Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en la granja

Una jornada de puertas abiertas en una granja necesita más que preparar las zonas de animales. Hay que controlar el aforo, organizar las inscripciones, repartir voluntarios y marcar una ruta segura para los visitantes. El programa, la comida y el sonido deben estar listos antes de que llegue el primer grupo. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Determinar la capacidad de visitantes
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Planificar las visitas guiadas
2 personas
Reservar suministros
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Inspeccionar el recinto y las zonas de animales
3 personas
Definir una ruta segura
2 personas
Planificar la ruta de estacionamiento
2 personas
Crear señalización para la visita guiada
2 personas
Crear los carteles del programa
2 personas
Comprobar los recintos de los animales
3 personas
Limpiar los recintos de animales
3 personas
Cortar y barrer el terreno
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar flechas de ruta
Imprimir la lista de inscritos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Cerrar el recinto
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Instalar el punto de café
2 personas
Rellenar los puntos de refrigeración
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colocar señales de aparcamiento
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Informar a los cuidadores de animales
3 personas
Informar a los guías
4 personas
Instruir a los anfitriones de los invitados
3 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Demostrar cómo alimentar a los animales
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Comprobar el bienestar animal
2 personas
Atender el rincón fotográfico
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Devolver los animales
3 personas

Seguimiento

Cerrar el bufé
2 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Revisar las zonas de animales
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Retirar los residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 12
Mesa de recepción
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 120
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Termoscant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4

Equipo

Altavoces para fiestascant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 8
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Vallas de control de multitudescant. 12
Señales de rutacant. 15
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Pegatinas con nombrecant. 150
Walkie-talkiescant. 6
Megáfono
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 6
Puestos de lavado de manoscant. 3
Paja de juegocant. 8
Carretillascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de exteriorcant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Mantelescant. 12
Platos de granjacant. 8
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12
Arreglos floralescant. 6

Limpieza

Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Papeleracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Define el aforo antes de enviar las invitaciones y cierra las inscripciones cuando alcances la capacidad que puede recorrer la ruta con seguridad. Imprime la lista de inscritos el mismo día para controlar las llegadas.
Planifica las visitas guiadas por grupos y deja tiempo entre salidas. Asigna a cada voluntario una función concreta: recepción, ruta, animales, comida o aparcamiento.
Revisa con antelación todos los puntos de electricidad y prueba altavoces, micrófono, cables alargadores y regletas antes de montar el recinto. No esperes al comienzo del programa para descubrir que falta una conexión.
Comprueba el recorrido completo al menos un día antes: limpia los recintos, corta y barre el terreno y coloca las flechas de ruta. Repite la inspección la misma mañana, especialmente si ha llovido o se han movido vallas.
Compra y enfría las bebidas con tiempo, y prepara aperitivos teniendo en cuenta las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones. Reserva también carpas, mesas, sillas y material de servicio antes de fijar el montaje final.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en una granja?: Empieza al menos 4 semanas antes para fijar la fecha, preparar el programa y enviar las invitaciones. Deja la última semana para confirmar voluntarios, suministros, señalización y seguridad del recorrido.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para una jornada en la granja?: Ciérralas cuando se alcance el aforo definido y, como límite práctico, 2 o 3 días antes del evento. Así puedes imprimir la lista, recoger las preferencias dietéticas pendientes y organizar los grupos de visita.
¿Qué hay que revisar el día anterior a una jornada de puertas abiertas?: Comprueba los recintos de los animales, la ruta segura, el aparcamiento, las flechas y los carteles del programa. También prueba la electricidad y deja preparadas las mesas, carpas y zonas de recepción.
¿Cuándo se prepara la comida y se enfrían las bebidas?: Haz la compra y enfría las bebidas el día anterior siempre que sea posible. Prepara los aperitivos el mismo día, calcula las cantidades según las inscripciones y mantenlos cubiertos hasta el momento de servir.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.