Zo organiseer je een boekruilbeurs

Een boekruilbeurs staat of valt met duidelijke ruilregels en een logische indeling. Leg eerst locatie, datum en tijden vast en bepaal daarna hoeveel boeken en bezoekers je verwacht. Met een aanmeldformulier verzamel je niet alleen namen, maar ook dieetwensen en aantallen. Reserveer vervolgens tijd voor het ophalen, labelen en voorsorteren van boeken. Op de dag zelf werken een aparte innamebalie, ruilbalie en herkenbare categorieën sneller dan één algemene tafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
2 personen
3
Ruilregels opstellen
2 personen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie ophangen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers inplannen
2 personen
10
Boekenaantallen inventariseren
2 personen
11
Catering bestellen
12
Ruilbonnen printen
13
Routebordjes maken
14
Boekenlabels voorbereiden
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Boeken ophalen
3 personen
17
Boeken voorsorteren
4 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Tafels opstellen
4 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Boekencategorieën inrichten
5 personen
23
Innamebalie klaarzetten
2 personen
24
Ruilbalie klaarzetten
2 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Routebordjes plaatsen
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

29
Bezoekers ontvangen
3 personen
30
Boeken innemen en labelen
3 personen
31
Ruilbonnen uitgeven
2 personen
32
Bezoekers begeleiden
2 personen
33
Boekentafels aanvullen
3 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes aanvullen
2 personen
37
Niet-geruilde boeken markeren
2 personen
38
Ruilbalie sluiten
2 personen

Nazorg

39
Boeken inpakken
4 personen
40
Meubilair afbreken
4 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Boeken retourneren
3 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Overgebleven boeken wegbrengen
2 personen
47
Bezoekersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 50
Informatiebalie
Boekenkastenaantal 6
Kleedtafelsaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Boekscanner

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Theelepelsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Boekencategoriekaartenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 4
Plantenaantal 6
Routebordjesaantal 10
Pijlbordjesaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Catering

Kannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4
Melkkannenaantal 4
Broodmandenaantal 4
Naamkaartjeshoudersaantal 20
Boodschappen

Papierwaren

Ruilbonnenaantal 500
Boekenlabelsaantal 600
Registratieformulierenaantal 150
Programmaflyersaantal 200
Pennenaantal 30
Kleurstiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 10
Kleefbriefjesaantal 20
Printpapieraantal 2
Plakbandaantal 8
Schilderstapeaantal 6
Nietmachinesaantal 3
Scharenaantal 6
Ordnersaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 4

Transport

Boekendozenaantal 40
Krattenaantal 20
Transportkarrenaantal 3

Tips

Maak de ruilregels uiterlijk twee weken vooraf bekend. Vermeld hoeveel boeken iemand mag meenemen, wanneer boeken worden ingenomen en wat er met achterblijvende boeken gebeurt.
Plan de boekinname vóór de ruilbalie open gaat. Geef vrijwilligers labels, ruilbonnen en een vaste plek om boeken per categorie voor te sorteren; anders ontstaat er bij binnenkomst direct een stapel zonder overzicht.
Zet per categorie minstens één duidelijke tafel of boekenkast klaar en plaats route- en pijlbordjes vanaf de ingang. Bezoekers moeten zonder uitleg kunnen zien waar ze boeken inleveren, ruilen en drinken halen.
Maak de vrijwilligersindeling concreet met minimaal één persoon bij de innamebalie en één bij de ruilbalie. Regel daarnaast iemand voor koffie en thee, zodat de balies niet onbeheerd raken wanneer een vrijwilliger pauze neemt.
Zet koffie, thee en dranken pas kort voor opening klaar, maar test koffiezetapparaat, waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen eerder op de dag. Reken per aangemelde bezoeker op een kopje en houd extra kopjes en glazen apart voor piekmomenten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel boeken moet ik per bezoeker rekenen voor een boekruilbeurs?: Vraag bij de aanmelding hoeveel boeken deelnemers meenemen en inventariseer dat uiterlijk één week vooraf. Houd voor de inrichting rekening met het opgegeven aantal plus ongeveer 10 procent extra tafel- of kastruimte, zodat nieuwe boeken niet op de vloer belanden.
Hoe lang van tevoren moet ik de ruilregels voor een boekruilbeurs vastleggen?: Leg de ruilregels minimaal twee weken voor de beurs vast en zet ze in de uitnodiging en het aanmeldformulier. Zo kunnen deelnemers op tijd zien hoeveel boeken ze mogen inleveren en hoe de ruilbonnen werken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boekruilbeurs?: Plan bij een kleine beurs minimaal drie vrijwilligers: één voor de innamebalie, één voor de ruilbalie en één voor koffie, vragen en aanvullen. Bij meer dan 50 bezoekers voeg je per 25 bezoekers minstens één extra vrijwilliger toe.
Wanneer moet je boeken ophalen en voorsorteren?: Haal boeken uiterlijk één tot twee dagen vooraf op en sorteer ze vóór het opbouwen per categorie. Op de beursdag zelf blijft dan alleen het verwerken van late inleveringen over, in plaats van een volledige sorteerklus tijdens de opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.