So organisierst du einen Bücherweihnachtsmarkt

Ein Bücherweihnachtsmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände und Weihnachtsdekoration. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten, Ort und Aufteilung fest, bevor du Aussteller anfragst. Danach folgen Genehmigungen, Anmeldungen, Helferplanung und die Organisation von Zahlungen, Lieferungen und Verpflegung. Plane den Aufbau so, dass Bücherkisten, Kassentisch, Beleuchtung und Beschilderung rechtzeitig an ihrem Platz sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Ort und Aufteilung festlegen
2 Personen
3
Location reservieren
4
Genehmigungen und Meldungen prüfen
5
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
6
Anmeldeformular versenden
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Veranstaltung online veröffentlichen
9
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Lieferungen reservieren
15
Programm und Lageplan erstellen
2 Personen
16
Beschilderung entwerfen
17
Kassen- und Zahlungsablauf festlegen
2 Personen
18
Bargeldwechsel organisieren
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Bücher und Kartons sortieren
4 Personen
22
Dekoration und Materialien bereitstellen
2 Personen
23
Ort überprüfen
2 Personen
24
Ausstellern letzte Informationen senden
25
Wettervorhersage prüfen

Event

26
Stand- und Tischanordnung markieren
3 Personen
27
Partyzelte aufbauen
4 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
30
Dekoration aufhängen
3 Personen
31
Beschilderung anbringen
2 Personen
32
Bücher nach Genre auslegen
6 Personen
33
Preisschilder und Etiketten anbringen
3 Personen
34
Kasse einrichten
2 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
37
Glühwein erhitzen
2 Personen
38
Snacks bereitstellen
3 Personen
39
Freiwillige einweisen
2 Personen
40
Aussteller empfangen
3 Personen
41
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
42
Besucher begrüßen
2 Personen
43
Kasse und Zahlungen verwalten
2 Personen
44
Bücher verkaufen und verpacken
4 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
46
Glühwein und Softdrinks ausschenken
2 Personen
47
Snacks servieren
2 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Snacks nachfüllen
2 Personen
50
Mülleimer leeren
2 Personen
51
Tische und Laufwege kontrollieren
2 Personen
52
Toiletten zwischendurch reinigen
53
Lagerbestand und Kasse prüfen
2 Personen
54
Letzte Besucher informieren
2 Personen
55
Kasse abschließen
2 Personen
56
Standbetreiber auschecken
3 Personen

Nachbereitung

57
Bücher und unverkaufte Artikel zusammentragen
4 Personen
58
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
59
Partyzelte abbauen
4 Personen
60
Dekoration entfernen
3 Personen
61
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
62
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
63
Location reinigen
4 Personen
64
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
65
Bücherbestand zurückbringen
3 Personen
66
Kasse und Zahlungen abwickeln
2 Personen
67
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
68
Dankesnachricht versenden
69
Gefundene Gegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 4
BuchkistenAnz. 24
KleiderständerAnz. 4
Kassatisch
AufbewahrungsschränkeAnz. 2

Ausstattung

Kasse
Kartenterminal
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 2
Glühweinkessel
KühlboxenAnz. 3
Beschallungsanlage
Mikrofon
SackkarrenAnz. 2
WerkzeugkistenAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
TaschenrechnerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
AußenlampenAnz. 6
LaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 60
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
TischläuferAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 10
Krippe
PinnwändeAnz. 4
WeihnachtsposterAnz. 12
WegweiserAnz. 12
PreisschilderAnz. 300
Genre-LabelsAnz. 30
KreidetafelnAnz. 10
KreidestifteAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
GlühweintassenAnz. 60
TrinkgläserAnz. 80
TellerAnz. 80
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80

Küche

AusgießkannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierbesteckAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4
MessbecherAnz. 2
OfenhandschuheAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 8

Catering

Einkäufe
BüchertaschenAnz. 100
PapiertragetaschenAnz. 300
PackpapierAnz. 10
GeschenkbandAnz. 6
KlebebandAnz. 8
SchereAnz. 6
EtikettenAnz. 500
PapierklebebandAnz. 6
KassenbonrollenAnz. 8
BargeldkasseAnz. 2
StifteAnz. 20
NotizblöckeAnz. 6
KleingeldschalenAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 3
BlechdosenAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
MülleimerAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
FensterabzieherAnz. 2

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Genehmigungsprüfung. Erst wenn diese Punkte geklärt sind, solltest du Standbetreiber verbindlich ansprechen.
Fordere Anmeldungen mit einer festen Frist von etwa 3 Wochen vor dem Markt an. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und verschicke die endgültige Bestätigung mit Aufbauzeiten und Lageplan.
Plane für jeden Stand ausreichend Fläche und einen klaren Weg zwischen den Marktständen ein. Bücherkisten, Tische und Kleiderständer sollten nicht in Fluchtwegen oder vor Ausgängen stehen.
Lege den Kassenablauf spätestens 7 Tage vorher fest: Wer bedient die Kasse, wer nimmt Kartenzahlungen an und wie viel Wechselgeld liegt bereit? Teste Kasse und Kartenterminal vor dem Aufbau.
Prüfe die Wettervorhersage 24 bis 48 Stunden vorher und kontrolliere dann Zelte, Außenlampen, Lichterketten und Ersatzbatterien. Gerade Stromkabel, warme Getränke und zusätzliche Beleuchtung werden bei einem Außenmarkt oft zu spät organisiert.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Bücherweihnachtsmarkt organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Für Genehmigungen, Standanfragen, Anmeldungen und Helfereinteilung brauchst du mehrere Wochen Vorlauf.
Wann sollte man die Aussteller für einen Bücherweihnachtsmarkt anfragen?: Frage Standbetreiber etwa 8 Wochen vorher an und setze die Anmeldefrist auf ungefähr 3 Wochen vor der Veranstaltung. Die endgültige Bestätigung mit Standplatz und Aufbauzeit sollte spätestens 7 Tage vorher verschickt werden.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Bücherweihnachtsmarkt?: Lege pro Kassenplatz mindestens 100 bis 150 Euro in kleinen Scheinen und Münzen bereit, abhängig von Besucherzahl und Preisen. Zähle das Startgeld vor Öffnung und dokumentiere jede Übergabe.
Wann sollte der Aufbau eines Bücherweihnachtsmarkts beginnen?: Beginne mindestens 3 bis 4 Stunden vor der Öffnung mit dem Aufbau. Zelte, Marktstände, Tische und Beleuchtung kommen zuerst; danach folgen Bücherkisten, Dekoration, Kasse und die abschließende Kontrolle der Wege.

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