Boekenvakcongres organiseren: checklist

Een boekenvakcongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet sprekers op tijd vastleggen, presentaties en bio’s verzamelen, aanmeldingen verwerken en dieetwensen controleren. Tegelijk moeten registratie, naamkaartjes, catering en audiovisuele techniek op elkaar aansluiten. Gebruik deze checklist als werkvolgorde: eerst datum, locatie en inhoud, daarna deelnemers en leveranciers, en in de laatste week vooral controleren, printen en briefen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekersgegevens verzamelen
Presentaties en bio's ontvangen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Naamkaartjes printen
2 personen
Programmafolders printen
2 personen
Bewegwijzering printen
Catering reserveren
Koffiepauze samenstellen
2 personen
Dinerbestelling bevestigen
Techniek reserveren
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Sprekersbriefing versturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Presentaties op laptop zetten
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dinerbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Programmafolders neerleggen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Registratie openen
3 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Openingssessie begeleiden
2 personen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Diner uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Avondsessie begeleiden
2 personen
Boekentafel bijvullen
Vragenmicrofoon rondbrengen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Sprekersbedankje versturen
Presentaties digitaal delen
Declaraties en facturen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Congrestafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 4
Spreektafel
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4
Wifi-hotspot

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Diepe bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Chafing dishesaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Schaaltjes voor dieetmaaltijdenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Naambadgehoudersaantal 120
Boekentafeldisplaysaantal 6
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Programmaboekjesaantal 120
Statafelrokkenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en zalen eerst vast. Reserveer per onderdeel voldoende tijd voor opbouw, registratie, koffiepauze, presentaties en eventuele wissels tussen zalen.
Vraag sprekers direct om hun bio, presentatietitel en definitieve presentatie. Stel een vaste aanlevertermijn in en controleer alle bestanden vooraf op de laptop waarmee ze worden getoond.
Sluit de deelnemersregistratie niet pas op de congresdag. Maak enkele dagen eerder een definitieve lijst, verwerk dieetwensen en druk daarna naamkaartjes, programmafolders en bewegwijzering.
Test de techniek in de daadwerkelijke opstelling. Controleer projector, scherm, microfoons, luidsprekers, mengpaneel, HDMI-adapters, verlengkabels en stekkerdozen; leg ook een presentatieklikker en powerbanks klaar.
Plan catering op basis van de definitieve deelnemerslijst. Stem koffiepauzes en diner af met de zaal en controleer vooraf of buffettafels, servies, waterglazen en voldoende zitplaatsen beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boekenvakcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Verstuur uitnodigingen zodra de hoofdlijnen vaststaan en plan de definitieve deelnemerslijst, catering en techniek in de laatste 1 à 2 weken.
Wanneer moeten sprekers hun presentatie voor een boekenvakcongres aanleveren?: Vraag presentaties en bio’s uiterlijk 7 dagen voor het congres op. Controleer de bestanden vervolgens enkele werkdagen vooraf op beeldverhouding, lettertypen, video’s en aansluitingen.
Wanneer maak je de definitieve deelnemerslijst voor een congres?: Maak de definitieve lijst 3 tot 5 werkdagen voor het congres. Dan kun je dieetwensen doorgeven, naamkaartjes printen en het aantal maaltijden, stoelen en programmamaterialen bevestigen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek op een congresdag?: Reserveer minimaal 2 uur voor opbouw en testen van projector, scherm, microfoons en geluid. Doe daarnaast vóór de start van elke zaal een korte controle van de presentatie, microfoon en klikker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.