Feria del libro: checklist para organizarla paso a paso

Organizar una feria del libro requiere más que reunir ejemplares y colocar mesas. Hay que cerrar la fecha y el lugar, comprobar los permisos y definir cómo se recogerán, clasificarán y venderán o distribuirán los libros. También conviene reservar tiempo para registrar donaciones, retirar ejemplares dañados y preparar el plano de las mesas. Esta checklist reúne las tareas y los materiales necesarios para avanzar en el orden adecuado, sin dejar para el último día el cobro, los voluntarios o la atención al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Elaborar presupuesto
2 personas
Definir las condiciones de recogida
2 personas
Organizar el punto de recogida
2 personas
Anunciar la campaña de recogida de libros
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Abrir inscripciones
Reclutar voluntarios
2 personas
Registrar las donaciones de libros
3 personas
Clasificar libros
4 personas
Retirar los libros dañados
3 personas
Clasificar los libros por género
4 personas
Establecer la política de precios
2 personas
Premiar libros
5 personas
Separar los libros de coleccionista
2 personas
Agrupar libros infantiles
3 personas
Distribuir las mesas de libros
2 personas
Hacer el plano
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Confirmar proveedores
Planificar la ruta de transporte
Encargar efectivo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Llevar los libros al lugar
5 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas
5 personas
Colocar las sillas
3 personas
Exponer libros por género
6 personas
Montar el rincón infantil
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Colgar listas de precios
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el punto de café
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Comprobar los baños
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Probar las cajas registradoras
2 personas

Evento

Abrir la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender los puestos de libros
8 personas
Cerrar caja
3 personas
Emitir las reservas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer las mesas de libros
3 personas
Asegurar la recaudación de caja
2 personas
Anunciar la última venta
Cerrar la caja
3 personas
Empaquetar libros para obras benéficas
3 personas
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Volver a guardar los libros en cajas
5 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Guardar los libros sobrantes
4 personas
Entregar los libros de donaciones
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Ingresar el efectivo de caja
2 personas
Registrar los ingresos
Gestionar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 40
Mesa de cajacant. 2
Estanteríascant. 6
Mesas plegablescant. 4
Mesas altascant. 4
Taburetescant. 8
Manta para el rincón infantil
Armario de almacenamientocant. 2
Cajas para libroscant. 80
Cajas de transportecant. 20

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60
Vasos para aguacant. 60
Platoscant. 80
Platos de postrecant. 60
Cubiertoscant. 60
Cucharonescant. 6
Jarras de servircant. 6
Bandejascant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Calculadorascant. 3
Datáfonoscant. 2
Impresoras de etiquetascant. 2
Micrófono de mano

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 8
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 3
Termoscant. 8
Papeleracant. 8

Decoración

Manteles para mesas de libroscant. 18
Carteles de colorescant. 20
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 12
Portatarjetas de preciocant. 40
Guirnalda de banderinescant. 6
Decoración de mesacant. 12
Pizarrascant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Fregaderoscant. 3
Tendederoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de anunciar la campaña de donación. Deja al menos 4 semanas para recoger libros, organizar voluntarios y comunicar el evento.
Registra cada donación al recibirla y reserva una zona de clasificación. Separar desde el principio los libros dañados, infantiles, de coleccionista y por género evita rehacer el trabajo.
Define los precios antes de montar las mesas y prepara una caja o mesa de cobro independiente. Comprueba con antelación las calculadoras, los datáfonos y las impresoras de etiquetas.
Dibuja el plano de las mesas antes de trasladar las cajas. Reserva espacio para estanterías, cajas de transporte, el rincón infantil y una zona despejada para que el público pueda circular.
Crea los turnos de voluntariado con al menos 7 días de antelación y confirma proveedores y reservas antes de la última semana. Pregunta también por las preferencias dietéticas si habrá café, té o comida para el equipo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del libro?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite fijar fecha y lugar, comprobar permisos, recoger donaciones, clasificar los libros, abrir inscripciones y preparar los turnos de voluntarios.
¿Cómo se organizan los libros para una feria del libro?: Registra los ejemplares al recibirlos y retira primero los que estén dañados. Después clasifícalos por género y separa los libros infantiles y de coleccionista para colocarlos en zonas claramente identificadas.
¿Cuántas mesas hacen falta para una feria del libro?: El número depende del volumen de libros y del espacio disponible, pero conviene calcularlo después de clasificar las donaciones. Dibuja el plano con al menos una zona de cobro, pasillos despejados y espacio para cajas de reposición.
¿Qué hay que preparar para cobrar en una feria del libro?: Prepara una mesa de caja, calculadoras y datáfonos, y prueba todo al menos 2 días antes. Ten también etiquetas o una impresora de etiquetas si los precios se mostrarán por ejemplar o por categoría.

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