Checklist pour organiser une vente aux enchères

Une vente aux enchères se prépare bien avant l’ouverture des portes : le lieu, les vendeurs, les lots et les règles de paiement doivent être prêts dans le bon ordre. Cette checklist couvre les 69 tâches du plan, de la réservation définitive à l’installation des tables et au tri des marchandises. Prévois aussi le matériel qui ralentit souvent la mise en place : étiquettes, monnaie, calculatrices, rallonges et chariots. Les dernières vérifications se concentrent sur les prix, les objets fragiles et l’affectation des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver définitivement le lieu
Vérifier les exigences de permis
Organiser l’enlèvement des déchets
Annoncer l'événement
2 personnes
Distribuer les flyers
2 personnes
Publier les conditions de participation
Inscrire les vendeurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Établir le plan de table
Confirmer l'affectation des vendeurs
Planifier les bénévoles
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer les listes de prix
2 personnes
Établir les règles de la caisse
Imprimer les étiquettes de stock
2 personnes
Répéter les messages promotionnels
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer la monnaie
Rassembler le matériel
3 personnes
Réceptionner les marchandises
4 personnes
Trier les marchandises
5 personnes
Tarifer les articles
5 personnes
Mettre à part les objets fragiles
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’électricité et l’éclairage
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Numéroter les tables de vente
2 personnes
Disposer les marchandises par table
6 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Préparer les tickets de caisse
Aménager le comptoir du café
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer les poubelles
2 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
3 personnes
Compléter les dernières tables
4 personnes
Ouvrir la caisse
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Accompagner les ventes
4 personnes
Tenir le café
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Déplacer les marchandises en toute sécurité
2 personnes
Annoncer la dernière vente
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Rassembler les articles invendus
5 personnes
Vider les tables de vente
5 personnes
Restituer les marchandises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Replier les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Balayer et nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 40
Portants à vêtementsqté 4
Tables de maquillageqté 4
Tables hautesqté 4

Équipement

Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Calculatricesqté 2
Talkies-walkiesqté 4
Chariots à mainqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Échellesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 6
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 6
Bacs isothermesqté 4

Décoration

Étiquettes de prixqté 500
Numéros de tableqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 4
Ruban adhésifqté 8
Rouleaux de cordeqté 3
Marqueursqté 12
Porte-cartes A4qté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réserve définitivement le lieu et vérifie les exigences de permis au moins 4 à 6 semaines avant la vente. Confirme aussi l’horaire d’ouverture et la possibilité d’installer les tables pliantes, les portants et les tentes de réception.
Inscris les vendeurs avec une date limite située 10 à 14 jours avant l’événement. Utilise ensuite les inscriptions pour établir le plan de table, confirmer l’emplacement de chacun et recueillir les besoins alimentaires.
Prépare les lots avant le jour J : imprime les étiquettes de stock, trie les marchandises, fixe les prix et mets les objets fragiles à part. Une étiquette par article ou lot évite les recherches au moment de la vente.
Établis les règles de caisse par écrit et récupère la monnaie la veille. Prévois au moins une calculatrice par caisse, des caisses séparées et une personne responsable des encaissements pendant chaque créneau.
Ouvre le lieu assez tôt pour réceptionner les marchandises, installer les tables et tester les rallonges, multiprises, machines à café et talkies-walkies. Garde des chariots à main et une boîte à outils près de l’entrée pour les ajustements de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une vente aux enchères ?: Commence 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu et vérifie les permis, puis lance l’annonce et les inscriptions des vendeurs.
Quand arrêter les inscriptions des vendeurs ?: Fixe la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement. Tu garderas ainsi le temps d’établir le plan de table, de confirmer les emplacements et d’organiser les bénévoles.
Combien de temps prévoir pour installer une vente aux enchères ?: Prévois au moins 3 heures avant l’ouverture si les marchandises arrivent sur place. Il faut réceptionner, trier, tarifer, étiqueter les articles et installer les tables, caisses et espaces de circulation.
Quand préparer la monnaie et les prix ?: Prépare les listes de prix et les règles de caisse 3 à 5 jours avant, puis récupère la monnaie la veille. Vérifie les étiquettes et les calculatrices le matin de la vente, avant l’arrivée du public.

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