Checklist pour organiser une journée portes ouvertes à la ferme

Une journée portes ouvertes à la ferme demande plus qu’un espace propre et quelques visites guidées. Il faut limiter le nombre de visiteurs, organiser les inscriptions, sécuriser le parcours près des animaux et répartir les bénévoles par créneau. Prévoyez aussi les repas, les boissons, le stationnement et une solution en cas de pluie. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières décisions au balisage du site le jour venu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Réserver les livraisons
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Inspecter le site et les zones des animaux
3 personnes
Définir un trajet sécurisé
2 personnes
Élaborer l’itinéraire de stationnement
2 personnes
Créer les panneaux de visite guidée
2 personnes
Créer les affiches du programme
2 personnes
Vérifier les enclos des animaux
3 personnes
Nettoyer les enclos d’animaux
3 personnes
Tondre et balayer le terrain
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les flèches d'itinéraire
Imprimer la liste des inscriptions
Vérifier les prévisions météo
Balisage du site
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Installer le point café
2 personnes
Remplir les points de fraîcheur
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Briefer les soigneurs
3 personnes
Briefer les guides
4 personnes
Informer les hôtes d’accueil
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Démontrer l’alimentation des animaux
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Vérifier le bien-être animal
2 personnes
Animer le coin photo
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Ramener les animaux
3 personnes

Suivi

Fermer le buffet
2 personnes
Ranger les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier les zones animales
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 12
Table d’accueil
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Haut-parleurs de fêteqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Barrières de fouleqté 12
Panneaux de directionqté 15
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 150
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 6
Stations de lavage des mainsqté 3
Straw de jeuqté 8
Brouettesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Panneaux de fermeqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Compositions floralesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la capacité d’accueil et le programme, puis envoyez les invitations. Gardez une liste à jour des inscrits afin de connaître le nombre de visiteurs attendu et leurs besoins alimentaires.
Planifiez les visites guidées par groupes et par horaires plutôt que de laisser tout le monde circuler librement. Prévoyez au moins un bénévole à l’accueil, un guide et une personne pour surveiller les zones sensibles à chaque créneau.
Définissez un trajet sécurisé qui sépare les visiteurs des véhicules, des livraisons et des animaux. Installez les flèches, les panneaux du programme et le balisage avant l’arrivée du public, pas le matin même.
Contrôlez les points d’alimentation et les rallonges avant d’installer les machines à café, bouilloires, thermos et glacières. Faites ce test plusieurs jours avant pour avoir le temps de déplacer une prise ou de prévoir une solution différente.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin de l’événement. Les tentes, tables, chaises et zones de repas doivent être positionnées de façon à rester utilisables en cas d’averse ou de vent modéré.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance préparer une journée portes ouvertes à la ferme ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement les livraisons, les tentes et le matériel, puis gardez les 7 derniers jours pour le nettoyage, la signalétique et la confirmation des bénévoles.
Comment organiser les visites guidées dans une ferme ?: Répartissez les visiteurs en groupes avec des horaires précis, par exemple toutes les 30 à 45 minutes. Prévoyez 10 à 15 minutes entre deux groupes pour éviter les croisements et remettre les zones en ordre.
Que faut-il prévoir pour la sécurité des visiteurs près des animaux ?: Inspectez les enclos et le trajet au moins 48 heures avant l’ouverture, puis faites un dernier contrôle le jour même. Identifiez clairement les zones interdites et affectez au moins un bénévole à la surveillance des passages les plus fréquentés.
Quand préparer les boissons et les collations pour les portes ouvertes ?: Achetez les produits 2 à 3 jours avant et mettez les boissons au frais la veille. Préparez les collations le matin même ou au maximum 4 heures avant le début, selon leur mode de conservation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.