Checklist pour organiser un congrès du livre

Un congrès du livre demande surtout une bonne coordination entre le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur place. Commence par fixer la date et les salles, puis avance vers les invitations, le formulaire d’inscription et le suivi des participants. Les présentations, badges, programmes imprimés et besoins alimentaires doivent être finalisés avant le jour J. Cette checklist t’aide à garder le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Contacter les intervenants
2 personnes
Rassembler les informations des intervenants
Recevoir les présentations et les bios
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Imprimer la signalisation
Réserver le catering
Composer la pause café
2 personnes
Confirmer la commande du dîner
Réserver la technique
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer le briefing des intervenants
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Déposer les brochures du programme
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Ouvrir l’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Animer la séance d'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer le débat
2 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Animer la session du soir
2 personnes
Réapprovisionner la table des livres
Faire circuler le micro de questions
Annoncer la clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Vérifier les toilettes
Retirer la signalétique
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
Partager les présentations numériquement
Traiter les notes de frais et les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables de congrèsqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Éléments de podiumqté 4
Table de prise de parole
Portantsqté 3
Tabouretsqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes creusesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Bains-marieqté 8
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Coupelles pour repas diététiquesqté 12

Décoration

Nappesqté 20
Supports de badges nominatifsqté 120
Présentoirs pour table de livresqté 6
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Housses de mange-deboutqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date, le programme et les salles en premier : sans ces éléments, les invitations et les inscriptions ne peuvent pas être fiables. Prévois aussi une salle adaptée aux sessions parallèles si le programme en comporte.
Demande aux intervenants leur biographie et leur présentation plusieurs semaines avant le congrès. Fixe une date limite claire, puis vérifie chaque fichier sur l’ordinateur et le projecteur avant l’accueil des participants.
Ne ferme pas les inscriptions dès que le formulaire est publié. Relance les inscrits dont les informations manquent, recueille les besoins alimentaires et établis une liste définitive avant d’imprimer les badges.
Prépare séparément les documents destinés au public et à l’équipe : programmes, signalisation, déroulé détaillé et briefing des intervenants. Imprime une réserve de badges et de programmes pour les changements de dernière minute.
Confirme le catering, la pause café et le dîner avec les quantités finales. Vérifie aussi les câbles HDMI, adaptateurs, rallonges, multiprises, batteries externes et le hotspot Wi-Fi : ce sont des détails souvent découverts trop tard.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès du livre ?: Commence au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. La réservation du lieu, des salles et des intervenants doit précéder les invitations d’environ 8 à 12 semaines.
Quand envoyer les invitations pour un congrès du livre ?: Envoie-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 8 à 10 semaines avant l’événement. Laisse ensuite au moins 3 semaines pour les inscriptions et les relances.
Quand imprimer les badges et les programmes ?: Finalise la liste des participants et les informations des intervenants 5 à 7 jours avant le congrès. Imprime les badges, programmes et panneaux à ce moment-là, avec quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives.
Combien de temps avant vérifier la technique d’un congrès ?: Effectue un test complet au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Vérifie l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les câbles et les présentations dans chaque salle utilisée.

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