Zo organiseer je een boekenkerstmarkt

Begin minstens acht weken vooraf met de datum, openingstijden en locatie. Daarna leg je de indeling vast, benader je standhouders en regel je vergunningen, promotie en vrijwilligers. Werk uiterlijk een week voor de markt de plattegrond, betaalprocedure en leveringen af. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouw, goed bereikbare kassa’s en actuele informatie voor standhouders en bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en indeling bepalen
2 personen
3
Reservering van de locatie maken
4
Vergunningen en meldingen controleren
5
Standhouders benaderen
2 personen
6
Inschrijfformulier versturen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Evenement online publiceren
9
Promotieposters verspreiden
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Standhouders bevestigen
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Leveringen reserveren
15
Programma en plattegrond maken
2 personen
16
Bewegwijzering ontwerpen
17
Kassa- en betaalprocedure bepalen
2 personen
18
Contant wisselgeld regelen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Boeken en dozen sorteren
4 personen
22
Decoratie en materialen klaarzetten
2 personen
23
Locatie controleren
2 personen
24
Standhouders laatste informatie sturen
25
Weersverwachting controleren

Event

26
Kraam- en tafelindeling markeren
3 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
30
Decoratie ophangen
3 personen
31
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Boeken per genre uitstallen
6 personen
33
Prijskaartjes en labels plaatsen
3 personen
34
Kassa inrichten
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Glühwein verwarmen
2 personen
38
Hapjes klaarzetten
3 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen
40
Standhouders ontvangen
3 personen
41
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
42
Bezoekers welkom heten
2 personen
43
Kassa en betalingen beheren
2 personen
44
Boeken verkopen en inpakken
4 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Glühwein en frisdrank serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Tafels en looproutes controleren
2 personen
52
Toiletten tussentijds schoonmaken
53
Voorraad en kassa controleren
2 personen
54
Laatste bezoekers informeren
2 personen
55
Kassa afsluiten
2 personen
56
Standhouders uitchecken
3 personen

Nazorg

57
Boeken en onverkochte spullen verzamelen
4 personen
58
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Servies en materialen afwassen
3 personen
62
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Boekenvoorraad terugbrengen
3 personen
66
Kas en betalingen afhandelen
2 personen
67
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
68
Bedankbericht versturen
69
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Boekenkistenaantal 24
Kledingrekkenaantal 4
Kassatafel
Opbergkastenaantal 2

Apparatuur

Kassa
Pinapparaat
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudketelsaantal 2
Glühwein ketel
Koelboxenaantal 3
Geluidsinstallatie
Microfoon
Steekwagensaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Kabelhaspelsaantal 3
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 6
Rekenmachinesaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Buitenlampenaantal 6
Lantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Tafellopersaantal 12
Kerstfigurenaantal 10
Kerststal
Prikbordenaantal 4
Kerstpostersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Prijskaartjesaantal 300
Genrelabelsaantal 30
Krijtbordenaantal 10
Krijtstiftenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glühweinbekersaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80

Keuken

Schenkkannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Ovenwantenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen
Boekentassenaantal 100
Papieren draagtassenaantal 300
Inpakpapieraantal 10
Cadeaulintaantal 6
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Etikettenaantal 500
Papiertapeaantal 6
Kassabonnenrollenaantal 8
Contant geldbakjeaantal 2
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 6
Kleingeldbakjesaantal 4

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Raamtrekkersaantal 2

Tips

Plan de indeling voordat je materialen reserveert. Zet marktkramen en boekenkisten zo neer dat bezoekers een logische route lopen en houd ruimte vrij voor de kassatafel, wachtrij en eventuele partytenten.
Bevestig standhouders uiterlijk één week vooraf. Stuur dan meteen openingstijden, opbouwtijd, standplaats, plattegrond, parkeerinformatie en de regels voor betalingen mee.
Maak voor de kassa één vaste werkwijze. Regel contant wisselgeld en test het pinapparaat minimaal één dag eerder; noteer ook wie tijdens elke shift verantwoordelijk is voor betalingen.
Plan vrijwilligers in blokken van twee tot drie uur. Zet minstens twee mensen klaar tijdens opbouw en de drukste openingsuren, zodat één persoon bezoekers helpt terwijl de ander kassa, koffie of verplaatsingen opvangt.
Controleer de locatie de dag ervoor en kijk bij een buitenmarkt opnieuw naar de weersverwachting. Test verlengkabels, stekkerdozen, verlichting en warmhoudapparatuur en leg reservebatterijen klaar voordat de eerste standhouder arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een boekenkerstmarkt organiseren?: Begin ongeveer acht weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en standhouders. Rond promotie en inschrijvingen vier weken vooraf af en stuur de laatste praktische informatie uiterlijk zeven dagen voor de markt.
Hoe deel je een boekenkerstmarkt praktisch in?: Maak uiterlijk één week vooraf een plattegrond met marktkramen, boekenkisten, kassa, koffiehoek en looproutes. Houd brede doorgangen vrij en plaats de kassa niet direct bij de ingang, zodat bezoekers niet opstropen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boekenkerstmarkt?: Reken voor een kleine markt op minimaal vier vrijwilligers tegelijk: twee voor opbouw en toezicht, één voor de kassa en één voor bezoekers of catering. Werk met shifts van twee tot drie uur om uitval te voorkomen.
Wanneer regel je de betaalmogelijkheden voor een boekenkerstmarkt?: Bepaal de betaalprocedure uiterlijk twee weken vooraf en test kassa en pinapparaat minstens één dag voor opening. Regel contant wisselgeld en wijs per shift één verantwoordelijke voor de kassa aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.