Boekenmarkt organiseren: checklist en planning
Een boekenmarkt vraagt vooral om een strakke voorbereiding van de collectie. Leg eerst datum, locatie, begroting en inzamelvoorwaarden vast voordat je boeken gaat aannemen. Daarna registreer en sorteer je de donaties, verwijder je beschadigde exemplaren en bepaal je prijzen per genre. In de laatste fase regel je de indeling van de boekentafels, de kassa, vrijwilligers en koffie of thee. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste inzameling tot de verkoopdag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Begroting opstellen
2 personen
Inzamelvoorwaarden bepalen
2 personen
Inzamelpunt inrichten
2 personen
Boekeninzameling bekendmaken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media publiceren
Aanmeldingen openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Boekdonaties registreren
3 personen
Boeken sorteren
4 personen
Beschadigde boeken verwijderen
3 personen
Boeken per genre indelen
4 personen
Prijsbeleid vaststellen
2 personen
Boeken prijzen
5 personen
Collectorsboeken apart zetten
2 personen
Kinderboeken bundelen
3 personen
Boekentafels indelen
2 personen
Plattegrond maken
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Leveranciers bevestigen
Route voor transport plannen
Contantgeld bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Boeken naar locatie brengen
5 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
5 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Boeken per genre uitstallen
6 personen
Kinderhoek inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Prijslijsten ophangen
2 personen
bewegwijzering plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Koffiepunt opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Kassa's testen
2 personen
Event
Entree openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Boekenkramen bemannen
8 personen
Verkoop afrekenen
3 personen
Reserveringen uitgeven
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Boekentafels aanvullen
3 personen
Kassaopbrengst veiligstellen
2 personen
Laatste verkoop aankondigen
Kassa sluiten
3 personen
Boeken voor goede doel verpakken
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Boeken terug in dozen doen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Overgebleven boeken opslaan
4 personen
Donatieboeken afleveren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Kasgeld afstorten
2 personen
Opbrengst registreren
Gevonden voorwerpen verwerken
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 40
- Kassatafelaantal 2
- Boekenkastenaantal 6
- Klaptafelsaantal 4
- Statafelsaantal 4
- Krukkenaantal 8
- Kleed voor kinderhoek
- Opbergkastaantal 2
- Boekendozenaantal 80
- Draagkrattenaantal 20
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 60
- Waterglazenaantal 60
- Bordenaantal 80
- Gebaksbordjesaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Opscheplepelsaantal 6
- Schenkkannenaantal 6
- Dienbladenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Rekenmachinesaantal 3
- Pinapparatenaantal 2
- Labelprintersaantal 2
- Handmicrofoon
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Tangetjesaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
Decoratie
- Boekentafelkledenaantal 18
- Kleurpostersaantal 20
- Welkomstbord
- Pijlbordenaantal 12
- Prijskaarthoudersaantal 40
- Vlaggenlijnaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 12
- Krijtbordenaantal 10
Verlichting
- Ledlampenaantal 10
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Afwasbakkenaantal 3
- Droogrekkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de inzamelvoorwaarden direct concreet: vermeld welke boeken je wel en niet aanneemt en geef donateurs een uiterste inleverdatum. Zo voorkom je dat je vlak voor de markt nog grote hoeveelheden ongeschikte boeken moet verwerken.
- Plan het sorteren niet pas na de inzameling. Reserveer per sorteerronde aparte boekendozen of draagkratten voor genres, kinderboeken, collectorsboeken en exemplaren die je verwijdert.
- Bepaal het prijsbeleid voordat je losse boeken gaat prijzen. Werk bijvoorbeeld met vaste prijscategorieën en bundels voor kinderboeken; dat maakt prijskaartjes en afrekenen met rekenmachines of een pinapparaat sneller.
- Maak de plattegrond nadat je weet hoeveel tafels, boekenkasten en klaptafels beschikbaar zijn. Houd bij de kassa extra ruimte vrij en laat brede looproutes tussen de boekentafels.
- Bevestig vrijwilligers en leveranciers uiterlijk één week vooraf. Controleer dan ook koffiezetapparaten, waterkokers, stekkerdozen, verlengkabels en pinapparaten, zodat ontbrekende apparatuur nog geregeld kan worden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een boekenmarkt organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begroting en inzamelvoorwaarden. Open de inzameling daarna zo snel mogelijk, zodat je tijd houdt voor registratie, sorteren en prijzen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een boekenmarkt?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger voor elke belangrijke werkstroom: inzameling, sorteren, inrichting, kassa en verkoop. Voor een markt met meerdere boekentafels werkt een basisrooster van 6 tot 10 vrijwilligers meestal praktischer dan één klein verkoopteam.
- Wanneer moet ik boeken sorteren en prijzen?
- Sorteer en controleer de boeken zodra een inzamelronde is afgerond, niet pas in de laatste week. Rond het prijzen en bundelen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de markt af, zodat je de tafels en plattegrond kunt voorbereiden.
- Wat heb ik nodig voor de kassa van een boekenmarkt?
- Zet een aparte kassatafel klaar met een pinapparaat, rekenmachines en een duidelijke plek voor ingepakte aankopen. Test het pinapparaat en de stekkerdozen minstens 1 dag vooraf en wijs per verkoopblok één kassaverantwoordelijke aan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!