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Flohmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Flohmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Ort, Genehmigungen und Entsorgung klären, dann Verkäufer anmelden und die Standordnung festlegen. In den letzten Tagen zählen bestätigte Aufstellungen, wiederholte Werbung, beschriftete Lagerbereiche und vorbereitetes Wechselgeld. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Ablauf für Warenannahme, Sortieren, Auszeichnen und den Aufbau. Diese Checkliste bündelt 69 Aufgaben und 45 benötigte Dinge für die Planung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Veranstaltungsort verbindlich reservieren

  • Genehmigungsanforderungen prüfen

  • Müllentsorgung organisieren

  • Veranstaltung ankündigen

    2 Personen

  • Flyer verteilen

    2 Personen

  • Einreichungsbedingungen veröffentlichen

  • Verkäufer anmelden

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

  • Verkäuferaufstellung bestätigen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Preisliste vorbereiten

    2 Personen

  • Kassenregeln festlegen

  • Lageretiketten drucken

    2 Personen

  • Werbebotschaften wiederholen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Bargeldwechselgeld abholen

  • Material sammeln

    3 Personen

  • Waren annehmen

    4 Personen

  • Waren sortieren

    5 Personen

  • Artikel bepreisen

    5 Personen

  • Empfindliche Gegenstände separat stellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Strom und Beleuchtung prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    5 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Laufwege freimachen

    2 Personen

  • Verkaufstische nummerieren

    2 Personen

  • Waren pro Tisch auslegen

    6 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Kassenzettel bereitlegen

  • Cafétheke einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks und belegte Brötchen vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

Event

  • Verkäufer empfangen

    3 Personen

  • Letzte Tische auffüllen

    4 Personen

  • Kasse öffnen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Verkauf begleiten

    4 Personen

  • Café besetzen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tische ordentlich halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Waren sicher transportieren

    2 Personen

  • Letzten Verkauf ankündigen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Nicht verkaufte Artikel einsammeln

    5 Personen

  • Verkaufstische leer räumen

    5 Personen

  • Waren zurückgeben

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    2 Personen

  • Tische und Stühle zusammenklappen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location fegen und reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 24
  • KlappstühleAnz. 40
  • KleiderständerAnz. 4
  • UmkleidetischeAnz. 4
  • StehtischeAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KassenAnz. 2
  • TaschenrechnerAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 4
  • HandkarrenAnz. 2
  • WerkzeugkistenAnz. 2
  • LeiternAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlwannenAnz. 4

Dekoration

  • PreisetikettenAnz. 500
  • TischnummernAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 4
  • KlebebandAnz. 8
  • SeilrollenAnz. 3
  • StifteAnz. 12
  • A4-KartenhalterAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandfegerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort verbindlich und prüfe Genehmigungen mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, wer Müll und übrig gebliebene Waren entsorgt.
  • Veröffentliche Anmeldebedingungen mit Frist, Standgröße und Aufbauzeit. Bestätige die Verkäuferaufstellung spätestens 7 Tage vorher, damit Nachmeldungen nicht den Tischplan durcheinanderbringen.
  • Plane die Tischordnung nach Warengruppen und Laufwegen, nicht erst beim Aufbau. Rechne zusätzlich 1 bis 2 Helfer für Anmeldung, Kasse und Warenannahme ein, damit eine einzelne Person nicht mehrere Stationen gleichzeitig betreut.
  • Bereite Preise, Etiketten und Kassenregeln vor, bevor die ersten Waren eintreffen. Hole Wechselgeld am Vortag ab und lege pro Kasse einen Taschenrechner sowie eine klare Regel für Preisnachlässe bereit.
  • Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Nimm Waren zuerst gesammelt an, sortiere empfindliche Gegenstände separat und beschrifte Lagerbereiche, damit Nachschub und Abbau nicht im Chaos enden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Flohmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Genehmigungen und Entsorgung. Die Verkäuferanmeldung sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin starten.
Wie viele Helfer braucht man für einen Flohmarkt?
Für einen kleinen Flohmarkt solltest du mindestens 4 Helfer einplanen: zwei für Aufbau und Warenannahme, eine Person für die Kasse und eine für Fragen und Ordnung. Bei mehreren Kassen oder getrennten Bereichen kommt pro zusätzlicher Station mindestens 1 Helfer dazu.
Wann sollte die Standordnung für den Flohmarkt fertig sein?
Erstelle den Tischplan 7 bis 10 Tage vor dem Flohmarkt und verschicke die bestätigte Aufstellung spätestens eine Woche vorher. So bleiben noch einige Tage für Absagen und Platzänderungen.
Wie viel Wechselgeld braucht man beim Flohmarkt?
Plane pro Kasse mindestens 80 bis 150 Euro Wechselgeld in kleinen Scheinen und Münzen ein, abhängig von erwarteter Besucherzahl und Preisniveau. Hole das Geld spätestens am Vortag ab und trenne es vom Einnahmengeld.

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