Wat heb je nodig voor een boekruilbeurs?
Voor een boekruilbeurs heb je meer nodig dan tafels en boeken. Richt de ruimte in met aparte plekken voor inname, sortering en ruilen, en zorg dat bezoekers hun boeken snel kunnen vinden. Denk ook aan ruilbonnen, labels, categoriekaarten en routebordjes; die worden vaak pas op de ochtend zelf gemist. Voor koffie en thee heb je kopjes, lepels, thermoskannen en voldoende water nodig. Gebruik deze lijst als basis en schaal aantallen op naar het aantal deelnemers.
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 50
- Informatiebalie
- Boekenkastenaantal 6
- Kleedtafelsaantal 2
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Boekscanner
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Theelepelsaantal 60
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 8
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
Decoratie
- Boekencategoriekaartenaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 4
- Plantenaantal 6
- Routebordjesaantal 10
- Pijlbordjesaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Catering
- Kannenaantal 4
- Suikerkommenaantal 4
- Melkkannenaantal 4
- Broodmandenaantal 4
- Naamkaartjeshoudersaantal 20
- Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Theezakjes - 2 dozen
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroen - 6 stuks
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Papieren servetten - 300 stuks
- Mini-kaasbroodjes - 100 stuks
- Mini-groentebroodjes - 100 stuks
- Hummus - 4 bakjes
- Komkommer - 4 stuks
- Wortels - 2 kilo
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 50 stuks
- Naturelchips - 6 zakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Zoutjes - 4 zakken
- Koekjes - 8 pakken
- Glutenvrije koekjes - 2 pakken
- Vegan koekjes - 2 pakken
- Koffiemelk - 2 pakken
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
- Sponzen - 6 stuks
- Rubberen handschoenen - 4 paar
- Toiletverfrisser - 2 stuks
Papierwaren
- Ruilbonnenaantal 500
- Boekenlabelsaantal 600
- Registratieformulierenaantal 150
- Programmaflyersaantal 200
- Pennenaantal 30
- Kleurstiftenaantal 24
- Notitieblokkenaantal 10
- Kleefbriefjesaantal 20
- Printpapieraantal 2
- Plakbandaantal 8
- Schilderstapeaantal 6
- Nietmachinesaantal 3
- Scharenaantal 6
- Ordnersaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsaantal 2
- Vuilnisbakkenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekrollenaantal 4
Transport
- Boekendozenaantal 40
- Krattenaantal 20
- Transportkarrenaantal 3
Tips
- Reken per bezoeker op 3 tot 5 boeken voor de ruilvoorraad. Reserveer daarnaast 10 tot 15 procent extra ruimte op de tafels voor boeken die nog binnenkomen.
- Zet per 20 bezoekers minstens 2 tafels klaar voor inname en sortering en 3 tot 4 tafels voor de boekencategorieën. Zo blijft de ruilbalie vrij van nieuwe aanvoer.
- Print ruilbonnen, boekenlabels en categoriekaarten uiterlijk 2 dagen vooraf. Neem 10 procent extra exemplaren mee voor fouten, beschadigde labels en onverwachte deelnemers.
- Voorzie per persoon 2 kopjes of glazen als er koffie, thee en water worden geschonken. Zet minstens 2 thermoskannen klaar en vul die vlak voor opening.
- Controleer 1 dag vooraf of printer, laptop, boekscanner, verlengkabels en stekkerdozen werken. Neem per aansluitpunt 1 extra verlengkabel mee als de tafels niet naast wandcontactdozen staan.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel boeken moet ik meenemen naar een boekruilbeurs?
- Neem meestal 3 tot 5 boeken per deelnemer mee. Voor 20 deelnemers betekent dat 60 tot 100 boeken; plan daarnaast ongeveer 10 procent extra tafelruimte voor boeken die later binnenkomen.
- Hoeveel tafels heb ik nodig voor een boekruilbeurs?
- Voor 20 bezoekers heb je ongeveer 5 tot 6 tafels nodig: 2 voor inname en sortering en 3 tot 4 voor de categorieën. Voeg een aparte tafel toe voor informatie of de ruilbalie als die niet met een bestaande tafel kan worden gecombineerd.
- Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een boekruilbeurs?
- Reken op 2 warme dranken per persoon bij een bijeenkomst van 2 tot 3 uur. Voor 20 bezoekers zijn dat ongeveer 40 koppen; houd 10 procent extra koffie, thee en heet water achter de hand.
- Wanneer moet ik labels en ruilbonnen printen?
- Print ze uiterlijk 2 dagen voor de beurs, nadat de ruilregels en categorieën definitief zijn. Maak 10 procent extra ruilbonnen en labels, zodat je op de dag zelf niets hoeft bij te drukken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!