Buchfachkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Buchfachkongress braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Programm, Referenten, Anmeldung und Technik voneinander abhängen. Lege zuerst Datum, Räume und Ablauf fest und bestätige danach Referenten, Catering und Technik. Vier bis sechs Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und Vortragunterlagen bereits laufen. Kurz vor dem Kongress geht es vor allem um Teilnehmerliste, Namensschilder, Programmhefte, Beschilderung und einen belastbaren Techniktest.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
Referenten ansprechen
2 Personen
Sprecherdaten sammeln
Präsentationen und Bios entgegennehmen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Namensschilder entwerfen
Namensschilder drucken
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Beschilderung drucken
Catering reservieren
Kaffeepause zusammenstellen
2 Personen
Abendessenbestellung bestätigen
Technik reservieren
Präsentationen sammeln
Präsentationen prüfen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Sprecherbriefing versenden
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Präsentationen auf den Laptop laden
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Abendbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Registrierung öffnen
3 Personen
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
Eröffnungssession begleiten
2 Personen
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Abendsession betreuen
2 Personen
Büchertisch auffüllen
Fragenmikrofon herumreichen
Abschluss ankündigen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Geräte einpacken
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Beschilderung entfernen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Dankeschön an die Sprecher versenden
Präsentationen digital teilen
Abrechnungen und Rechnungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
KongresstischeAnz. 12
RegistrierungstischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
BühnenelementeAnz. 4
Rednertisch
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 8

Ausstattung

LaptopAnz. 2
ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4
WLAN-Hotspot

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 120
Tiefe TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
Schälchen für DiätmahlzeitenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 20
NamensschildhalterAnz. 120
Büchertisch-DisplaysAnz. 6
FlipchartsAnz. 4
Flipchart-MarkerAnz. 20
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 120
StehtischhussenAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Staubsauger
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Räume und Technik nicht erst nach dem Versand der Einladungen: Für einen Kongress mit parallelen Vorträgen müssen Bestuhlung, Projektor, Leinwand, Mikrofone und passende HDMI-Adapter zusammenpassen.
Fordere von jedem Referenten spätestens 14 Tage vor dem Termin eine Kurzbiografie und die Präsentation an. Prüfe die Dateien anschließend auf Format, Seitenverhältnis, Ton und eingebettete Videos.
Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Kongress mit einer endgültigen Teilnehmerliste ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Abendessen und die Kaffeepause nicht nachträglich umgeplant werden müssen.
Drucke Namensschilder, Programmhefte und Wegweiser nicht erst am Veranstaltungstag. Plane mindestens 3 Werktage für Druck und Korrekturen ein und lege die Unterlagen am Registrierungstisch alphabetisch bereit.
Führe am Vortag einen vollständigen Techniktest mit Laptop, Projektor, Leinwand, Funkmikrofonen, Mischpult, Lautsprechern und Präsentationsklicker durch. Lege zusätzlich HDMI-Kabel, Adapter, Verlängerungskabel und Powerbanks als Reserve bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Buchfachkongress planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. So bleiben meist genug Zeit für Einladungen, Anmeldungen, Catering, Technik und Drucksachen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Buchfachkongress enden?: Beende die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Kongress, wenn das Catering diese Frist erlaubt. Danach erstellst du die endgültige Teilnehmerliste und gibst die Zahl der Mahlzeiten an den Caterer weiter.
Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?: Fordere Präsentationen und Kurzbiografien spätestens 14 Tage vor dem Termin an. Prüfe alle Dateien und sammle sie in einer einheitlichen Ablage, statt am Kongresstag verschiedene USB-Sticks zusammenzusuchen.
Wie viele Namensschilder und Programmhefte braucht man?: Drucke für jede angemeldete Person ein Namensschild und plane zusätzlich etwa 5 Prozent Reserve ein. Bei 200 Teilnehmenden sind das 210 Namensschilder; Programmhefte solltest du ebenfalls mit einer kleinen Reserve für Nachmeldungen und Referenten drucken.

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