen

  • Dierenverblijven schoonmaken

    3 personen

  • Terrein maaien en vegen

    3 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Routepijlen klaarleggen

  • Aanmeldlijst afdrukken

  • Weersverwachting controleren

  • Terrein afzetten

    4 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

  • Buffet opbouwen

    3 personen

  • Koffiepunt installeren

    2 personen

  • Koelpunten vullen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Informatieborden plaatsen

    2 personen

  • Parkeerborden plaatsen

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • EHBO-materiaal klaarleggen

  • Dierenverzorgers briefen

    3 personen

  • Rondleiders briefen

    4 personen

  • Gastontvangers instrueren

    3 personen

  • Geluid en microfoon testen

    2 personen

  • Laatste veiligheidsronde lopen

    3 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Aanmeldingen afvinken

    2 personen

  • Programma toelichten

    2 personen

  • Rondleidingen begeleiden

    4 personen

  • Dieren voeren demonstreren

    3 personen

  • Kinderactiviteiten begeleiden

    4 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Koffie en thee bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Tafels tussentijds afruimen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten tussentijds controleren

  • Looproutes vrijhouden

    2 personen

  • Dierenwelzijn controleren

    2 personen

  • Fotohoek begeleiden

  • Laatste bezoekers informeren

    2 personen

  • Bezoekers uitgeleiden

    3 personen

  • Dieren terugbrengen

    3 personen

Nazorg

  • Buffet afsluiten

    2 personen

  • Dranken opruimen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Tafels en stoelen afbreken

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Terrein schoonmaken

    4 personen

  • Dierenzones nalopen

    2 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voedsel opslaan

    2 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Tafelsaantal 10
  • Klapstoelenaantal 80
  • Buffettafelsaantal 3
  • Krukkenaantal 12
  • Ontvangsttafel
  • Kledingrekkenaantal 2

Servies

  • Herbruikbare bordenaantal 120
  • Herbruikbare kommenaantal 80
  • Glazenaantal 150
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Messenaantal 120
  • Vorkenaantal 120
  • Lepelsaantal 100
  • Opscheplepelsaantal 12

Keuken

  • Thermoskannenaantal 6
  • Waterkokersaantal 2
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveerbladenaantal 6
  • Tangenaantal 8
  • Maatbekersaantal 3
  • Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

  • Partyspeakersaantal 2
  • Draadloze microfoon
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Kabelgotenaantal 8
  • Pionnenaantal 20
  • Afzetlintaantal 4
  • Dranghekkenaantal 12
  • Routebordenaantal 15
  • Klembordenaantal 4
  • Pennenaantal 20
  • Naamstickersaantal 150
  • Portofoonsaantal 6
  • Megafon
  • EHBO-koffer
  • Zaklampenaantal 6
  • Handwasstationsaantal 3
  • Speelstroaantal 8
  • Kruiwagensaantal 2

Verlichting

  • Slingerverlichtingaantal 6
  • Buitenlampenaantal 8

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 10
  • Ballonnenaantal 100
  • Tafelkledenaantal 12
  • Boerderijbordenaantal 8
  • Krijtbordenaantal 6
  • Krijtstiftenaantal 12
  • Bloemstukkenaantal 6

Schoonmaak

  • Emmersaantal 6
  • Bezemsetsaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 12
  • Afvalbakkenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Maak uiterlijk enkele weken vooraf een programma met vaste rondleidingsblokken en wijs per blok een vrijwilliger aan. Zo voorkom je dat bezoekers tegelijk bij de dierenverblijven aankomen.
  • Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en druk de aanmeldlijst uiterlijk de dag ervoor af. Noteer ook wie nog niet heeft betaald of bevestigd, als dat van toepassing is.
  • Controleer vóór het evenement alle dierenzones, looproutes en afzettingen. Houd bezoekers weg van plekken waar dieren of voertuigen onverwacht kunnen bewegen.
  • Test minstens één dag vooraf de stroompunten met verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten en geluidsapparatuur. Leg kabels niet los over de bezoekersroute.
  • Zet op de ochtend zelf eerst routepijlen, rondleidingsborden en programmaposters neer voordat je de catering opbouwt. Koude dranken kunnen daarna in koelboxen en warme dranken in thermoskannen klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boerderij open dag?
Plan minimaal één vrijwilliger bij de ontvangst, één per rondleiding en één persoon voor catering en praktische vragen. Voor drie gelijktijdige rondleidingen heb je dus minstens vijf vaste vrijwilligers nodig, exclusief hulp bij opbouw en opruimen.
Wanneer moet je een boerderij open dag organiseren?
Leg datum en programma bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en de vrijwilligersindeling uiterlijk 1 week voor de open dag kunt afronden.
Hoe maak je een veilige route langs dierenverblijven?
Loop de route minimaal 2 keer vooraf: eerst op veiligheid en daarna met de verwachte bezoekersstroom in gedachten. Zet gevaarlijke of afgesloten zones af en plaats routepijlen en borden op elk punt waar bezoekers kunnen afwijken.
Hoeveel eten en drinken moet je voorzien voor een boerderij open dag?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en vul daarna aan op basis van de aanmeldingen. Voorzie bij hapjes ten minste 3 kleine porties per persoon en houd aparte opties klaar voor verzamelde dieetwensen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!