Boeldag organiseren: checklist en planning

Een boeldag vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst locatie, vergunningen en inzendingen, daarna de indeling en materialen. Plan tijd voor het aannemen, sorteren en prijzen van goederen; dat duurt langer dan alleen de verkoop voorbereiden. Leg vooraf vast wie de kassa beheert, waar kwetsbare spullen komen en hoe vrijwilligers elkaar bereiken. Met deze checklist houd je 69 taken en 45 benodigde spullen overzichtelijk, van de eerste aankondiging tot het openen van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie definitief reserveren
Vergunningseisen controleren
Afvalinzameling regelen
Evenement aankondigen
2 personen
Flyers verspreiden
2 personen
Inbrengvoorwaarden publiceren
Verkopers aanmelden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Tafelindeling maken
Verkopersindeling bevestigen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
Kassaregels vastleggen
Voorraadlabels printen
2 personen
Promotieberichten herhalen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Contant wisselgeld ophalen
Materiaal verzamelen
3 personen
Goederen aannemen
4 personen
Goederen sorteren
5 personen
Artikelen prijzen
5 personen
Kwetsbare spullen apart zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Stroom en verlichting controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Looproutes vrijmaken
2 personen
Verkooptafels nummeren
2 personen
Goederen per tafel uitstallen
6 personen
Kassa inrichten
2 personen
Kassabonnen klaarleggen
Cafébalie inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Laatste tafels aanvullen
4 personen
Kassa openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Verkoop begeleiden
4 personen
Café bemannen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Goederen veilig verplaatsen
2 personen
Laatste verkoop aankondigen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Niet-verkochte spullen verzamelen
5 personen
Verkooptafels leegmaken
5 personen
Goederen teruggeven
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Catering opruimen
2 personen
Tafels en stoelen inklappen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie vegen en schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 4
Kleedtafelsaantal 4
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kassa'saantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Portofoonsaantal 4
Handkarrenaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Laddersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelbakkenaantal 4

Decoratie

Prijsetikettenaantal 500
Tafelnummersaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Infobordenaantal 4
Kleefbandaantal 8
Touwrollenaantal 3
Stiftenaantal 12
A4-kaarthoudersaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer de inbrengvoorwaarden zodra de locatie definitief is. Vermeld uiterlijk een week vóór de boeldag waar, wanneer en in welke staat goederen worden aangenomen, zodat je op de inleverdag niet ter plekke hoeft te beslissen.
Plan voor het aannemen, sorteren en prijzen van goederen minstens één apart werkblok van 3 uur. Houd kwetsbare spullen apart en gebruik prijsetiketten die duidelijk aan het artikel blijven zitten.
Maak de tafel- en verkopersindeling uiterlijk 3 dagen vooraf definitief. Reserveer ruimte voor kledingrekken, kleedtafels, voorraad en een vrije looproute; zet de indeling daarna direct naar alle verkopers door.
Tel het wisselgeld en controleer de kassa’s vóór het openen van de locatie. Wijs per kassa één verantwoordelijke aan en leg vooraf vast hoe prijzen, afronden en geldafdracht worden geregistreerd.
Zet op de opbouwdag alle stroompunten eerst uit voordat je koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen en andere apparatuur aansluit. Leg verlengkabels en stekkerdozen zo dat bezoekers er niet over kunnen struikelen en gebruik portofoons voor vragen tussen ingang, verkoop en opslag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boeldag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, vergunningseisen en aankondiging. Gebruik de laatste 7 dagen voor verkopersindeling, vrijwilligers, boodschappen, wisselgeld en materiaalcontrole.
Wanneer moet ik goederen voor een boeldag aannemen?: Plan het aannemen bij voorkeur 1 tot 2 weken vóór de verkoopdag, met een duidelijk tijdsblok van minstens 3 uur. Sorteer en prijs de goederen daarna zo snel mogelijk, zodat je geen grote voorraad op de laatste avond overhoudt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een boeldag?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst, 1 voor sorteren en prijzen, 1 voor de kassa en 1 voor de catering of voorraad. Bij meerdere verkooppunten heb je per extra kassa minstens 1 extra verantwoordelijke nodig.
Wanneer maak ik de tafelindeling voor een boeldag?: Maak de eerste indeling ongeveer 1 week vooraf en bevestig de definitieve plaatsen uiterlijk 3 dagen voor de boeldag. Controleer op de opbouwdag of tafels, kledingrekken, kleedtafels en looppaden passen zoals gepland.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.