Organiser un marché de Noël des livres, étape par étape

Un marché de Noël des livres se prépare d’abord autour de la date, du lieu et du nombre d’exposants attendus. Il faut ensuite verrouiller les inscriptions, l’agencement des stands, les autorisations et les besoins pratiques avant de communiquer largement. Les points souvent oubliés sont la procédure de caisse, la monnaie, les branchements électriques et les dernières consignes envoyées aux exposants. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au contrôle du lieu et de la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Déterminer le lieu et l’agencement
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
5
Contacter les exposants
2 personnes
6
Envoyer le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier l’événement en ligne
9
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Confirmer les exposants
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Réserver les livraisons
15
Créer le programme et le plan
2 personnes
16
Concevoir la signalétique
17
Définir la procédure de caisse et de paiement
2 personnes
18
Prévoir de la monnaie
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Trier les livres et les boîtes
4 personnes
22
Préparer la décoration et le matériel
2 personnes
23
Vérifier le lieu
2 personnes
24
Envoyer les dernières informations aux exposants
25
Vérifier les prévisions météo

Événement

26
Marquer l’emplacement des stands et des tables
3 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
30
Installer la décoration
3 personnes
31
Installer la signalisation
2 personnes
32
Disposer les livres par genre
6 personnes
33
Placer les étiquettes de prix et les labels
3 personnes
34
Installer la caisse
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Réchauffer le vin chaud
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes
40
Accueillir les exposants
3 personnes
41
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
2 personnes
43
Gérer la caisse et les paiements
2 personnes
44
Vendre et emballer les livres
4 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir du vin chaud et des boissons sans alcool
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les tables et les parcours de circulation
2 personnes
52
Nettoyer les toilettes entre-temps
53
Vérifier les stocks et la caisse
2 personnes
54
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
55
Clôturer la caisse
2 personnes
56
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

57
Rassembler les livres et les invendus
4 personnes
58
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
62
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Restituer le stock de livres
3 personnes
66
Faire la caisse et les paiements
2 personnes
67
Ranger les courses restantes
2 personnes
68
Envoyer un message de remerciement
69
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Caisses à livresqté 24
Portants à vêtementsqté 4
Table de caisse
Armoires de rangementqté 2

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Bains-marieqté 2
Chaudière à vin chaud
Glacièresqté 3
Système de sonorisation
Microphone
Diablesqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Rallonges à enrouleurqté 3
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Calculatricesqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Lanternesqté 10
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Chemins de tableqté 12
Personnages de Noëlqté 10
Crèche de Noël
Panneaux d’affichageqté 4
Affiches de Noëlqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes de prixqté 300
Étiquettes de genreqté 30
Panneaux en ardoiseqté 10
Marqueurs craieqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Tasses à vin chaudqté 60
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80

Cuisine

Carafesqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Thermosqté 4
Verres doseursqté 2
Gants de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 8

Catering

Courses
Sacs à livresqté 100
Sacs en papierqté 300
Papier cadeauqté 10
Ruban cadeauqté 6
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Étiquettesqté 500
Ruban de papierqté 6
Rouleaux de tickets de caisseqté 8
Récipient pour espècesqté 2
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 6
Bacs à monnaieqté 4

Nettoyage

Balaisqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Raclettes de vitresqté 2

Conseils

Commencez par réserver le lieu et vérifier les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Demandez tout de suite les horaires d’accès pour l’installation et le rangement, pas seulement les heures d’accueil du public.
Fixez une date limite d’inscription des exposants environ 4 semaines avant le marché. À ce moment-là, recueillez aussi leurs besoins alimentaires, confirmez leur présence et adaptez le plan des tables et des stands.
Préparez un plan coté avant de sortir les tables, caisses à livres et chaises. Gardez une circulation d’au moins 1,20 m entre les rangées et réservez une table distincte pour la caisse et le paiement.
Testez la caisse, le terminal de paiement et les rallonges la veille. Prévoyez de la monnaie dès l’ouverture et vérifiez qu’une multiprise ne surcharge pas un seul branchement, surtout si vous utilisez bouilloires, machines à café ou éclairage.
Envoyez les dernières informations aux exposants 3 à 5 jours avant l’événement : heure d’arrivée, emplacement, accès livraison, procédure de paiement et personne à contacter. Consultez aussi la météo à 48 heures si des tentes, lampes extérieures ou guirlandes sont prévues.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël des livres ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à fixer la date, réserver le lieu, vérifier les déclarations et contacter les exposants ; gardez les 2 dernières semaines pour les confirmations et la logistique.
Quand contacter les exposants pour un marché de Noël des livres ?: Lancez les premiers contacts 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription environ 4 semaines avant afin de finaliser le plan, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil et la caisse, une pour l’orientation des exposants et une pour la logistique pendant l’installation. Ajoutez une personne par tranche d’environ 30 à 40 exposants ou selon la taille du lieu.
Quand envoyer les dernières informations aux exposants ?: Envoyez-les 3 à 5 jours avant l’ouverture, puis répondez aux changements jusqu’à la veille. Indiquez les horaires d’installation, le numéro du stand, l’accès aux livraisons, le stationnement et les règles de paiement.

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